Tietohallinnon asiakkuuspäällikkö Harri Nevala 5.5.2025:

Turun kaupunginkirjastolla on ollut käytössään kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä (Kellutin) 24.6.2024 lähtien. Sen toimintaa ja henkilökunnan palautetta on seurattu tilastojen ja Teams-keskusteluiden kautta sekä henkilöstöpalavereissa.

Järjestelmälle on käyttöönoton jälkeen havaittu tärkeitä kehittämiskohteita:

1. Kelluttimeen uusi toimipiste lähivarastoa / mediahotellia varten. Lähivarasto/mediahotellikonsepti selkeyttää kirjaston logistiikkaa ja tehostaa kokoelman kiertoa. Uusi toimintayksikkö vähentää logistista työtä, kun ns. tulviva aineisto voidaan ohjata erilliseen tilaan eikä sitä tarvitse siirrellä eri toimipisteiden välillä.
2. Lähetettyjen niteiden päivitys Koha -kirjastojärjestelmään Kelluttimesta. Kellutin suosittelee tiettyjen niteiden siirtämistä toimipisteestä toiseen ja nyt tieto siirrosta viedään manuaalisesti Kohaan. Tiedon pitää näkyä Kohassa, jotta tiedetään, missä kukin nide liikkuu. Tavoitteena on, että tämä tieto siirtyisi Kelluttimesta Kohaan suoraan rajapinnan kautta, ilman manuaalista työvaihetta. Näin vähennetään huomattavasti manuaalista työtä ja työprosessi muuttuu joustavammaksi.

Turun kaupungilla on Weasel Softwaren Oy:n kanssa voimassa oleva sopimus (Kelluvan kokoelman tasapainotustyön hankinta, dnro 9489-2022).

Tietojärjestelmän omistaja kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula puoltaa esitettyä hankintaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan IT-palvelujohtajalla on oikeus päättää ICT-palvelutuotannosta ja ICT-hankinnoista sekä niitä koskevista yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että Turun kaupunki hankkii Weasel Software Oy:tä saadun tarjouksen perusteella kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmän jatkoprojektin. Kustannukset vuonna 2025 ovat enintään 33 740 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-103753 Kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella tilauksella. Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa palvelupäällikkö Kaisa Hypen, puh. 044 907 2943.