Tapahtumapalvelut, kehityspäällikkö Päivi Pohjolainen ja hankintapalvelut, projektipäällikkö Jere Lumikko, 28.4.2025:

​

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia tapahtumien kävijätutkimusten hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.5.2025 (tavoite)–30.4.2027, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 18.3.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1. Yleiset tapahtumien kävijäkyselypalvelut

2. Räätälöidyt tapahtumien kävijäkyselypalvelut

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset yhden (1) palveluntuottajan kanssa per osakokonaisuus.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 18.4.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

1.Yleiset tapahtumien kävijäkyselypalvelut: Salmi Platform Oy ja Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy

2. Räätälöidyt tapahtumien kävijäkyselypalvelut: Salmi Platform Oy ja Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

​

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset.

Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin. Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy:ltä 22.4.2025 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta osakokonaisuus 2:n osalta. Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy:ltä 25.4.2025 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä. Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

​

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin molempien osakokonaisuuden osalta, että halvimman kokonaishinnan antanut tarjoaja saa 50 pistettä ja muut suhteessa halvimpaan. Laatupisteitä voi saada vähimmäisvaatimuksen ylittävien referenssien osalta 20 pistettä ja tapahtumatutkimuksen kuvauksen perusteella 30 pistettä.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai:

1.Yleiset tapahtumien kävijäkyselypalvelut Salmi Platform Oy

2. Räätälöidyt tapahtumien kävijäkyselypalvelut Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy

​

Vertailun perusteet esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1, salassapidettävä).

​

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

​

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari​

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että tapahtumien kävijätutkimushankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.5.2025 (tavoite) – 30.4.2027 valitaan

1.osakokonaisuus: Yleiset tapahtumien kävijäkyselypalvelut Salmi Platform Oy

2.osakokonaisuus: Räätälöidyt tapahtumien kävijäkyselypalvelut Sponsor Insight Finland, Olson ja Puskala Oy

tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen. Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

​

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

​

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

​Lisätiedot: projektipäällikkö Jere Lumikko, 040 184 7328​