Talous- ja strategiaryhmä, johtaja Jukka Laiho 20.4.2016:

SAP-järjestelmä on hankittu vuonna 2009 yhdistämään strategisen ja operatiivisen toiminnan suunnittelua ja seurantaa valmiiksi integroidussa järjestelmässä, jossa tiedot tietovarastoidaan ja teknisesti mahdollistetaan ohjausjärjestelmän lopputuloksen saavuttaminen.

Laskentaprosessin lopputuloksena syntyvät kaikki vaaditut kuntalain ja kirjanpitolain ja -asetusten täyttävät sekä kirjanpitolautakunnan ja sen kuntajaoston ohjeiden mukaiset kirjanpitotapahtumat ja yhtiömuotoiset kirjanpidot ja tilinpäätöslaskelmat, liitetiedot ja erittelyt niiden yritysten osalta, jotka ovat SAP- toiminnanohjausjärjestelmän piirissä.

Alkuperäinen kaupunginhallituksen hyväksymä tavoite on saavutettu peruskaupungin ja niiden yritysten osalta, jotka järjestelmän piiriin on toteutettu. Alkuperäisen tavoitteen saavuttamiseksi kokonaan on SAP järjestelmän implementointi saatettava loppuun myös niiden yritysten osalta, jotka eivät vielä ole SAP-toiminnanohjausjärjestelmän piirissä.

SAP-järjestelmään on investoitu yhteensä 9,6 miljoonaa euroa vuosina 2009 - 2015. Investointi pitää sisällään lisenssihankintoja (2,3 MEUR) sekä palveluostoja ja aktivoituja omia töitä. Investointi sisältää käytön laajentamishankkeita noin miljoonalla eurolla vuosittain. Viimeisin merkittävä kehittämiskohde on ollut henkilöstöhallinnon järjestelmän käyttöönotto (SAP HR). Vuotuiset ylläpitomenot lisensseille ja tekniselle ympäristölle ovat noin 1,0 milj. euroa vuodessa. Jo käynnistettyjä kehittämishankkeita on menossa liittyen kustannuslaskennan kehittämiseen, investointien hallintaan ja raportoinnin kehittämiseen. Turku on päässyt kehittämään järjestelmää yhteistyössä Espoon, Lahden ja Mikkelin kaupunkien kanssa Tiera-omistuksen avulla. Yhteinen kehittäminen on taloudellisempaa ja tehokkaampaa sekä johtaa kuntien toiminnan yhtenäistämiseen.

Mahdollinen sote-ratkaisu irrottaisi sosiaali- ja terveyspalvelut kaupungin SAP-ratkaisusta. Hyvinvointitoimialan poisjääminen ei vähentäisi SAP-kuluja juuri lainkaan. Poistuvan toiminnan kustannusten kohdistaminen jäljelle jäävälle kokonaisuudelle nostaisi kustannuksia kaupungin konserniyhtiöissä ja kaupungin toimialoilla keskimäärin 35 %. Kustannusten nousu voidaan välttää tai sitä voidaan hillitä joko onnistumalla säilyttämään Turun SAP maakunnan sote-palvelujen ytimenä tai laajentamalla SAP-käyttöä koko Turku-konserniin.

SAP ERP:n alasajo ei ole tarkoituksenmukainen vaihtoehto. Kaupunki menettäisi viimeisten vuosien satojen henkilötyövuosien kehittämispanostuksen, joutuisi kirjaamaan alas taseessa olevan investoinnin menojäännöksen sekä aloittamaan uuden korvaavan tietojärjestelmäratkaisun hankinnan. Sama koskee kuutta kaupungin omistamaa SAPia käyttävää osakeyhtiötä.

Kaupunki on onnistunut talous- ja ict-palvelujen kustannusten alentamisessa vuodesta 2009 lähtien. Kustannustaso on jäädytetty vuoden 2009 tasolle ja siten kustannustaso on jatkuvasti lähentynyt markkinaehtoisesti toimivia tilitoimistopalveluja. SAP-järjestelmä poikkeaa tilitoimistopalveluista integroimalla reaaliprosessit suoraan rahaprosessiin. Integraatio jäykistää toimintamalleja ja muutoksia, mutta luo prosesseihin tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Tiedolla johtamisen tueksi saadaan yksi luotettava informaatio aina yhdestä ja samasta tietolähteestä. SAP-järjestelmä ei ole yksittäisillä alueilla teknologisesti paras ratkaisu, mutta on riittävän vahva kaikilla toiminnan osa-alueilla tuottaakseen päätöksenteolle kriittisen hyödyn integroimalla yhteen kaikki toiminnan osa-alueet. Osina hankittavaa sovelluskokonaisuutta ei koskaan ole mahdollista integroida täydellisesti yhteen.

Esitän, että kaupungin strategisten konserniyhtiöiden tulee valita talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisuksi SAP ERP. Käytön laajuus arvioidaan erikseen kunkin yhtiön tarpeen perusteella. ERP-projektien aikataulutus kohdistetaan yhtiöiden nykyisten järjestelmien elinkaaren mukaiseen uudistamishetkeen.

Konsernijaoston tekemä päätös saatetaan strategisten konserniyhtiöiden tietoon konserniohjeena.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallituksen konsernijaosto päättää, että kaupungin strategisten konserniyhtiöiden tulee käyttää talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisuna SAP ERP:iä ja että kaupunginjohtajalla on oikeus myöntää strategisille konserniyhtiölle poikkeus SAP ERP:n käyttövelvollisuudesta.

Käytön laajuus arvioidaan erikseen kunkin yhtiön tarpeen perusteella. ERP-projektien aikataulutus kohdistetaan yhtiöiden nykyisten järjestelmien elinkaaren mukaiseen uudistamishetkeen.

Konsernijaoston tekemä päätös saatetaan konserniohjeena strategisten konserniyhtiöiden tietoon.

PäätösAsia pantiin pöydälle yksimielisesti.

Päätös asiassa tehtiin esittelijän muutetusta päätösehdotuksesta.

Kokouksessa asiaa olivat selvittämässä IT-palvelujohtaja Jari Nevalainen ja vs. hankinta- ja logistiikkajohtaja Fredrik Lindström.

Pöydältä 25.4.2016 § 28

PäätösAsia pantiin pöydälle Eklundin Vornasen kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä johtaja Jukka Laiho.

Pöydältä 16.5.2016 § 42

PäätösKaupunginhallituksen konsernijaosto päätti, että kaupungin strategisten konserniyhtiöiden tulee käyttää talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisuna SAP ERP:iä siten, että käyttöönotto ja käytön laajuus arvioidaan aina erikseen kunkin yhtiön todellisen tarpeen perusteella. ERP-projektien aikataulutus kohdistetaan yhtiöiden nykyisten järjestelmien elinkaaren mukaiseen uudistamishetkeen.

Kaupunginjohtajalla on yhtiön hallituksen perustellusta esityksestä oikeus myöntää strategisille konserniyhtiölle poikkeus SAP ERP:n käyttövelvollisuudesta.

Konsernijaoston tekemä päätös saatetaan konserniohjeena strategisten konserniyhtiöiden tietoon.

Päätös tehtiin esittelijän muutetusta päätösehdotuksesta yksimielisesti.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä johtaja Jukka Laiho.