Projektipäällikkö Sari Holmberg, 15.5.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja Varsinais-Suomen seutukunnille ja -kaupungeille (Someroa lukuun ottamatta) hankittavista:

- seudullisista kirjastoaineistojen kuljetuksista,

- Turun kaupungin sisäisistä tavarakuljetuksista ja

- terminaalipalveluista sisältäen tarvittaessa kirjojen ja tavaroiden välivarastoinnin.

Kuljetukset suoritetaan sovittujen kohteiden, päivien ja aikataulujen perusteella.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinnasta on järjestetty markkinavuoropuhelutilaisuus marraskuussa 2024.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 10.4.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa määräaikaan 23.4.2025 mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohde ja sille asetetut ehdottomat vaatimukset. Palvelulle tarvittava laatu kuvattiin vähimmäisvaatimuksina. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 350 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen, toistaiseksi voimassa oleva sopimus yhden palveluntuottajan kanssa alkaen 1.10.2025.

Annettuun määräaikaan 13.5.2025 klo 11.00 mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä: Hemmon Kuljetus Oy (0990319-3), Enset Oy (1982265-3) ja Tavarataksi Finland Oy (0-4187765).

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnössä on asetettu lisäksi seuraava vaatimus liittyen palveluntuottajan referensseihin (s. 25):

’’Tarjoajan tuli liittää tarjouspyyntöön selvitys vähimmäisvaatimuksena vaadituista referensseistä. Selvityksestä tuli käydä ilmi: asiakas, jolle referenssi on toteutettu, asiakkaan yhteystiedot, ajankohta, jolloin referenssi on toteutettu (pvm.kk.vuosi -pvm.kk.vuosi) sekä referenssin sisältö ja arvo.’’

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnissa hankintayksikkö on havainnut tarpeen pyytää täsmennystä Enset Finland Oy:ltä koskien niiden referenssivaatimusten täyttymistä. Hankintayksikkö pyysi lisäselvityksen Enset Finland Oy:lta koskien ilmoitettujen referenssien toteutuksen ajankohtaa ja arvoa. Täsmennyksen myötä hankintayksikkö on saanut Enset Finland Oy:ltä tiedon siitä, että ilmoitetut referenssit täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset referensseille.

Tarjouspyynnössä (s. 21) on asetettu seuraavat vaatimukset koskien ESPD-lomakkeen toimittamista:

’’Hankintamenettelyssä käytetään ESPD-lomaketta. Tarjouksen antaminen edellyttää, että tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten lisäksi ESPD-lomakkeessa esitetyt vaatimukset ja syöttää lomakkeessa pyydetyt tiedot. Jos tarjous annetaan ryhmittymänä taikka jos tarjoaja tai ryhmittymä käyttää muiden yksiköiden voimavaroja (voimavara-alihankkija) soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen, on jokaisen ryhmittymän jäsenen tai voimavara-alihankkijan täytettävä oma ESPD-lomake.’’

ESPD-lomakkeessa (s. 2) on tarjoajaa pyydetty ilmoittamaan, tarjoaako se ryhmittymänä tai käyttääkö se muiden yksiköiden voimavaroja.

Tavarataksi Finland Oy on tarjousdokumentillaan (s. 23) vastannut ’’Kyllä’’ kohtaan, jossa on tiedusteltu, käyttääkö tarjoaja muiden yksiköiden (ns. voimavara-alihankkijan) voimavaroja hankinta-asiakirjoissa asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen. Tavarataksi Finland Oy on tarjouksessaan jättämässään liitteessä (nimetty VOIMAVARA-ALIHANKKIJAT Tavarataksi Finland Oy) todennut, että Warasto Finland Oy toteuttaa terminaali- ja välivarastointipalvelut ja että ryhmittymä käyttää Warasto Finland Oy:n kahta referenssiä terminaali- ja varastointipalveluista. Tavarataksi Finland Oy ei ole ESPD-lomakkeella ilmoittanut, tarjoaako se ryhmittymänä vai käyttääkö se muiden yksiköiden voimavaroja. Tavarataksi Finland Oy:n tarjouksessaan jättämästä liitteestä (nimetty VOIMAVARA-ALIHANKKIJAT Tavarataksi Finland Oy) on kuitenkin pääteltävissä, että sen tarkoituksena on ollut vähintään vedota muiden yksiköiden voimavaroihin, kun se on käyttänyt Warasto Finland Oy:n referenssejä tarjouspyynnössä asetettujen referenssivaatimusten täyttymiseksi.

