KONSERNIOHJEET
3. Konserniohjeiden tarkoitus ja tavoite
4. Konserniohjeiden käsittely ja hyväksyminen
10. Omistajan tiedottaminen merkittävistä toimenpiteistä
11. Konserniraportointi ja tavoitteiden asettaminen
b. Omistajayhteistyö ja luottamushenkilöyhteistyö
c. Operatiivisen johdon yhteistyö
14. Keskitetyt konsernitoiminnot ja periaatteet
15. Rahoitusta ja muuta taloudenpitoa koskevat ohjeet
19. Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta
LUKU I
1.Johdanto
Kaupunkikonsernin toiminta-ajatuksen lähtökohtana ovat kaupunginvaltuuston hyväksymät strategiat ja omistajapolitiikka.
Omistajapolitiikan tavoitteiden toteutumisen perusedellytys on kaupungin ja keskeisten toimijoiden yhteistyö ja yhteinen tahto sekä kaupungin entistä näkyvämpi ja vahvempi vetovastuu.
Tytäryhteisöjen tulee saattaa omat käytännön toiminta-ajatuksensa linjaan koko konsernin toiminta-ajatuksen kanssa. Tytäryhteisöjen johdon on päätöksenteossaan otettava huomioon emoyhteisön odotukset toiminnan suhteen.
2.Soveltamisala
Nämä konserniohjeet koskevat ensisijaisesti tytäryhteisöjä sekä emoyhteisön ja tytäryhteisöjen välisiä suhteita. Siltä osin kuin konserniohjeet on tarkoitettu koskemaan muitakin yhteisöjä (siis myös osakkuusyhteisöjä), on tekstissä käytetty nimitystä konserniyhteisöt.
Kuntayhtymissä ja kaupungin osakkuusyhteisöissä kaupungin tulee pyrkiä siihen, että kaupungin konserniohjauksen periaatteita noudatetaan myös näissä yhteisöissä. Kuntayhtymien ohjauksesta säädetään tarkemmin luvussa III.
Sellaisia kuntayhtymiä ja muita kaupunkikonserniin kuulumattomia yhteisöjä (esim. yhdistyksiä), joissa kaupungilla on merkittävä maksuosuus tai muu huomattava taloudellinen intressi, kohdellaan soveltuvin osin näiden konserniohjeiden mukaisia periaatteita noudattaen.
Liikelaitokset ohjaavat taseessaan olevia konserniyhtiöitä näiden ohjeiden mukaisesti.
Näillä konserniohjeilla ei ohjata kaupungin omia virastoja ja niiden toimielimiä.
Liikelaitosten ohjauksesta säädetään luvussa IV.
3.Konserniohjeiden tarkoitus ja tavoite
Konserniohjeilla pyritään yhteisöjen ja säätiöiden ohjauksen yhtenäistämiseen, toiminnan läpinäkyvyyden lisäämiseen, kaupungin yhteisöistä ja säätiöistä saaman tiedon laadun parantamiseen, tiedonkulun tehostamiseen ja yhteisiin tavoitteisiin sitouttamiseen.
4.Konserniohjeiden käsittely ja hyväksyminen
Konserniohjeet hyväksyy kaupunginhallitus.
Konserniohjeet tulee saattaa hyväksyttäväksi tytäryhteisön yhtiökokoukseen tai vastaavaan hallintoelimeen silloin, kun yhteisömuoto on muu kuin osakeyhtiö. Konserniohjeet tulee viedä myös osakkuusyhteisön hallintoelimen käsittelyyn siten, että hallintoelin merkitsee konserniohjeet vähintään tiedoksi.
5.Konserniohjeiden sitovuus
Konserniohjeita noudatetaan kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Konserniohjeeseen perustuvaa yksittäistä ohjetta ei saa antaa tai soveltaa siten, että se on ristiriidassa yhteisöä koskevien pakottavien säännösten, kuten yhteisö- tai kirjanpitolainsäädännön tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa.
Konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta.
Tytäryhteisöjen hallinnossa toimivien luottamushenkilöiden tulee noudattaa konsernijohdon antamia ohjeita. Ohjeet voidaan yksilöidä valtakirjalla tai pöytäkirjanotteella tai erillisellä päätöksellä. Tytäryhteisöjen hallintoon valittavilta henkilöiltä vaaditaan kirjallinen sitoumus konserniohjeiden noudattamisesta ennen valintaa tehtävään.
Mikäli yhteisön johto, yhtiökokousedustaja tai muu yksittäisen konserniohjeen saanut katsoo, että hän ei voi noudattaa ohjetta lainvastaisena tai yhteisön edun vastaisena, hänen on ilmoitettava asiasta ja aikeestaan jättää noudattamatta konserniohjetta välittömästi kirjallisesti konserniohjeen antaneelle taholle. Ilmoitukseen on sisällytettävä perustelut sille, miksi ilmoittaja pitää ohjetta lainvastaisena.
