Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari 16.5.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia hankintaan RFID-kirjastokortit, -tarratunnisteet, -laitteet ja - ohjelmistot kirjastojen käyttöön ajalle 1.6.2025 (tavoite)- 31.5.2027, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.6.2027 - 31.5.2029 (optio).

Hankinnassa on mukana 26 tarjouspyynnössä mainittua seutukuntaa, joiden kirjastot kuuluvat kolmeen eri kirjastokimppaan: Vaski-kirjastoihin, Blanka-kirjastoihin sekä Loisto-kirjastoihin.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankinnasta on tehty tietopyyntö 17.1.2025.

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 10.4.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 25.4.2025.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä. Teknisluontoiset liitteet, kuten

sertifikaatit, tuotteiden tekniset tiedot tai vastaavat liitteet, voivat olla muulla kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 42 000€. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kolmeen (3) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1. RFID-Kirjastokortit

2. RFID-tarratunnisteet

3. RFID-laitteet ja -ohjelmistot

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 7.5.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Aventra Oy, CardPlus Oy, Idemia Finland Oy, Mikro-Väylä Oy, Norband Ltd Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön mukaan tarjottujen tuotteiden takuuaika ja -ehdot tulee ilmoittaa tarjouksessa ja tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa vähintään 4 kuukautta tarjouksen ilmoitetusta vastaanottopäivästä. Samoin ilmoitettiin, ettei omia sopimusehtoja voi esittää tarjouksessa. Norband Ltd Oy:n tarjouksessa ei käynyt ilmi tarjottujen tuotteiden takuuehtoja. Lisäksi tarjouksessa oli esitetty Tilaajan tarjouspyynnön ja sopimusehtojen vastaisia omia sopimusehtoja liittyen tarjottujen hintojen voimassaoloon (30 päivää) sekä maksuehtoihin (Tuotteiden hintoihin lisätään käsittely- ja toimituskulut). Norband Ltd Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 104 §:n 2 momentin perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan osakokonaisuuksittain kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Hinta, enimmäispisteet 100.

Halvin tarjottu kokonaishinta € / osakokonaisuus, vertailussa enimmäispisteet osakokonaisuudesta 100. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 100).

Mikäli kahden tai useamman tarjoajan vertailuhinta on sama, ratkaistaan tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys arvalla.

Koska osakokonaisuudessa 2. RFID-tarratunnisteet CardPlus Oy:n ja Aventra Oy:n vertailuhinta on sama, ratkaistiin tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys tarjouspyynnön mukaisesti arvalla. Arvonta suoritettiin arvontapöytäkirjan mukaisesti.

Liite 1 Arvontapöytäkirja

Pisteet muodostuivat osakokonaisuuksittain seuraavasti:

RFID-kirjastokortit

RFID-tarratunnisteet

RFID-laitteet ja -ohjelmistot

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että hankinnan RFID-kirjastokortit, -tarratunnisteet, -laitteet ja - ohjelmistot kirjastojen käyttöön toimittajiksi ajalle 1.6.2025 (tavoite)- 31.5.2027 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin osakokonaisuuksittain seuraavat:

1. RFID-kirjastokortit: Idemia Finland Oy

2. RFID-Tarratunnisteet: Idemia Finland Oy

3. RFID-laitteet ja -ohjelmistot: Mikro-Väylä Oy

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p. 044 282 7705