Kirjastopalvelut, palvelupäällikkö Asko Autio, järjestelmäkoordinaattori Janne Helén, kirjastopalvelusuunnittelija Susanna Kolehmainen, kirjastonhoitaja Eeva Liippo ja informaatikko Anni Mäki-Mantila, IT-palveluiden osuus IT-hankepäällikkö Harri Nevala ja IT-pääsuunnittelija Taru Reuna ja hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen ja hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari 25.3.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt osallistumishakemuksia kirjaston palautus- ja lajitteluautomatiikan hankinnan rajoitettuun kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn.

Hankinnan arvioitu toimitussopimuksen sopimusaika on 1.9.2025-31.5.2026. Hankinnan kohteena olevien laitteiden toimitussopimus on kuitenkin voimassa siihen saakka, kunnes sopimuksen mukaiset toimitukset ovat hyväksytysti vastaanotettu ja sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki velvoitteensa (myös mahdollisen takuuvelvoitteen). Palvelun osalta sopimuskausi alkaa, kun tilaaja on hyväksynyt toimituksen ja sopimus on voimassa toistaiseksi.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinnasta on järjestetty Tilaajan ja yritysten välisiä kahdenkeskisiä markkinavuoropuhelutilaisuuksia keväällä 2024.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.2.2025 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin ja hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 6.3.2025.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle sekä tuotteille asetetut alustavat vaatimukset. Lisäksi osallistumispyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset.

Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa täsmentyy kilpailutuksen myöhemmissä vaiheissa.

Osallistumishakemuksessa ilmoitettiin, että osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn neljä (4) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Valinnat tehdään referenssejä vertailemalla osallistumispyynnön liitteen X. Referenssit mukaisesti.

Hakemukset saatiin määräaikaan 24.3.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Lyngsoe Systems Oy, Mikro-Väylä Oy.

Osallistumispyynnön mukaisesti hakemusten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, 2) hakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) hakemusten vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden hakemukset. hakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan ehdokkaan tulee hakemuksessaan osoittaa tuotteidensa ja palvelunsa täyttävän hankinta-asiakirjoissa esitetyt vaatimukset. Hankintayksikön on suljettava osallistumispyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat hakemukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään osallistumispyyntöä vastaamattoman hakemuksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan osallistumispyynnön vastaisen hakemuksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin hakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Hakemusten vertailu ja valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osallistumishakemuksen jättäneistä valitaan neljä (4) kelpoisuusehdot täyttävää ehdokasta neuvotteluihin ja saamaan varsinaisen tarjouspyynnön, mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä hakijoita ei ole vähemmän. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä osallistumishakemuksia on enemmän kuin valittava määrä, valitaan referensseistään parhaat pisteet saaneet ehdokkaat, kuten liitteessä X Referenssit on esitetty.

Koska osallistumishakemuksia saatiin vähemmän kuin 4 kpl, ei osallistumishakemuksen pisteyttämistä suoritettu.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan IT-palvelujohtajalla on oikeus päättää ICT-palvelutuotannosta ja ICT-hankinnoista sekä niitä koskevista yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin edellä esitetyin perustein, että kirjaston palautus- ja lajitteluautomatiikan hankinnan kilpailullisen neuvottelumenettelyn toiseen vaiheeseen valitaan molemmat osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat Mikro-Väylä Oy ja Lyngsoe Systems Oy osallistumispyynnön mukaisin ehdoin.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: Hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p. 044 282 7705