LUKU II
6.Määritelmät
Turun kaupungin konserniohjeissa tarkoitetaan:
1. konserniohjeilla tätä ohjetta
2. konserniohjeella kaupunkiemon kuntalain 23 §:n 2 momentin nojalla antamaa yksittäistä ohjetta kaupunkia eri yhteisöjen ja laitosten ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille
3. kaupunkikonsernilla (Turku-konsernilla) omistus- ja hallintorakennetta, johon kuuluvat:
(1) Turun kaupunki ”emoyhteisönä”
(2) tytäryhteisöt
4.tytäryhteisöllä kaupungin kokonaan omistamaa yhtiötä ja yhtiötä, jossa kaupungilla on määräysvalta (kirjanpitolaki 1 luku 5 § ja osakeyhtiölaki 1 luku 3 §) sekä muuta yhteisöä tai säätiötä, jossa kaupungilla on määräysvalta
5. osakkuusyhteisöllä osakkuusyritystä, jossa kaupungilla on 20-50 %:n omistusosuus ja enintään puolet osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä (kirjanpitolaki 1 luku 8 §)
6. kuntayhtymällä kuntalain 78 §:n tarkoittamaa kuntien yhteistoiminnan muotoa
7. konserniyhteisöllä tytäryhteisöä, osakkuusyhteisöä, kuntayhtymää ja seutuvaltuuskuntaa
8. valvontavastuuhenkilöllä kaupungin viranhaltijaa, jonka konsernijaosto, kaupunginjohtaja tai johtokunta on määrännyt valvomaan kaupunkikonserniin kuuluvan yhteisön toimintaa ja taloutta, vastaanottamaan yhtiön tiedonannot omistajalle sekä raportoimaan yhtiön toiminnasta konsernijohdolle. Jokaiselle yhtiölle on määrättävä valvontavastuuhenkilö, joka edustaa omistajaa yhtiön suuntaan.
7.Kaupungin toimielinten toimivallanjako sekä yhtiöiden jako strategisiin ja operatiivisiin yhtiöihin
Kaupunginvaltuusto hyväksyy koko kaupunkikonsernin tavoitteet talousarvion ja taloussuunnitelman yhteydessä. Kaupunkikonsernia ohjaa kaupunginhallitus.
Konsernijaoston tehtävänä on valvoa ja ohjata tämän ohjeen mukaisesti, että tytäryhteisöt, liikelaitokset kaupunginvaltuuston toimivat asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Jaosto valvoo myös sitä, että näiden yhteisöjen toimintapolitiikat ovat kaupungin päämäärien mukaiset.
Konsernijaosto nimeää tämän ohjeen mukaisesti strategisten yhteisöjen hallintoelinten jäsenet ja ohjaa tytäryhtiöiden toimintaa ja valvoo osakkuusyhtiöitä. Strategisissa yhteisöissä yhteiskuntapoliittisilla näkemyksillä on merkittävä rooli yhteisön ohjauksessa ja päätöksenteossa.
Muut yhtiöt, eli operatiiviset yhteisöt, toteuttavat omistajan yhtiölle antamaa rajattua tehtävää ja niiden tavoitteena on hoitaa tehtävänsä tehokkaasti ja taloudellisesti kaupunginjohtajan ja liikelaitosten johtokuntien alaisuudessa.
Strategisia yhtiöitä ja säätiöitä ovat:
Asuntoliiketoiminta
-TVT Asunnot Oy
-Kiinteistö Oy Lehtolaakso
-Varsinais-Suomen asumisoikeus Oy
-Turun Ylioppilaskyläsäätiö
Monopoliluonteinen toiminta
-Turun Seudun jätehuolto Oy (osakkuusyhtiö)
-Turun Seudun puhdistamo Oy
-Turun Seudun Vesi Oy
Energialiiketoiminta
-Turku Energia Oy tytäryhtiöineen
Elinkeinopoliittiset yhtiöt
-Turku Science Park Oy
-Pilot Turku Oy
-Koneteknologiakeskus Turku Oy
Muu toiminta:
-Turku Touring Oy
-Forum Marinum säätiö
-Aikuiskoulutussäätiö
-Turku 2011 säätiö
Muut konserniyhtiöt ovat operatiivisia yhtiöitä.
Niitä strategiasia yhtiöitä, jotka ovat jonkin liikelaitoksen taseessa, ohjataan suoraan konsernijaoston päätöksillä.
8.Hyvä hallintotapa
1. Noudatettavat arvot
Turku-konsernissa noudatetaan valtuuston hyväksymissä ohjelmissa ja omistajapolitiikassa ilmaistuja tavoitteita ja arvoja.
2. Yhtiökokous
Yhtiön on pidettävä varsinainen yhtiökokous vähintään kerran tilikauden aikana. Yhtiökokouksen ajankohta on sovittava konsernijohdon kanssa.
Yhtiökokoukseen osallistuu osakkeenomistajien edustajien lisäksi vähintään hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä toimitusjohtaja.