Edellä kuvatun mukaisesti tarjouspyynnössä on edellytetty pakollisena vaatimuksena, että voimavara-alihankkijan on täytettävä ESPD-lomake. Tavarataksi Finland Oy ei ole toimittanut tarjouksensa yhteydessä Warasto Finland Oy:n ESPD-lomaketta vaan pelkästään sen oman ESPD-lomakkeen. Hankintayksikkö ei ole täten pystynyt varmistumaan Tavarataksi Finland Oy:n ja sen voimavara-alihankkijan soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä. Asiassa ei ole merkitystä sillä, onko tarjous todellisuudessa annettu ryhmittymänä, koska joka tapauksessa kaikkien ryhmittymän jäsenten olisi tullut jättää ESPD-lomake. ESPD-lomake on ollut myös sellainen olennainen liite, ettei hankintayksikkö ole voinut pyytää toimittamaan sitä jälkikäteen.

Edellä kuvatuin perustein Tavarataksi Finland Oy ei ole täyttänyt tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, minkä vuoksi Tavarataksi Oy suljetaan hankintalain 83 §:n mukaisesti tarjouskilpailusta. Tavarataksi Finland Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Muiden tarjoajien todettiin täyttäneen tarjouspyynnössä esitetyt soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjousvertailuun valittujen Hemmon Kuljetus Oy:n ja Enset Oy:n tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin osa-alueittain seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Tarjoajaa pyydettiin tarjoamaan:

1 Kuljetuksen hinta per pudotus. Vertailuhinta muodostuu hinta per pudotus X 13500 kpl (vuoden arvioitu pudotusmäärä) = palvelun vuosihinta

2 Terminaalipalvelun ja välivarastoinnin osalta erillinen kiinteä kuukausihinta. Vertailuhinta muodostuu hinta per kuukausi X 12 kk = palvelun vuosihinta

Vertailussa käytettävä kokonaishinta muodostui seuraavasti:

Kuljetuskustannukset vuosihinta + yhteenlaskettu vuosihinta terminaalipalveluille ja välivarastoinnille = vertailussa käytettävä kokonaishinta.

Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten että hinnan painotus on 100 %. Palvelun laatuvaatimukset on esitetty vähimmäisvaatimuksina. Halvin tarjottu kokonaishinta sai vertailussa enimmäispisteet 100. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 100).

Pikatoimituksille tarjottava hinta ei sisältynyt tarjousvertailuun.

Tehdyn tarjousvertailun perusteella palveluntuottajaksi esitetään valittavan Hemmon Kuljetus Oy, joka sai parhaat kokonaispisteet:

Tarjoaja   Vertailuhinta       Pisteet Sijoitus

(euro)

Hemmon    387 477,84      100   1.

Kuljetus Oy

Enset Oy   407 874,00       95   2.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätin edellä esitetyin perustein, että Tavarataksi Finland Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Lisäksi päätin edellä esitetyin perustein, että seudullisten kirjastoaineistojen kuljetusten, Turun kaupungin sisäisten tavarakuljetusten sekä terminaalipalveluiden ja välivarastoinnin palveluntuottajaksi valitaan 1.10.2025 (tavoite) alkaen Hemmon Kuljetus Oy.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609,

sari.holmberg@turku.fi