Integraatiojohtaja Minna Sartes, palveluverkkojohtaja Minna Juselius, toiminnanohjausjohtaja Jaakko Ståhlberg ja tilapalvelujohtaja Leevi Luoto 25.3.2025:

Taustaa

Kaupungin strategia ja pormestariohjelma nostavat esiin tavoitteita, joilla on yhtymäkohtia kaupungin käytössä olevan tilaresurssin hallinnalle. Keskeisenä lähtökohtana on asukas- ja asiakaslähtöisyys toiminnan kantavana periaatteena. Lisäksi linjataan, että palvelut ovat helposti ja oikeaan aikaan saavutettavissa, alueelliset monitoimitalot palvelevat eri ikäisiä kohtaamis- ja harrastuspaikkoina ja tilojen käyttöä vahvistetaan koulun ulkopuolella harrastustoiminnassa. ​Kaupungin strategian tukena on useita ohjausasiakirjoja ja tilastrategia on määritelty yhdeksi tällaiseksi ohjausasiakirjaksi. ​

Tilastrategian laadinta on käynnistetty kansliapäällikön asettamispäätöksen pohjalta ja vastuutettu konsernihallinnon yhteisvaikuttavan ohjauksen yksikölle. Valmistelutyön aikana kaupungin strategiahierarkiaan liittyvää terminologiaa on uudistettu, joten tilastrategia -termi on korvattu käsitteellä tilaresurssin hallinnan periaatteet. Valmistelutyötä on tehty yhteistyössä tilapalvelujen ja kaupungin muiden palvelualueiden kanssa, osallistaen myös tilojen muita käyttäjäosapuolia. Osallistamisessa on hyödynnetty mm. haastatteluja, työpajoja, Kerro kantasi -kyselyä ja Yhteiskäyttöiset tilat -palvelumuotoiluprojektia. Näkökulmia ja oppeja on kerätty myös jo toteutetuista yhteiskäyttökohteista ja suunnittelutyössä on huomioitu koulu alustana -toimintamallin konseptointi.

​​Tilaresurssin hallinnan periaatteiden avulla pyritään luomaan edellytyksiä kaupungin tilaresurssin hallintaan kokonaisuutena, Uuden Turun johtamistavoitteiden mukaisesti. Kaupunkitasoiselle tilaresurssin hallinnan periaatteiden uudistamiselle on nähty tarve, sillä kaupunginvaltuuston viimeksi vuonna 2014 hyväksymä ohjausasiakirja ”sisäisen vuokrauksen periaatteet” ja sen ympärille vuosien saatossa muodostuneet toimintatavat eivät sellaisenaan enää tue tilankäytön tehokkuutta tai kaupunkistrategian ja pormestariohjelman tavoitteiden toteutumista.

Sisäisen vuokrauksen periaatteiden mukaisesti tilapalvelut vuokraa nykytilanteessa tiloja palvelukokonaisuuksien käyttöön ja perii tiloista sisäistä vuokraa. Palvelukokonaisuudet hallinnoivat vuokraamiaan tiloja ja edelleen vuokraavat niitä kolmansien osapuolien käyttöön. Lautakunnat määrittelevät tilojen/tilavuorojen vuokrahinnastot. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaupungin tiloja/tilavuoroja vuokrataan kolmansille osapuolille vaihtelevilla käytännöillä, kirjavilla hinnastoilla ja erilaisilla periaatteilla. Kaupungilla ei ole selkeää kokonaisnäkymää tiloihin liittyviin tietoihin, käyttöasteisiin ja kustannuksiin, sillä tietoja ylläpidetään eri paikoissa.

Tilaresurssin hallinnan periaatteet ohjaa Turun kaupungin hallinnassa olevan tilaresurssin käyttöä ja operatiivista tilojen hallintaa. Se ei ota kantaa tilojen omistamiseen tai hankintatapoihin ja sen ulkopuolelle on rajattu asuntoasiat sekä maaomaisuuden hallintaan liittyvät asiat.