3. Hallitus
Turku konsernin yhteisöiden hallituksiin valitaan toimialaa tuntevia ja ammattitaitoisia hallituksen jäseniä. Hallituksiin pyritään nimeämään myös asiantuntijajäseniä, jotka eivät ole kaupungin luottamushenkilöitä tai virkamiehiä. Hallituksen kokoonpanon tulee tukea yhteisön toimintaa toimialaosaamisen ja moniarvoisuuden kautta.
Hallituksen kokoonpanossa pyritään tekemään muutoksia siten, ettei kokoonpano pysy täysin samana yli neljää vuotta kuitenkin niin, että enintään kolmasosa jäsenistä vaihdetaan samanaikaisesti. Hallituksen jäsenmäärä sovitetaan yhtiön toiminnan laajuuteen. Liian suuria hallituksia tulee välttää. Varajäsenjärjestelyt puretaan konsernin yhtiöistä.
Hallintoelinten kokoonpanossa tulee kiinnittää huomiota yhtiöiden tehtävään ja nimetä hallitus strategisen ohjauksen tarvetta vastaavasti. On suositeltavaa, että strategisten yhtiöiden luottamushenkilöedustajat ovat kaupungin valtuutettuja ja kaupunginhallituksen jäseniä, jotta yhteys kaupungin tavoitteisiin ja linjauksiin voidaan hoitaa tehokkaasti ja juostavasti. Pääosin virkamies- ja asiantuntijatason edustus on perusteltu operatiivisissa yhtiöissä, joiden hallituksessa ei tehdä merkittäviä yhteiskuntapoliittisia arvovalintoja. Viranhaltijan jäsenyyden hallituksessa tulee liittyä ja tukea virkatehtävien hoitamista. Edellä lausutun lisäksi tavoitteena on, että jokaisen konserniyhtiön hallinnossa on vähintään yksi toimiala-osaaja ja vähintään yksi kaupungin operatiivisen johdon nimeämä edustaja.
Hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Riittävän ajankäytön takaamiseksi on suositeltavaa, että henkilö toimii enintään neljässä yhtiön hallituksessa samanaikaisesti ja kuitenkin enintään kolmessa jäljempänä luetellussa strategisesti tärkeässä yhtiössä.
Hallituksen jäsenen tulee olla riippumaton hoitaessaan tehtävää. Jäsen ei ole riippumaton jos:
-hänellä on työsuhde tai vähäistä suurempi toimeksiantosuhde yhtiöön tai hänellä on ollut tällainen viimeisen kolmen vuoden aikana
-hänen kuuluu sellaisen toisen yhtiön toimivaan johtoon tai muuhun päättävään elimeen, jolla on merkittävä asiakkuus-, toimittaja yhteisöön
-hän kuuluu toimivaan johtoon sellaisessa yhtiössä, jonka hallituksen jäsen kuuluu toimivaan johtoon ensin tarkoitetussa yhteisössä (ristikkäinen valvontasuhde)
Toimitusjohtaja ei saa toimia hallituksen jäsenenä.
Hallituksen kokoonpanossa noudatetaan naisten ja miesten tasa-arvosta annettua lakia.
Hallituksen jäsenten on annettava suostumus tehtävään. Suostumuksen yhteydessä hallituksen jäsenten on täytettävä perustietoilmoitus, jossa ilmoitetaan mm. keskeinen työkokemus, samanaikaiset luottamustoimet ja mahdolliset sidonnaisuudet yhtiöön.
Suostumuksen yhteydessä hallituksen jäsenen on annettava myös sitoumus konserniohjeiden noudattamisesta.
Hallituksen on arvioitava vuosittain omaa työskentelyään ja kokoonpanon muutostarpeita.
Yhtiön on toimintakertomuksessaan ilmoitettava tilikauden aikana pidettyjen hallituksen kokousten lukumäärä sekä jäsenten keskimääräinen osallistuminen hallituksen kokouksiin.
4. Hallituksen puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtajaksi valittavan henkilön tulee olla pätevyydeltään ja osaamiseltaan kyvykäs vastaamaan hallitustyöskentelystä, sen arvioinnista ja kehittämisestä.
Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on osakeyhtiölain mukaisten tehtävien lisäksi huolehtia siitä, että hallitus toimii hyvän hallintotavan ja kaupunkikonsernin arvojen mukaan.
Hallituksen puheenjohtaja huolehtii hallituksen työskentelyn arvioinnista sekä käy hyvissä ajoin ennen yhtiökokouksen pitämistä yhtiölle erikseen nimetyn valvontavastuuhenkilön kanssa keskustelun hallituksen työskentelyn arvioinnin tuloksista ja hallituksen kokoonpanon uusimistarpeesta.
5. Toimitusjohtaja
Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan. Toimitusjohtajan kanssa tehdään kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jonka hallitus hyväksyy.
