Projektipäällikkö Sari Holmberg, 17.3.2025:

Asian tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on kilpailuttanut seudulliset kirjastoaineistokuljetukset, Turun kaupungin sisäiset tavara - ja kirjakassikuljetukset ja terminaali- ja välivarastointipalvelut ja tehnyt tarjouskilpailun voittaneen Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa toistaiseksi voimassa olevan hankintasopimuksen (hankintapäätös 28.09.2023 § 30) alkaen 1.11.2023 (kirjakuljetukset) ja alkaen 1.1.2024 (tavarakuljetukset).

Alkuperäisen sopimuskumppanin Hemmon Kuljetus Oy:n on ollut tarpeen suorittaa lisäpalveluja eli tehdä enemmän työntunteja ja varata enemmän välivarastointitilaa, jotka eivät ole sisältynet alkuperäiseen sopimukseen. Turun kaupunki on sanonut sopimuksen irti, siten että se päättyy 31.8.2025. Tästä johtuen hankinta on päätetty kilpailuttaa uudestaan, ja tavoitteena oli saada uusi sopimus voimaan 1.9.2025.

Hankinta kilpailutettiin uudelleen, ja siitä tehtiin keskeytyspäätös (hankintajohtaja 21.2.2025 § 2). Keskeyttämisen syynä oli se, että kaikki saadut tarjoukset osoittautuivat selkeästi hankinnan ennakoitua arvoa kalliimmaksi ja ylittivät hankinnalle varatun vuosibudjetin.

Sopimusmuutos

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi hankintalain 136 §:n 3 momentin muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankinnan keskeytyksen myötä uuden hankinnan kilpailutuksen valmistelu on käynnissä ja sen valmisteluun tarvitaan aikaa. Sopimuskumppanin vaihtaminen lyhyelle sopimuksen pidennyksen ajalle ei ole mahdollista teknisestä syystä. Hankintaan liittyy järjestelmien integraatiota. Näihin integraatioihin menevät toteuttamistyön aika tulisi todennäköisesti olemaan pidempi kuin nyt tehtävän sopimusmuutoksen pituus. Lisäksi integraatioihin ja sopimuksen haltuunottoon liittyvät taloudelliset kustannukset estävät sopimuskumppanin vaihtamisen.

Sopimuskumppanin vaihtaminen lyhyeksi ajaksi aiheuttaisi myös merkittävää haittaa hankintayksikön toiminnalle. Mikäli sopimuskumppani vaihtuisi lyhyelle ajalle, joutuisi hankintayksikkö ottamaan uuden sopimuskumppanin kanssa haltuun palveluun liittyvät prosessit ja rakentamaan palveluun liittyvät integraatiot lyhyeksi ajaksi. Näihin toimenpiteisiin kuluisi merkittävästi hankintayksikön sisäisiä resursseja. Lisäksi sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi turhaan epävarmuutta hankintayksikön palvelutuotannossa, kun sopimuksen haltuunottoon lyhyelle ajalle kohdistuisi mahdollisia epävarmuustekijöitä esimerkiksi järjestelmien toimivuuden näkökulmasta.

Lisäpalvelun hankinta Hemmon Kuljetus Oy:ltä on välttämätöntä Turun kaupungin logistiikkapalvelujen hoitamiseksi ajalla 1.9.2025 – 30.9.2025.

Hankinta tullaan kuitenkin kilpailuttamaan uudelleen siten, että uusi sopimus tulee voimaan lähtökohtaisesti 1.10.2025. Uuden kilpailutuksen valmistelu on käynnissä ja siihen tarvitaan aikaa. Mutta mahdollisten järjestelmämuutosten vuoksi sopimusta ei ole mahdollista saada voimaan ennen yllä mainittua ajankohtaa.

Sopimusmuutoksen arvo ajalle 1.9.2025 – 30.9.2025 on 35 000 euroa (alv 0%). Kuljetuspalveluista maksetaan toteutuneiden pudotusten mukaan. Pudotushintaan on hyväksytty Hemmon Kuljetus Oy:n esittämä 2,7 % korotus.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Edellä mainitun perustein sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan ja 3 momentin mukaan. Alkuperäisen sopimuksen arvo on 192 672,00 euroa (alv 0%) /12 kuukautta ja 770 688,00 euroa (alv 0%) /48 kuukautta.

Hemmon Kuljetus Oy:ltä hankintaan enintään 35 000 euron (alv 0%) arvosta lisäpalvelua liittyen seudullisten kirjastoaineistokuljetusten, Turun kaupungin sisäisten tavara - ja kirjakassikuljetusten ja terminaali- ja välivarastointipalvelujen hoitamiseen ajalle 1.9.2025 – 30.9.2025

Hemmon Kuljetus Oy tekee päivittäin toimituksia, välivarastointia ja terminaalipalveluja koskevaa seurantaa kuukausittaisten tavaramäärien ja välivarastoinnin sekä terminaalipalvelujen kustannusten arvioimiseksi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehtyä sopimusta (7805-2022) muutetaan siten, että sitä jatketaan ajalle 1.9.2025 – 30.9.2025. Hemmon Kuljetus Oy:ltä hankitaan palvelua liittyen seudullisten kirjastoaineistokuljetusten, Turun kaupungin sisäisten tavara- ja kirjakassikuljetusten ja terminaali- ja välivarastointipalvelujen hoitamiseen. Sopimusmuutoksen arvo ajalle 1.9.2025 – 30.9.2025 on enintään 35 000 euroa (alv 0%). Kuljetuspalveluista maksetaan toteutuneiden pudotusten mukaan. Pudotushintaan hyväksytään Hemmon Kuljetus Oy:n esittämä 2,7 % korotus.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella.

Hemmon Kuljetus Oy tekee päivittäin toimituksia, välivarastointia ja terminaalipalveluja koskevaa seurantaa kuukausittaisten tavaramäärien ja välivarastoinnin sekä terminaalipalvelujen kustannusten arvioimiseksi.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Päätös voi muuttua oikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609,

sari.holmberg@turku.fi