Konsernihallinto, viestintä- ja markkinointipalvelut, viestintäjohtaja Saara Malila, viestintäpäällikkö Susse Määttänen, viestintäpäällikkö Samu Valleala ja viestintäasiantuntija Annamari Nurminen sekä hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia viestintätoimistopalveluista Turun kaupungille ajalle 1.7.2025 (tavoite)–30.6.2027, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin enintään kahden vuoden mittaisella optiokaudella.

Turku 2029 -säätiöllä on optio ottaa päätöksen mukainen sopimus käyttöön osakokonaisuuksissa 1, 2 ja 3. Poiketen Turun kaupungin määräaikaisista sopimuksista, Turku 2029 -säätiön mahdollinen sopimus on toistaiseksi voimassaoleva sopimuksessa määritetyin irtisanomisajoin.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 28.3.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 22.4.2025. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus samana päivänä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, mutta osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 180 000 €, josta suurin osa koostuu osiosta 4 Infran viestintäpalvelut. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta koostuu neljästä osakokonaisuudesta:

1.Strateginen viestintätoimisto: laajojen kokonaisuuksien, kaupunkistrategian ja pormestariohjelman tavoitteiden ja kaupungin imagonrakentamiseen liittyvien toimeksiantojen kumppani sekä suunnitteluun että toteutukseen

2.Toteuttavat viestintätoimistot pienempien kokonaisuuksien kumppaniksi tuotannolliseen suunnitteluun ja toteutukseen

3.Sosiaalisen median kumppani

4.Infran viestintäpalvelut

Tarjouksen voi antaa yhdestä tai useammasta osakokonaisuudesta.

•Osakokonaisuudesta 1 solmitaan puitesopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

•Osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) palveluntuottajaa. Puitejärjestelyssä Tilaaja suorittaa ennen lopullista toimeksiannon tilausta kevennetyn kilpailutuksen (ns. minikilpailutus) yli 30 000 euron (alv 0 %) toimeksiantojen osalta ko. osakokonaisuuden puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kesken. Alle 30 000 euron (alv 0 %) arvoiset hankinnat voidaan hankkia joltakin puitejärjestelyyn valitulta palveluntuottajalta ilman kevennettyä kilpailutusta.

•Osakokonaisuudesta 3 solmitaan puitesopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

•Osakokonaisuudesta 4 solmitaan puitesopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 5.5.2025 klo 11.00 mennessä osakokonaisuuksittain seuraavilta tarjoajilta:

Strateginen viestintätoimisto

•Ahjo Communications Oy (1054879-0)

•Burson Finland Oy (0114710-0)

•Ellun Kanat Oy (2201275-8)

•Ida Fram Oy (2241330-8)

•Kaiku Helsinki Oy (1004536-8)

•Kari Media Group Oy (1515023-9)

•Kreab Oy (0782023-9)

•Miltton Oy (1654439-5)

•Oy SEK Ab (0115535-4)

•Republic of Communications Oy (2262751-7)

Toteuttavat viestintätoimistot

•Ahjo Communications Oy (1054879-0)

•Ellun Kanat Oy (2201275-8)

•Golden CheckPoint Production Oy (2113411-2)

•Hansdotter Oy (2909241-2)

•Ida Fram Oy (2241330-8)

•Idea Group Oy (2216925-3)

•Kaiku Helsinki Oy (1004536-8)

•Kari Media Group Oy (1515023-9)

•Kreab Oy (0782023-9)

•LM Someco Oy (1898770-4)

•Mainostoimisto SST Oy (2354882-9)

•Miltton Oy (1654439-5)

•Noon Viestintä Oy (2737987-4)

•Oy SEK Ab (0115535-4)

•Perjantai Group Oy (2236061-3)

•Republic of Communications Oy (2262751-7)

•Source Creative Oy (2501712-4)

•Viestintätoimisto Jokiranta Oy (084691-2)

•Å Communications (2789251-2)

Sosiaalisen median kumppani

•Ahjo Communications Oy (1054879-0)

•Ida Fram Oy (2241330-8)

•Kaiku Helsinki Oy (1004536-8)

•LM Someco Oy (1898770-4)

•Oy SEK Ab (0115535-4)

•Å Communications (2789251-2)

Infran viestintäpalvelut

•Ahjo Communications Oy (1054879-0)

•Burson Finland Oy (0114710-0)

•Hansdotter Oy (2909241-2)

•Ida Fram Oy (2241330-8)

•Kaiku Helsinki Oy (1004536-8)

•Miltton Oy (1654439-5)

•Republic of Communications Oy (2262751-7)

•Sitowise Oy (2335445-0)

•Taskut Communications Oy (FI06135360)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan osakokonaisuuksittain kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 40.

Halvin tarjottu tuntihinta saa vertailussa enimmäispisteet 40. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

2. Laatu, enimmäispisteet 60.

Tarjoaja voi saada referensseistään pisteitä enimmillään 20 pistettä per referenssi, eli yhteensä 40 pistettä. Laatupisteitä voi saada 60 pistettä ja pisteytys lasketaan kaavalla: tarjoajan referensseistään saamat pisteet / suurimmat referensseistä saadut pisteet * maksimipisteet (60).

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1                                   Tarjousten vertailutaulukko

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa saivat osakokonaisuuksittain:

1.Strateginen viestintätoimisto: Republic of Communications Oy

2.Toteuttavat viestintätoimistot: Hansdotter Oy, Kari Media Group Oy ja Republic of Communications Oy

3.Sosiaalisen median kumppani: LM Someco Oy

4.Infran viestintäpalvelut: Ahjo Communications Oy

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että viestintätoimistopalveluiden palveluntuottajiksi ajalle 1.7.2025 – 30.6.2027 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin osakokonaisuuksittain seuraavat palveluntuottajat:

1.Strateginen viestintätoimisto: Republic of Communications Oy

2.Toteuttavat viestintätoimistot: Hansdotter Oy, Kari Media Group Oy ja Republic of Communications Oy

3.Sosiaalisen median kumppani: LM Someco Oy

4.Infran viestintäpalvelut: Ahjo Communications Oy

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen, puh. 044 907 5896