Toimitusjohtajan tulee pyytää hallituksen lupa sivutoimen pitämiseen sekä ilmoittaa omistukset muissa yhtiöissä, mikäli omistuksella on merkitystä tehtävien hoitamisen kannalta.
6. Toimikunnat
Mikäli hallitus asettaa toimikuntia erityisten asioiden hoitamista varten, toimikuntien asettamisesta ja jäsenistä on mainittava toimintakertomuksessa. Toimikuntien on raportoitava työstään hallitukselle.
7. Palkkiot
Tytäryhteisöjen hallituksen jäsenten palkkiot määrätään yhtiökokouksessa konsernijaoston päättämällä tavalla. Jaoston harkinnan mukaan kokouspalkkioiden lisäksi voidaan maksaa vuosipalkkioita.
Tilinpäätöksessä on ilmoitettava erikseen toimitusjohtajalle ja hallituksen jäsenille maksettujen palkkojen ja palkkioiden yhteismäärä.
8. Yhteisöjen raportointi
Hallituksen on hyväksyttävä yhtiölle raportointimalli, joka tuottaa yhtiön toiminnan laajuuteen nähden hallitukselle riittävää tietoa yhtiön toiminnasta ja taloudesta.
9. Riskienhallinta
Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhtiön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä seurataan ja että riskienhallinnan periaatteet on määritelty. Konserniyhteisöllä tulee olla hallituksen hyväksymät riskienhallintaohjeet.
Rahoitusriskien hallinnan osalta tulee noudattaa näissä konserniohjeissa olevia erillisiä rahoitusriskien hallintaa koskevia ohjeita.
10. Lahjonnan vastaiset periaatteet
Hallitus vastaa siitä, että yhtiössä noudatetaan hyvää liiketapaa. Konserniyhteisössä tulee noudattaa kansainvälisesti hyväksyttyjä lahjonnanvastaisia periaatteita, joista esim. Keskuskauppakamari on tehnyt Transparency Internationalin suositusten pohjalta oman julkaisunsa Lahjonnanvastaiset periaatteet sekä soveltuvin osin Suomen Kuntaliiton suositusta kunnan henkilöstölle ja luottamushenkilöille tarjottavien etuuksien hyväksymisestä.
Asiakirjat löytyvät Keskuskauppakamarin ja suomen Kuntaliiton kotisivuilta.
11. Omistajaohjaus
Käyttäessään omistajaohjausta kaupunki ottaa huomioon kutakin yhteisöä koskevaan lainsäädäntöön sisältyvän yhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteet. Omistajaohjausta ei saa käyttää siten, että yhteisön päätös tai toimenpide on omiaan tuottamaan yhteisön jollekin omistajalle tai muulle epäoikeutettua etua tai haittaa yhteisön tai yhteisön toisen omistajan kustannuksella (yhdenvertaisuusperiaate).
Toiminnassaan konserniyhteisöjen hallintoelimissä kaupungin nimeämien edustajien tulee kuitenkin myös ottaa huomioon Turku-konsernin etu ja toimia kaupunginvaltuuston konsernille asettamien kokonaistavoitteiden sekä konsernijohdolta mahdollisesti saamiensa toimintaohjeiden mukaisesti.
12. Vaitiolovelvollisuus ja asiakirjasalaisuus
Yhteisön ja säätiön hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, konsernijohtoon kuuluva, sen edustaja tai muu kaupungin viranhaltija tai työntekijä ei saa paljastaa ulkopuoliselle yhteisön tai säätiön liikesalaisuuteen kuuluvaa asiaa. Yhtiössä saatua salassa pidettävää tietoa ei saa käyttää yhtiön tai kolmannen vahingoksi tai hyödyksi kaupungin muussa päätöksenteossa.
Yhtiön kaupungille toimittamien asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla.
13. Vastuuvakuutukset
Yhtiöllä on oikeus ottaa vastuuvakuutus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, mikäli se on riskeiltä suojautumisen kannalta perusteltua.
14. Poliittisen toiminnan tukeminen
Konserniyhteisöt tai tytäryhteisöt eivät saa osallistua poliittisen toiminnan tukemiseen suorilla taikka epäsuorilla toimenpiteillä.
9.Valvontavastuu
Strategisten yhtiöiden osalta valvontavastuussa ovat kaupunginjohtajat konsernijaoston määrittämällä tavalla.
Kaupunginjohtaja ja johtokunnat määrittävät operatiivisten yhtiöiden valvontavastuut. Valvontavastuuhenkilö määrätään sen yksikön viranhaltijoista, jonka taseeseen yhteisö kuuluu. Kaupungin johto voi voi siirtää valvontavastuunsa muulle viranhaltijalle.
Valvontavastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa edustaa kaupunkia yhtiökokouksessa ja toteuttaa hänelle annettua konserniohjetta kokouksissa. Valvontavastuuhenkilö edustaa omistajaa yhtiön suuntaan. Hän vastaanottaa yhtiötä koskevat tiedonannot ja vuosiraportoinnin. Valvontavastuuhenkilö huolehtii siitä, että omistajan kannanotot toimitetaan yhtiöille ja että kannanotot tehdään näissä konserniohjeissa säädetyllä tavalla.
10.Omistajan tiedottaminen merkittävistä toimenpiteistä
Tytäryhteisön ja osakkuusyhteisön on informoitava hyvissä ajoin ennen toimenpiteen toteuttamista konsernijohtoa seuraavista toimenpiteistä.:
1. tytäryhteisön perustaminen
2. yhteisön toiminta-ajatuksen tai toiminnan olennainen muuttaminen
3. yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttaminen
4. toimintaan nähden merkittävät investoinnit sekä tärkeän omaisuuden tai oikeuksien (ml immateriaalioikeudet) hankkiminen, myyminen, vuokraaminen, luovuttaminen tai panttaaminen tai muun merkittävän sopimuksen tekeminen
5. varsinaiseen toimintaan kuulumattomat tai siihen vain epäsuorasti liittyvät investoinnit ja niiden rahoitus
6. osakkeiden merkintä tai hankkiminen, mikäli osakkeiden ostamista ja omistamista ei ole erityisesti annettu yhtiön tehtäväksi
7. merkittävä lainanotto ja -anto sekä vakuuksien, takausten taikka muihin yhtiölle merkittäviin rahavelvoitteisiin sitoutuminen tai niiden ehtojen muuttaminen sekä raha- ja pääomamarkkinoilla olevien johdannaisinstrumenttien käyttäminen kohdassa 10.4.1. mainituin asuntojen vuokraustoimintaa harjoittavia yhtiöitä koskevin poikkeuksin
8. sopimukset yhtiön ja yhtiön osakkeenomistajan tai yhtiön ja sen hallituksen jäsenen välillä, kun sopimus koskee muuta kuin yhteisön tavanomaista toimintaa tai se tehdään epätavallisin ehdoin, sekä tällaisten sopimusten muuttaminen tai tällaisiin sopimuksiin perustuvista oikeuksista luopuminen
9. yhtiökokoukselle tehtävä voitonjakoehdotus, mikäli se poikkeaa yhtiön noudattamasta tavanomaisesta voitonjakokäytännöstä
10. yhteisön omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tai selvitystilaan taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen
11. tytäryhteisön palveluksessa olevan taloudellisesta tai tuotannollisesta syystä tapahtuva irtisanominen tai lomauttaminen yli 90 päiväksi
12. tytäryhteisön toimitusjohtajan tai vastaavan palkka- ja muiden palvelussuhde-ehtojen ja eläke-etujen vahvistaminen tai sisällöllinen muuttaminen lukuun ottamatta alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisia palkan yleiskorotuksia tai mikäli toimitusjohtajaan ei sovelleta työehtosopimuksen määräyksiä, vastaavantasoista yleiskorotusta
13. tytäryhteisön toimitusjohtajan tai vastaavan toimihenkilön ottaminen
Yhtiön tiedoksiannot toimitetaan valvontavastuuhenkilölle.
Konsernijaosto tekee tässä pykälässä mainittujen asioiden osalta kaupunkiemon kannanotot strategisten yhtiöiden osalta. Operatiivisten yhtiöiden osalta kaupungin kannanoton tekee kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtokunta tai näiden valtuuttama sen mukaan, minkä yksikön taseessa yhteisö on.
Muissa kuin tässä pykälässä mainituissa asioissa omistajan kannanoton tekee valvontavastuuhenkilö.
Kannanotto tulee antaa viimeistään 2 kuukauden kuluessa tiedotuksen tapahtumisesta. Tytäryhtiön tulee informoida valvontavastuuhenkilöä mahdollisesta kiireisemmästä aikataulusta.
Tytäryhteisön tytäryhteisö informoi vastaavasti emoyhteisöään. Mikäli tytäryhteisön toimenpiteellä on olennainen merkitys myös tytäryhteisön välittömän emoyhteisön toiminnan tai talouden kannalta, viimeksi mainitun on informoitava myös kaupunkiemoa.
11.Konserniraportointi ja tavoitteiden asettaminen
Kaupunki asettaa valituille konserniyhtiöille tavoitteet talousarvion laatimisen yhteydessä kulloinkin valitun mittariston ja seurantajärjestelmän mukaisesti. Strategisten yhtiöiden osalta tavoitteet ja mittarit asetetaan kaupunginhallituksen konsernijaoston esityksestä siten, että ne antavat riittävän tiedon yhtiön taloudellisesta tilasta ja toiminnasta.
Kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä raportoi kaupunginhallituksen konsernijaostolle strategisten konserniyhteisöjen toiminnasta ja tuloksesta vähintään kerran vuodessa tilinpäätöksen lisäksi ja aina kun yhteisön toimintaan liittyy olennaisia poikkeamia kaupungin määrittämistä tavoitteista. Operatiivisten yhtiöiden raportointi tapahtuu emokaupungin osalta kaupunginjohtajalle ja liikelaitosten osalta johtokunnalle.
