Tilapalvelut, vuokrauspäällikkö Tiina Aaltonen 29.4.2014:

Kiinteistöliikelaitoksen johtokunnan jäsen Mikael Miikkola ja varajäsen Martti Sipilä ovat tehneet aloitteen ulkopuolisessa omistuksessa olevan vuokratilan käyttöönottoon liittyvän prosessin käyttöönotosta. Prosessia noudatettaisiin jatkossa kaikissa ulkoisen tilan vuokrauksissa. Aloite on liitteenä 1, jossa esitetty prosessi on kuvattu.

Esitetyn kaltaista prosessia käytetään pääsääntöisesti jo nyt kaikissa ulkoa vuokratuissa kohteissa Kiinteistöliikelaitoksen vuokrauspalveluissa. Hankintalaki määrittelee myös tilanteet, joissa vuokraushankkeet on kilpailutettava, eli pääsääntöisesti käyttöön vuokrattavat tilat on kilpailutettava, mikäli ne räätälöidään käyttäjän tarpeita vastaaviksi vuokranantajan toimesta.

Tarve- ja hankesuunnitteluohjeissa on päätetty myös ulkoisen vuokratilan vuokraamisen toimintavaltuuksista ja suunnitteluprosessista seuraavasti:

”Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tarveselvityksen ja hankesuunnitelman laadinnan ja sisällön. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin tilahankkeita.

Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimmat hanketta koskevat tiedot, mm. mahdolliset palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilanhankinnalle, vaihtoehtoiset tutkitut ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimen ja sijainnin, ohjelman, ajoituksen, kustannusarvion, rakennuspaikan, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvityksen ym. selvityksiä.

Hankkeiden hyväksyminen talousarvion investointiohjelmaan edellyttää pääsääntöisesti hyväksyttyä hankesuunnitelmaa. Hanke voidaan käynnistää, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt sen investointiohjelmaan.

Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä hallintokunta sitoutuu hankkeen aiheuttamaan käyttömenojen kasvuun.  Hallintokunnat ottavat hankkeen kustannukset hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisina talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavassa talousarvioesityksessä.

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisala:

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisessa on erotettava toisistaan käyttäjän tarpeista, rakennuksen tarpeista ja elinkeinopoliittisista tarpeista tehtävät hankkeet.

Hankesuunnitteluohjeita sovelletaan uudisrakennushankkeisiin, peruskorjaushankkeisiin alla mainituin rajoituksin, sekä vuokrahankkeisiin, joissa tilat tulevat kaupungin hallintokunnan käyttöön.

Käyttäjän tarpeista lähtevissä hankkeissa, joista aiheutuu vuokramuutoksia, on laadittava tämän ohjeen mukainen tarveselvitys ja hankesuunnitelma, mikäli hankkeen suuruus on vähintään 1 milj. euroa. Suuruudeltaan alle 1 milj. euron tilahankkeista, samoin kuin toimintojen uudelleenjärjestelyyn liittyvistä hankkeista, joihin ei liity vuokramuutoksia, laaditaan tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisältöä pääosin vastaava suppeampi tarveselvitys ja hankekuvaus, joka sisältää perustelut hankkeen tarpeellisuudesta, laajuudesta, taloudellisista vaikutuksista sekä aikataulusta. Uudisrakennuksista tehdään kuitenkin aina hankesuunnitelma tai hankekuvaus.

Ulkoisen vuokratilan vuokraamisesta on päätetty myös sisäisen vuokrauksen periaatteissa, jotka on uusittu vuoden 2014 alussa seuraavasti:

”Keskeiset toimijat vuokraukseen liittyvissä tila-asioissa ovat kaupungin eri toimialat, konsernihallinnon strateginen tilojen ohjausyksikkö (STO) ja Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelut. Yhteistyö näiden toimijoiden välillä tulee olla saumatonta. Tavoitteena on järjestää kaupungin omille toiminnoille asianmukaiset tilat kohtuullisilla tilakustannuksilla. Tilatarpeet pyritään täyttämään ensisijaisesti kaupungin omista tiloista siten, että niiden vajaakäyttöaste on mahdollisimman pieni. Toimialojen tilatarpeisiin tulee kuitenkin vastata aina kaupunkikonsernin kannalta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.

Kukin toimiala määrittelee itse tilatarpeensa, minkä jälkeen asiassa edetään voimassaolevan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaisesti. Tässä prosessissa otetaan huomioon mm. tilatarpeen liittyminen kaupungin strategisiin tavoitteisiin, yhteistyömahdollisuudet muiden toimialojen ja konserniyhteisöjen kanssa, tilojen vuokrahallinnan mahdollisuudet sekä vaihtoehtoiset tilojen järjestämistavat. Tilojen käyttöön ja vuokrasopimuksiin liittyvissä käytännön kysymyksissä toimialat ovat yhteydessä Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalveluihin.

STO:n ja Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelujen välisessä työnjaossa STO vastaa kaupungin johdon tukena tilojen kysynnän strategisesta ohjauksesta ja koordinoinnista. Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut vastaavat tilaratkaisujen teknisestä valmistelusta ja tilojen operatiivisesta tarjonnasta.

STO:n tehtävänä on ohjeistaa toimialoja siten, että kaupungin tilahallinnon strategiset tavoitteet huomioidaan yksittäisissä tilakysymyksissä. Käytännössä ohjaaminen tapahtuu vastaamalla tilojen palveluverkkoselvitysten laadinnasta, tilaamalla tarveselvityksiä ja hankesuunnitelmia, osallistumalla Kiinteistöliikelaitoksen investointiohjelman laadintaan sekä tukemalla kaupungin johtoa konsernihallinnon vastuulla olevien strategisten tilahankkeiden valmistelussa. STO:n tehtävä on lisäksi huolehtia siitä, että kaupungin tilat ovat tehokkaassa käytössä. STO:lla on kullekin toimialalle nimetty tilacontroller, joka vastaa yhteistyöstä toimialan kanssa.

Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut vastaa operatiivisesti toimialojen tilantarpeen tyydyttämisestä, olemassa olevien tilojen ominaisuuksista ja tiloihin liittyvien palvelujen järjestämisestä. Käytännössä tilapalvelut vastaavat mm. hankesuunnitelmien laadinnasta, investointiohjelmaan hyväksyttyjen hankkeiden toteutuksesta ja vuokrasopimusneuvotteluista vuokralle otettavien tilojen osalta. Tilapalvelut hankkii toimitilojen ylläpitämiseksi tarvittavat palvelut palvelujen tuottajilta ja vastaa siitä, että toimialoilla on kaikissa tilanteissa käytössään terveelliset ja turvalliset tilat. Lisäksi tilapalvelut auttavat STO:ta ja toimialoja tilojenkäytön tehokkuuteen liittyvissä kysymyksissä.”

Vuokrauksiin liittyvät päätöksenteko ja toimivaltatasot on määritelty Kiinteistöliikelaitoksen johtokunnan johtosäännössä.

Liite 1Aloite

Toimialajohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta merkitsee annetun selvityksen tiedokseen.

PäätösAsia pantiin pöydälle yksimielisesti Toivarin Karin kannattamana tekemästä ehdotuksesta.

Pöydältä 21.5.2014 § 302.

PäätösAsia palautettiin uudelleen valmisteltavaksi Miikkolan Toivarin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.