IT-hankepäällikkö Reijo Mikkola, IT-pääsuunnittelija Katja Suomela:

Timmi-järjestelmä siirretään tietohallintostrategian mukaisesti SaaS-palveluksi, palvelun kokonaiskustannukset laskevat neljän vuoden aikana noin 20 000 € (alv 0%) SaaS-palveluun siirtymisen myötä.

Turun kaupungilla on Timmi Oy:n kanssa voimassa oleva sopimus (Kehittämis-, ylläpito- ja tukipalvelusopimus, Timmi-järjestelmä, dnro 3574-2008), mikä jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Tietojärjestelmän omistaja asiakkuusjohtaja Johanna Ritvanen puoltaa esitettyä hankintaa.

Perustelut vähäisen muutoksen toteuttamisesta Timmi-järjestelmään:

SaaS-ympäristöön siirtyminen toteutetaan hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisena lisähankintana, jossa alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät ole sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista syistä.

Mahdollisen uuden järjestelmän hankinnasta ja käyttöönotossa tulee lisäkustannuksia integraatioiden toteuttamisessa muun muassa SAP-järjestelmän ja suomi.fi-tunnistautumisen osalta. Oletetut kustannukset liittymien osalta ovat useita kymmeniä tuhansia euroja. Uuden järjestelmän käyttöönotossa kustannuksia tulee muun muassa loppukäyttäjä koulutuksista 2 pv (käyttäjiä 16 kpl) yhteensä 32 htp, migraatiotyöstä uuteen järjestelmään ja mahdollisista järjestelmien räätälöinneistä arviolta 100 000 euroa (noin 120 htp) sekä kaupungin omaa työtä (noin 40 htp). Lisäksi ohjelmisto- ja varusohjelmistolisensseistä aiheutuu kustannuksia vähintään 25 000 euroa/vuosi.

Olemassa olevan Timmi-järjestelmän osalta SaaS-palvelussa edellä mainittuja integraatioita ei tarvitse tehdä eikä niistä muodostu lisäkustannuksia.

Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista myöskään teknisestä syystä.

Timmi-järjestelmä on räätälöity vuosien varrella hankintayksikön eli liikunnan, nuorison, museon ja opetuksen tarpeisiin. Järjestelmästä on useita integraatioita muihin järjestelmiin. Hankintayksikön tavoitteena ei ole uuden järjestelmän hankkiminen, koska vastaavanlaista hankintayksikön tarpeita vastaavaa valmisohjelmistoa ei ole tarjolla. Vain nykyinen toimittaja pystyy teknisesti toteuttamaan sopimusmuutoksen eli SaaS-ympäristöön siirtymisen sen olemassa olevaan järjestelmään.

Sopimuskumppanin vaihtaminen ja uudelleen kilpailutus aiheuttaisi lisäksi merkittävää haittaa Turun kaupungille, koska tämä tarkoittaisi koko tilavarausjärjestelmän kilpailuttamista. Kilpailuttamisen lisäksi uuden järjestelmän hankinta aiheuttaa Turun kaupungin henkilötyön lisäämistä, uuden järjestelmän osaamisen hankintaa sekä näköpiirissä olevan kustannusten nousua. Lisäksi, jos sopimuskumppani vaihdettaisiin tässä vaiheessa, aiheuttaisi se lisäkustannuksia uuden toimittajan perehdyttämisen vuoksi sekä merkittävää haittaa, kun uudella toimittajalla ei ole samankaltaista taustatietoa tietojärjestelmistä kuin nykyisellä kumppanilla.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan IT-palvelujohtajalla on oikeus päättää ICT-palvelutuotannosta ja ICT-hankinnoista sekä niitä koskevista yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että Turun kaupunki hankkii Timmi Software Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Timmi-järjestelmän siirron SaaS-palveluksi sekä ADFS kirjautumisen korvaamisen Entra ID:llä. Muutosprojektin kustannukset vuodelle 2025 ovat enintään 27 951,00 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104730 Konesalin uudistaminen. Jatkuvan palvelun vuosikustannukset ovat vuodesta 2025 alkaen vuosittain 34 656,00 euroa (alv 0 %), kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 - KH/Sovelluspalvelut ID026.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella / tilauksella. Hankintasopimus / Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa IT-pääsuunnittelija Katja Suomela, puh. 040 591 6480