Tytäryhteisöt raportoivat toiminnastaan ja taloutensa kehityksestä Turun kaupungin toiminnan- ja talouden seurantaraportoinnin yhteydessä kaupunginhallituksen konsernijaostolle ja edelleen kaupunginvaltuustolle. Raportit toimitetaan valvontavastuuhenkilöille.
Tytäryhteisön tulee toimittaa toiminta- ja investointisuunnitelmat konsernijohdon käyttöön sekä Turku-konsernia koskevaa konsernitilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot erikseen määritettävänä ajankohtana keskushallinnon talouden vastuualueelle.
Operatiivisten yhtiöiden seurannasta vastaa kaupunginjohtaja ja johtokunta niiden yhtiöiden osalta, jotka ovat liikelaitoksen taseessa.
Tytäryhteisöjen tulee toimittaa kaupunginhallitukselle tarkastuslautakunnalle, johtokunnalle, kaupunginjohtajalle, asianomaiselle apulaiskaupunginjohtajalle ja valvontahenkilölle näiden erikseen pyytämät tiedot. Tytäryhteisön tulee ilmoittaa, jos se katsoo joidenkin tietojen kuuluvan liikesalaisuuden piiriin.
Tytäryhteisön johto on velvollinen saapumaan tarvittaessa konsernijaoston kutsumana kokoukseen raportoimaan.
Tytäryhteisön tulee ilmoittaa valvontavastuuhenkilölle välittömästi tilapäisestä tai pysyvästä maksukyvyttömyydestä tai sen uhasta.
Konserniyhteisöjen tulee itse todeta, mitkä konsernijohdolle lähetetyistä materiaaleista sisältävät liikesalaisuuksia ja ovat siksi salassa pidettäviä.
LUKU III
12.Kuntayhtymien ohjaaminen
a.Valvontavastuu
Konsernijaosto määrittää kullekin kuntayhtymälle valvontavastuuhenkilön.
b.Omistajayhteistyö ja luottamushenkilöyhteistyö
Valvontavastuuhenkilön tulee, mikäli kuntayhtymän toiminta, talous, investoinnit tai muu seikka sitä edellyttää, järjestää kerran vuodessa omistajien väliset neuvottelut.
Kaupunki toimii omistajayhteistyössä aloitteellisesti niissä kuntayhtymissä, joissa kaupunki on suurin omistaja tai palveluiden käyttäjä.
Lisäksi valvontavastuuhenkilön tulee pitää kuntayhtymän hallintoelimiin Turun kaupungin nimeämät luottamushenkilöt informoituna niistä asioista, jotka ovat kaupungin kannalta olennaisia hallintoelimen päätöksenteossa.
c.Operatiivisen johdon yhteistyö
Valvontavastuuhenkilön tulee järjestää kuntayhtymän toimivan johdon kanssa yhteistyöforum, jossa käsitellään vähintään kunnan maksuosuuteen, kuntayhtymän talousarvioon, tilinpäätökseen ja investointeihin liittyvät asiat.
Lisäksi valvontavastuuhenkilön tulee myötävaikuttaa siihen, että kunnan ja kuntayhtymän talouden ja toiminnallisen tason asiantuntijat tekevät yhteistyötä ja tukevat johdon tiedonsaantia toiminnasta ja edistävät palveluiden tuottamisen optimoimiseksi ja järkevää työnjakoa. Asiantuntijan osallistuvat mahdollisuuksien mukaan toistensa johtoryhmätyöskentelyyn.
d.Raportointi
Valvontavastuu henkilö raportoi konsernijaostolle kaksi kertaa vuodessa kunnan maksuosuuden kehityksestä sekä kuntayhtymän toiminnan ja talouden kannalta olennaisista seikoista.
LUKU IV
13.Liikelaitosten ohjaaminen
a.Valvontavastuu
Liikelaitosten valvontavastuuhenkilönä toimii liikelaitoksen sektorin apulaiskaupunginjohtaja.
Valvontavastuu liittyy omistajan liikelaitokselle asettamien tavoitteiden valvontaan. Johtokunta valvoo puolestaan liikelaitoksen toimintaa.
b.Raportointi
Valtuusto asettaa liikelaitoksille tavoitteet talousarvion laatimisen yhteydessä kulloinkin valitun mittariston ja seurantajärjestelmän mukaisesti. Liikelaitosten osalta tavoitteet ja mittarit asetetaan kaupunginhallituksen konsernijaoston esityksestä perustuen johtokunnan esitykseen siten, että ne antavat riittävän tiedon liikelaitoksen taloudellisesta tilasta ja toiminnasta.