Tavoitteet

Tilaresurssin hallinnan periaatteet antaa suuntaviivat kaupungin hallinnassa olevien tilojen monipuoliselle ja tehokkaalle käytölle ja tukee tilahallinnon prosessien yhdenmukaistamista, tehostamista ja laadun parantamista. Uudistettava kaupunkitasoinen toimintamalli tilaresurssin hallinnassa selkeyttää rooleja ja vastuita kaupungin sisällä ja näyttäytyy ulospäin yhdenmukaisena kokonaisuutena, josta kuntalaiset hyötyvät ja yhteisöllisyys sekä elinvoima kasvavat. Tilaresurssin hallinnan kautta tavoitteena on tarjota palvelutuotannon käyttöön mahdollisimman toimivat ja tarkoituksenmukaiset tilat.

Tilaresurssin hallinnan periaatteiden valmistelua ohjaavat tavoitteet ja tulevaisuudessa tavoiteltavat asiat ovat:

-​ ​Tilatiedon keskitetty hallinta:

• Tiloihin liittyvän tiedon hallintaa keskitetään ja kehitetään kaupunkitasoista tiedon hyödyntämistä. Tilakustannukset ja tilatiedot hallitaan keskitetysti tilapalvelujen kautta.

-​​ Ihmislähtöinen palveluverkko:

• Kaupungin omaa palvelutarjontaa rikastetaan mm. kolmannen sektorin palveluilla osoittamalla tiloja laajempaan yhteiskäyttöön.

-​​ Tehokas tilankäyttö:

• Tiloja tarjotaan oman palvelutuotannon tarpeisiin ajallisesti ja määrällisesti sen verran, kun todellinen tarve on. Muina aikoina mahdollistetaan tilojen laajempi hyödyntäminen. Tilojen käytön hallinta keskitetään yhteen paikkaan ja kaikkea vuokraustoimintaa ohjataan tilapalveluorganisaation kautta.

-​​ Toimintaa tukevat tilat:

• Uudet tilat suunnitellaan monikäyttöisiksi. Tiloihin kulkua helpotetaan. Tilojen käyttöä tuetaan kokonaisvaltaisemmalla palvelutarjoomalla, jonka järjestämistä keskitetään tilapalveluorganisaatioon.

Tavoitteiden toteutuminen edellyttää ensisijaisesti kaupungin sisäisten prosessien ja toimintatapojen sekä tiedonhallinnan kyvykkyyksien kehittämistä. Tätä kautta voidaan vaikuttaa tilojen kautta lopulta myös kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden sekä kaupungin elinvoiman edistämiseen.

​Linjaukset

Edellä esitettyjen tavoitteiden toteuttamiseksi on tarpeen tehdä useita eritasoisia muutoksia toimintaan. Tämän tueksi esitetään yhdessä hyväksyttäväksi linjaukset, jotka konkretisoivat, miten tavoitetta kohti edetään.

Linjaukset sisältävät mm. seuraavat asiat:

• Tilojen sisäinen vuokrajärjestelmä poistetaan käytöstä ja sisäinen laskuttaminen lopetetaan.
• Tiloihin liittyvät määrärahat (tilat ja niihin hankittavat palvelut) kohdennetaan tilapalveluille ja tätä kautta parannetaan tilaan liittyvien kustannusten kokonaishallintaa.
• Tiloja osoitetaan kaupungin oman palvelutuotannon tarpeisiin ajallisesti ja määrällisesti todellisen tarpeen mukaan ja muina aikoina vuoroja voidaan jakaa kolmansille osapuolille.
• Kaupungin tiloja avataan käyttöön pääkäytön tarpeiden ulkopuolella sovitettuna alueellisten kysyntätarpeiden mukaisesti.
• Tilojen todellista käyttöastetta seurataan systemaattisemmin.
• Tilojen monipuolista käyttöä tuetaan mm. ketterällä tilojen varausprosessilla sekä pääsynhallinnalla.

Linjaukset on esitetty kokonaisuudessaan liitteessä 1.

