Kirjastopalvelut, palvelupäällikkö Asko Autio, järjestelmäkoordinaattori Janne Helén, kirjastopalvelusuunnittelija Susanna Kolehmainen, kirjastonhoitaja Eeva Liippo ja informaatikko Anni Mäki-Mantila, IT-palveluiden osuus IT-hankepäällikkö Harri Nevala ja IT-pääsuunnittelija Taru Reuna ja hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen ja hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari 4.6.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarjouksia kirjaston palautus- ja lajitteluautomatiikan hankintaan.

Hankinnan arvioitu toimitussopimuksen sopimusaika on 1.9.2025-31.5.2026. Hankinnan kohteena olevien laitteiden toimitussopimus on kuitenkin voimassa siihen saakka, kunnes sopimuksen mukaiset toimitukset ovat hyväksytysti vastaanotettu ja sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki velvoitteensa (myös mahdollisen takuuvelvoitteen). Palvelun osalta sopimuskausi alkaa, kun tilaaja on hyväksynyt toimituksen ja sopimus on voimassa toistaiseksi.

Hankinnan ennakoitu arvo on 300 000-350 000 euroa. Arvo täsmentyy hyväksytyn projektisuunnitelman myötä ja sen pohjalta tehdään erillinen rahankäytön kohdistuspäätös.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.2.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnan osallistumispyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin ja hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 6.3.2025.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 24.3.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Lyngsoe Systems Oy, Mikro-Väylä Oy.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn seuraavaan vaiheeseen valittiin kaikki ehdokkaat.

Hankintaa koskeva tarjouspyyntö lähetettiin neuvotteluihin valituille ehdokkaille 8.5.2025.

Hankinnan tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin ja hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 21.5.2025.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä. Teknisluontoiset liitteet, kuten sertifikaatit, tuotteiden tekniset tiedot tai vastaavat liitteet, saivat olla muulla kielellä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 2.6.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Mikro-Väylä Oy. Lyngsoe Systems Oy ei jättänyt tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjous- pyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että halvin tarjottu koko- naishinta saa vertailussa enimmäispisteet 40 ja muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan.

Laatupisteitä annettiin yhteensä 60 pistettä seuraavasti:

Enintään 10 pistettä annettiin tarjotun lajittelijan ominaisuuksista, enintään 25 pistettä tarjottujen robottien ominaisuuksista sekä enintään 25 pistettä tarjotun kokonaisuuden soveltuvuudesta käyttöympäristöön.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille tarjouspyynnön mukainen tarjous (Mikro-Väylä Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan IT-palvelujohtajalla on oikeus päättää ict-palvelutuotannosta ja ict-hankinnoista sekä niitä koskevista yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin edellä esitetyin perustein, että kirjaston palautus- ja lajitteluautomatiikan hankinnan toimittajaksi valitaan Mikro-Väylä Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa Hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p. 044 282 7705