Valvontavastuuhenkilö raportoi kaupunginhallituksen konsernijaostolle liikelaitosten toiminnasta ja tuloksesta vähintään kerran vuodessa tilinpäätöksen lisäksi ja aina kun yhteisön toimintaan liittyy olennaisia poikkeamia kaupungin määrittämistä tavoitteista. Liikelaitosten johtajat kutsutaan konsernijaoston kokouksiin, jossa raportit annetaan.
Omistajapolitiikassa määritetyistä sekä valtuuston ja kaupunginhallituksen muutoin päättämistä liikelaitosten kehittämishankkeista raportoidaan konsernijaostolle säännöllisesti.
LUKU V
14.Keskitetyt konsernitoiminnot ja periaatteet
Kaupunkikonsernissa voidaan hoitaa toimintoja keskitetysti, jolloin toiminnassa noudatetaan konserniemon asiasta antamaa ohjeistusta. Toimintoja voidaan yhdenmukaistaa yhteisellä ohjeistuksella ilman varsinaista keskittämistä.
Kaupunkiemon ohjeistus toimitetaan yhtiöille valvontavastuuhenkilön toimesta. Ohjeistuksen laatimisesta vastaa kunkin toiminnon osalta taho, joka kaupungissa vastaa toiminnon toteuttamisesta.
Kaupunkikonsernissa pyritään yhteisiin linjauksiin mm. seuraavien toimintojen osalta.:
-Hankinnat
-IT-toiminnot
-Rahoitus
-Henkilöstöpolitiikka
15.Rahoitusta ja muuta taloudenpitoa koskevat ohjeet
Konsernirahoitus
Tytäryhteisöt hankkivat vieraanpääomanehtoisen rahoituksen markkinaehtoisesti, kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla, joko suoraan pääomamarkkinoilta tai konsernin sisäisellä rahoituksella. Vieraan pääoman hankinta on kuitenkin tehtävä yhteistyössä keskushallinnon talouden vastuualueen kanssa. Tämä voi tapahtua toimittamalla tarjouspyyntö rahoituksen hankinnasta talouden vastuualueelle tai muutoin neuvoteltava vastuualueen kanssa rahoitusjärjestelyistä. Lähtökohtaisesti tytäryhteisöjen tulee suunnitella ja mitoittaa lainamääränsä tulorahoituksensa mukaisesti siten, että lainapositio pystytään kuolettamaan vähintään investoinnin taloudellista pitoaikaa vastaavassa ajassa.
Talouden vastuualue tekee tarvittaessa konserniyhteisöille rahoitustarjouksen, mikäli konsernin sisäinen rahoitus katsotaan kaupungin velkaantumistavoitteiden ja -mahdollisuuksien sekä hinnoittelun puolesta asianmukaiseksi. Mikäli rahoitus päädytään hankkimaan konsernin ulkopuolelta, talouden vastuualue avustaa yhteisöä tarjouspyynnön laatimisessa ja korkoriskin hallinnassa.
Tytäryhteisöt voivat tarvittaessa hyödyntää kilpailutettua leasingrahoituksen puitesopimusta käyttöomaisuushankinnoissaan, mikäli rahoituksen hinta on kilpailukykyinen muuhun saatavaan rahoitukseen verrattuna ja mikäli rahoitus voidaan liittää puitesopimukseen ilman kaupungin omavelkaista takausta. Suuret, yli miljoonan euron käyttöomaisuushankintojen rahoitus tulee kilpailuttaa erikseen yllä mainitulla tavalla yhteistyössä talouden vastuualueen kanssa.
Kaupunki voi konsernitilipalvelussa myöntää konserniyhteisölle luottolimiitin, jonka tarve ja käyttö tulee perustua normaalin likviditeetin ja maksuvalmiuden tukemiseen eli lyhytaikaisen rahoitustarpeen kattamiseen. Konsernitilijärjestelmässä voidaan huomioida myös tytäryhteisöjen sisäiset limiitit.
Tytäryhteisöt, joilla on omia tytäryhteisöjä ja ovat näin ollen kaupunkikonsernin alakonserneja voivat lainoittaa omia tytäryhteisöjään tarvittaessa sisäisellä lainalla tai rahoituslimiitillä. Näiden tarkoitus tulee kuitenkin olla pääasiassa lyhytaikainen ja tytäryhteisöjen tulee arvioida antolainauksen riskit osana normaalia operatiivista riskinhallintaansa.
Toimialapanostukset
Mikäli yhtiöille myönnetään budjettivaroja toimialasijoituksena, on tästä laadittava sopimus yhtiön ja kaupungin välille. Toimialapanostuksena ei pidetä selkeitä palveluhankintoja.
Konsernijaosto hyväksyy edellä mainittuja toimialapanostuksia valtuuston hyväksymissä rajoissa.