Linjausten toteuttamiseksi tarvitaan uusia toimintatapoja tilojen hallinnan ja käytön ympärillä. Toimintatavat määritellään yksityiskohtaisemmin tilaresurssin hallinnan periaatelinjausten hyväksymisen jälkeen yhteistyössä tilapalvelujen, konsernihallinnon ja palvelualueiden välillä ja tarkoituksenmukaisten projektien kautta.

Eteneminen ja tarvittavat resurssit

Kaupunginhallitukselle esitetään, että se hyväksyy tilaresurssin hallinnan periaatteet, joiden kautta tavoitellaan sisäisen vuokrauksen periaatteista luopumista, tilojen ja tilatiedon hallintaan liittyvien roolien muutoksia, tilojen varausprosessin kehittämistä sekä tilakäytön tehostamista.

Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus käynnistää kaupungin tilaresurssin hallintaan ja johtamiseen liittyvät sisäisen kehittämisen projektit. Linjauksia sovelletaan ja testataan ensin valikoiduissa pilottikohteissa. Projektien tuloksena syntyy mm. määritykset tietojärjestelmävaatimuksille ja pohja tietojärjestelmähankinnalle tai -kehittämiselle, suunnitelma avainhallinnan kehittämiselle, toimintamalli tilojen varausprosessiin ja tilojen hinnoitteluperiaatteet sekä niiden suhde toiminta-avustuksiin. Kyseessä on siis laaja kaupunkitasoinen muutos tilojen hallinnassa ja tehtyjen linjauksien konkreettiset ratkaisut tulevat näkymään asukkaille ja tiloja käyttäville toimijoille vasta viiveellä. Näitä suunnitelmia ja toimintamalleja viedään käytäntöön ja toteutetaan vaiheittain noin 2-5 vuoden aikajänteellä.

Tilaresurssin hallinnan periaatelinjausten hyväksyminen ei vielä tuo automaattista muutosta toimintatapoihin tai automaattisesti kumoa olemassa olevia säännöksiä vaan se käynnistää tarkemman toimintamallin suunnittelutyön.

Seuraavan vaiheen kehittämisen kautta muodostetaan konkreettiset ehdotukset toimintatavoista tulevaisuudessa sekä muutostarpeet tilaresurssin hallintaan liittyviin hallintosääntökirjauksiin ja muihin ohjeisiin.

Tilaresurssin hallinnan periaatteiden pohjalta tehtävä jatkovalmistelu tehdään sisäisen kehittämisen kautta, mutta tämä edellyttää määräaikaisesti kohdistettuja lisäresursseja. Tilapalvelujen asiantuntijaresurssia sitoutuu jatkosuunnitteluun merkittävästi ja lisäksi tarvitaan tukea yhteisvaikuttavan ohjauksen palvelualueelta. IT-kehittämisbudjetista tulee allokoida rahaa tietojärjestelmäkehitykselle. Määräaikaisesti nousee tarve myös yhden uuden htv:n kohdistamiseen tilapalvelujen asiakasvastuutehtävään.

Liite 1Tilaresurssin hallinnan periaatelinjaukset

Liite 2Täytäntöönpanosuunnitelma

Liite 3Lupaukset

Oheismateriaali 1Tilaresurssin hallinnan periaatteet, esitysmateriaali

Oheismateriaali 2Tilaresurssin hallinnan periaatteet, raportti

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:​

Ehdotus​Kaupunginhallitus hyväksyy

• liitteen 1 mukaiset tilaresurssin hallinnan periaatelinjaukset,
• liitteen 2 mukaisen täytäntöönpanosuunnitelman ja
• liitteen 3 mukaiset lupaukset

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että tilaresurssin hallinnan periaatteet otetaan huomioon tilahallinnon toimenpiteiden jatkosuunnittelussa ja uuden valtuustokauden asiakirjojen valmistelussa. Linjausten toteuttamista pilotoidaan Pansion, Lausteen, Ilpoisten ja Paattisten kouluissa sekä Paattisten yhteiskäyttötilassa.​

PäätösEhdotus hyväksyttiin.