Henkilöstöpalvelut, henkilöstöpalvelupäällikkö, Heini Ylä-Himanka ja hankintapalvelun osuus, projektipäällikkö Pekka Lång 5.5.20025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin tavoitteena on hankkia HR-järjestelmäratkaisu SaaS-palvelumallilla. Hankittava HR-järjestelmä sisältää kaikki keskeiset toiminnot HR-prosessien tueksi HRM- ja HRD-toimintojen osalta.

Hankinnasta on rajattu pois seuraavat HR-prosesseihin liittyvät järjestelmät / toiminnot:

• Palkanlaskenta
• Rekrytointi ja sijaistenhallinta
• Työvuorosuunnittelu ja työajanhallinta

Järjestelmätoimittajan roolina on tarjota järjestelmän käyttöoikeuden lisäksi, käyttöönottoon ja käyttöönottoprojektiin liittyvät palvelut, tekninen ylläpito, järjestelmäpäivitykset sekä tarvittava tekninen tuki. Järjestelmän käyttöönottoon tulee sisältyä laajat koulutukset ja perehdytykset pääkäyttäjille.

Hankinnasta pidettiin markkinavuoropuhelu keväällä 2022.

Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi hankinta päädyttiin toteuttamaan neuvottelumenettelyllä.

Hankintayksikkö on tehnyt välipäätöksen (kansliapäällikkö 11.9.2024 § 153) tarjoajien valinnasta neuvottelumenettelyn toiseen vaiheeseen. Tarjoajiksi valittiin NTT DATA Business Solutions Oy, Sympa Oy ja Visma Aquila Oy.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Neuvottelujen perusteella lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille 6.3.2025.

Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin 14.3.2025 ja 17.3.2025.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyyntö liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 800 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Tarjouksia saatiin määräaikaan 7.4.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: NTT DATA Business Solutions Oy ja Visma Aquila Oy.

Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön liitteessä 17 (käytettävyyden arviointi) on todettu seuraavaa:

’’Tarjoajan on tarjottava palvelustaan demoympäristö, jossa arvioijien on mahdollista suorittaa luvussa 3 kuvatut käyttötapaukset. Demoympäristön tulee olla käytettävissä tarjouksen jättämishetkestä alkaen siihen asti, kun lopullinen hankintapäätös on tehty. Tämän jälkeen demoympäristö tulee olla palautettavissa, kunnes hankintapäätös on saanut lainvoiman, sekä saavutettavuusarviointia varten erikseen sovittavana aikana hankittavaksi valitun järjestelmän osalta.’’

Tarjouspyynnössä (s. 15 ja 16) on todettu seuraavaa:

’’Tarjous voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.’’

’’Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset voidaan sulkea tarjouskilpailusta.’’

Visma Aquila Oy:n demoympäristö ei ollut hankintayksikön käytettävissä tarjouspyynnön liitteen 17 mukaisesti tarjouksen jättämishetkestä alkaen, vaan se oli hankintayksikön käytettävissä vasta muutama päivä tämän jälkeen. Visma Aquila Oy jätti tarjouksen 4.4.2025. Tarjousten jättöaika päättyi 7.4.2025 klo 11.00. Testaus oli aikataulutettu tehtäväksi 8.4.2025 klo 8:30, mutta hankintayksiköllä ei ollut pääsyä demojärjestelmään. Hankintayksikkö sai demojärjestelmään pääsyn 9.4.2025 klo 10:14. Hankintayksikkö pääsi tekemään testaukset 10.4.2025. Demojärjestelmän toimimattomuudelle ei ollut hankintayksiköstä johtuvaa syytä.

Edellä kuvattu liitteessä 17 esitetty vaatimus on ollut tarjouspyynnön ehdoton vaatimus, ja tämä vaatimus ei ole toteutunut Visma Aquila Oy:n osalta. Tarjoajia tulee kohdella hankintalain 3 §:n mukaisesti tasapuolisesti hankintamenettelyssä, ja hankintayksikön on noudatettava tarjouspyynnössä asettamia ehtojaan. Visma Aquila Oy on saanut pidemmän ajan tarjouksen saattamiseksi tarjouspyynnön mukaiseksi, kun demoympäristö ei ole ollut käytettävissä tarjouspyynnön liitteen 17 mukaisesti.

Visma Aquila Oy:n tarjous ei ole em. tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

NTT DATA Business Solutions Oy:n tarjouksen todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjouspyynnön mukainen tarjous (NTT DATA Business Solutions Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan IT-palvelujohtajalla on oikeus päättää ICT-palvelutuotannosta ja ICT-hankinnoista sekä niitä koskevista yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

IT-palvelujohtaja, Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin edellä esitetyin perustein, että Visma Aquila Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska sen tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja että HR-järjestelmä hankinnan toimittajaksi valitaan NTT DATA Business Solutions Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534