Rahoitusriskien hallinta
Tytäryhteisöjen tulee pyrkiä tasapainoiseen ja monipuoliseen rahoitusrakenteeseen. Luotonantajan valinnassa ja erääntymisaikataulussa vältetään liiallisia keskittymiä. Konserniyhteisöjen rahoitusriskien hallinnasta vastaa ensisijaisesti ao. yhteisö, mutta talouden vastuualue antaa riskienhallintaan liittyviä ohjeita ja voi toimia tarvittaessa vastapuolena mm. korkoriskin ja valuuttariskien hallintaan liittyen ja solmia tytäryhteisön kanssa riskienhallintasopimuksia. Lähtökohtaisesti tytäryhteisön korkoriskiä hallitaan ensisijaisesti hajauttamalla lainaposition viitekorkoja eri maturiteetteihin. Tytäryhteisöt raportoivat pyydettäessä talouden vastuualueelle yhteisön omasta lainasalkusta ja korkojakaumasta.
Konserniyhteisöjen sijoitukset
Kaupunkikonsernin tytäryhteisöt eivät harjoita omaa sijoitustoimintaa, vaan tytäryhteisöjen ylimääräiset likvidit kassavarat sijoitetaan ensisijaisesti kaupungin konsernitilille avistaehtoisesti tai erikseen sovittaviin kaupungin kassaan tehtäviin määräaikaisiin sijoituksiin. Tällä menettelyllä tuetaan kaupungin likviditeetti- ja varallisuusasemaa ja edelleen vähennetään kaupungin velkaantumistarvetta tulevaisuudessa.
Talouden vastuualue voi sopia konserniyhteisön kanssa kullekin lyhytaikaiselle sijoitukselle markkinatilanteen mukaisen tuoton kaupunginhallituksen määrittämien periaatteiden mukaisesti. Toistuvat sijoitukset vahvistetaan kaupungin ja ao. konserniyhteisön kanssa solmittavalla sijoitussopimuksella. Erikseen voidaan myös sopia sijoitussopimuksen perusteella tehtävistä pitkäaikaisista sijoituksista, joita talouden vastuualue hallinnoi tytäryhteisöjen puolesta.
16.Maksuliikenne
Tytäryhteisöjen tulee noudattaa talouden vastuualueen tai talouspalvelukeskuksen maksuliikenteestä antamia ohjeita.
17.Vakuudet
Tytäryhteisöjen vieraan pääoman korkomenojen minimoimiseksi voidaan kaupungin omavelkaisen takauksen myöntämistä harkita, mikäli se nähdään kaupungin kokonaisriskin ja omistajapolitiikan lähtökohdista perustelluksi.
18.Hankinnat
Kaupunkikonsernin yhteisöjen tulee huomioida hankinnoissaan laki julkisista hankinnoista.
Konserniyhtiöiden tulee mahdollisuuksien mukaan käyttää julkisissa hankinnoissaan kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskuksen kilpailutuspalveluita ja niitä keskitettyjä hankintasopimuksia, joista kaupunki on erillisellä päätöksellä päättänyt.
Hankinta- ja logistiikkakeskus antaa tarkemmat ohjeet kilpailutuksesta ja keskitetyistä hankinnoista.
19.Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta
Konsernin tilintarkastus
Kaupunkikonsernissa tilintarkastuspalvelujen koordinointi ja kilpailutus järjestetään keskitetysti tarkastuslautakunnan toimesta. Tytäryhteisön tai säätiön ao. toimielin sitoutuu tämän konserniohjeen hyväksymisellä valitsemaan tilintarkastajakseen vähintään yhden kilpailutuksen voittaneen tilintarkastusyhteisön tai tämän kumppanuusyhteisön tilintarkastajista.
Konserniyhtiöiden sisäinen valvonta ja tarkastus
Konserniyhteisön tulee järjestää itselleen toiminnan laajuuden edellyttämä sisäinen valvonta ja tarkastus. Sisäisessä tarkastuksessa on mahdollista käyttää kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikköä sen käytettävissä olevien voimavarojen mukaan.
20.Tiedottaminen
Kuntalain 29 §:n mukaisesti kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta silloin, kun se hoitaa kunnallista tehtävää.
Tytäryhteisöjen on mahdollisuuksien mukaan tiedotettava suunnitelmistaan, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Yhteisöjä koskevasta tiedotuksesta vastaa yhteisön puolesta hallitus ja toimitusjohtaja. Yhteisön tiedottamisen on tuettava konsernin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa.
Tytäryhteisöjen viestinnän on oltava avointa ja julkisuuslain mukaista. Tytäryhteisöjen viestinnässä on otettava huomioon niiden erilainen oikeudellinen asema, toiminnan luonne ja kilpailutilanne markkinoilla, mikä saattaa vaikuttaa tiedottamisen laajuuteen ja ajoitukseen.
Viestinnässä on otettava huomioon myös kielilain vaatimukset.
Tytäryhteisön on annettava tiedotusta varten valvontavastuuhenkilölle sen ohjeiden mukaiset tiedot. Ennen tietojen antamista tytäryhteisön on arvioitava, voidaanko tiedot antaa aiheuttamatta yhteisölle haittaa.