Konsernihallinto, asianhallintapäällikkö Sari Suomela 7.3.2025:

Turun kaupunki on 28.1.2025 vastaanottanut opetus- ja kulttuuriministeriön lausuntopyynnön luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle arkistointilaiksi ja laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain muuttamisesta.

Lausunto

Turun kaupunki pitää tärkeänä, että vanhentunut arkistolaki päivitetään vastaamaan tämän päivän toimintaympäristöä. Kannatettavaa on myös, että lausuttavana oleva arkistointilaki on sisällöltään ja terminologialtaan yhdenmukainen tiedonhallintalain ja tietosuojalainsäädännön kanssa.

Lakiesityksen 7 §:ssä säädettäisiin, että viranomaisen on suunniteltava arkistoinnin toteuttaminen osana tiedonhallintaa. On hyvä, että suunnitteluvelvoite on edelleen lakisääteinen tehtävä. Lakiesitykseen ei ole kirjattu määräystä suunnitelman muodosta. Hallituksen esityksessä suunnitteluvelvoitteen katsotaan täyttyvän tiedonhallintalain mukaisilla tiedonhallintamallin kuvauksilla. Tiedonhallintamallissa tiedot kuvataan tietoaineistotasolla, ei asiakirjatasolla. Kansallisarkiston ja tiedonhallintalautakunnan säilytysaikamääräykset ja -suositukset on annettu yksittäisen asiakirjan tasolla. Tiedon elinkaarenhallinnan välineenä tarvitaan jatkossakin nykyisiä tiedon elinkaarenhallintavälineitä.

Voimassa olevassa arkistolaissa arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle, joka määrää kuka viran- tai toimenhaltija johtaa arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Lakiehdotuksessa ei ole kirjausta arkistotoimen vastuiden hoitamisesta, vaan vastuiden määrittely vaatimus tulee kuntalaista ja tiedonhallintalaista. Toivomme, että arkistointilakiin kirjattaisiin määräys arkistotoimen suunnittelu- ja toteutusvastuun määrittelystä ja että tehtävää tulee hoitaa riittävällä ammattitaidolla ja asiantuntemuksella.

Kunnille annetaan mahdollisuus siirtää arkistoitavat asiakirjansa kansalliseen arkistotietovarantoon. Mahdollisuus on kannatettava. Palvelun hyötyjä on esityksessä perusteltu järjestelmäkustannusten kautta. Kuntien aineistosta kuitenkin vain pieni osa on määrätty arkistoitavaksi. Tarve rakentaa, kehittää tai hankkia omia pitkäaikaissäilytykseen tähtääviä järjestelmiä jää edelleen olemaan.

Lakiehdotuksen § 21 on kirjattu mahdollisuus siirtää arkistoitavat asiakirjat kansalliseen arkistotietovarantoon jo asiakirjojen säilytysvaiheessa. Viranomaisen päätösvallassa on ratkaista, koska asiakirjojen säilytysaika varsinaiseen käyttötarkoitukseen päättyy ja asiakirjat joko tuhotaan tai arkistoidaan. Koska yhtenäistä näkemystä esimerkiksi kuntien asiakirjojen arkistointivaiheen alkamisesta ei ole, on todennäköistä, että kunnat määrittelevät arkistointivaiheen alkamisen kukin omalla tavallaan. Samaa aineistoa saattaa näin ollen olla sekä arkistoituna kansalliseen arkistotietovarantoon että säilytyksessä Kansallisarkistossa erillisellä sopimuksella kuntien erilaisista tulkinnoista riippuen.

Kunnilla on velvollisuus siirtää tietoaineistojaan kansallisiin tietovarantoihin ja näistä tehdään lakiehdotuksen mukaan tietosiirtoja kansalliseen arkistotietovarantoon. Jotta vältytään tiedon moninkertaisesta säilyttämisestä ja arkistoinnista, tulee kuntien velvollisuus säilyttää ja arkistoida samat tiedot arvioida uudelleen.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin antaa​ opetus- ja kulttuuriministeriölle edellä olevan lausunnon luonnoksesta​ hallituksen esitykseksi eduskunnalle arkistointilaiksi ja laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain muuttamisesta.

​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö