Tilapalveluiden kalusteasiantuntija Mira Hiltunen, hankintapalveluiden hankinta-asiantuntijat Samu Laaksonen ja Liisa Yli-Yrjänäinen, 13.2.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia kalusteiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien, Pöytyän, Oripään, Nousiaisten, Salon, Paimion, Naantalin, Mynämäen ja Raision kuntien / kaupunkien sekä Turun ammattikorkeakoulu Oy:n, Turun Taito-Kampus Oy:n, Koy Turun monitoimitilojen, Koy Härkätien päiväkodin ja Turun konservatorion käyttöön ajalle 1.4.2025 (tavoite)–31.3.2028, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.4.2028 - 31.3.2029 ja 1.4.2029 - 31.3.2030.

Turun Ammattikorkeakoulu Oy ei ole mukana varhaiskasvatuksen kalusteissa ja Turun konservatorio Oy ei ole mukana varhaiskasvatuksen kalusteissa eikä työympäristö- ja julkitilakalusteissa.

Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen:

1) Oppimistilojen kalusteet

2) Varhaiskasvatuksen kalusteet

3) Työympäristö- ja julkitilakalusteet

4) Kierrätyskalusteet

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinnasta on järjestetty markkinavuoropuhelutilaisuudet yrityksittäin syyskuussa 2024 sekä tarjouspyyntöluonnos oli kommentoitavana tietopyyntönä marraskuussa 2024.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 2.12.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 19.12.2024. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 19.12.2024 ja 16.1.2025. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 22.1.2025 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 2,4 milj. €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus osa-alueittain. Osa-alueisiin 1–3 valitaan kaksi (2) tavarantoimittajaa osa-alueittain ja näitä käytetään etusijajärjestyksessä perustelluista syistä. Osa-alueeseen 4 valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset ja kriteerit täyttävät toimittajat.

Tilaaja kalustaa rakennuksen sen sopimustoimittajan kalusteilla, minkä sopimus koskee rakennuksen pääasiallista tarkoitusta (esim. päiväkoti kalustetaan varhaiskasvatuksen kalusteiden sopimustoimittajan kanssa, vaikka sisältäisi työhuoneita).

Tilaaja jättää itselleen oikeuden kilpailuttaa ensikertaisen kalustuksen hankinnat, joiden arvioitu arvonlisäveroton arvo ylittää 100 000 €. Pääsääntöisesti kuitenkin käytetään tätä sopimusta.

Satunnaisia hankintoja voidaan mm. saatavuustekijöiden johtuen tai projekti- sekä kehittämishankkeisiin liittyen tehdä vähäisessä määrin myös muilta Toimittajilta.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 22.1.2025 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta osa-alueittain:

1)Oppimistilojen kalusteet: Isku Spaces Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj, Vepsäläinen Oy

2)Varhaiskasvatuksen kalusteet: Kuopion Woodi Oy, Lekolar-Printel Oy, Niemen tehtaat Finland Oy, Tevella Oy

3)Työympäristö- ja julkitilakalusteet: Duo Interior Oy, Input Interior Oy, Isku Spaces Oy, Martela Oyj, Modeo Oy, Offistore Oy, Vepsäläinen Oy

4)Kierrätyskalusteet: Duo Interior Oy, Input Interior Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj, Offistore Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnössä on asetettu seuraava soveltuvuusvaatimus:

’’Tarjoajan edellisen kahden (2) viimeksi vahvistetun tilikauden (12 kuukautta) liikevaihdon tulee kumpanakin tilikautena olla ollut vähintään kaksi (2) miljoonaa euroa.

Mikäli tarjoaja on sellainen uusi yritys, ettei sillä ole saatavilla vielä viimeksi vahvistettua tilinpäätöstä, voi tarjoaja osoittaa, että se muulla tavoin täyttää asetetun vaatimuksen esimerkiksi siten, että tarjoajan keskimääräinen liikevaihto tarjoajan toiminta-ajalta täyttää asetetun vaatimuksen. Tarjoajan on esitettävä erillinen selvitys siitä, miten asetettu vaatimus täyttyy.’’

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnissa hankintayksikkö on todennut, ettei Isku Spaces Oy:llä ole ollut edellisten kahden vuoden aikana tarjouspyynnössä vaadittua kahden (2) miljoonan euron liikevaihtoa. Isku Spaces Oy ei ole antamassaan selvityksessään esittänyt, miten se täyttäisi tarjouspyynnössä asetetun liikevaihtovaatimuksen viimeksi vahvistetun kahden tilikauden osalta. Isku Spaces Oy on rekisteröity kaupparekisteriin 14.2.1990, ja sillä on ollut myös saatavilla kaksi viimeksi vahvistettua tilinpäätöstä, jolloin se ei ole voinut tarjouspyynnön ehtojen mukaan osoittaa täyttävänsä liikevaihtovaatimusta muulla tavoin.

Isku Spaces Oy ei täyttänyt tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, minkä vuoksi Isku Spaces Oy suljetaan hankintalain 83 §:n mukaisesti tarjouskilpailusta. Isku Spaces Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Muut tarjoajat täyttävät tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Osa-alue 1 Oppimistilojen kalusteet

Tarjouspyynnön mukaan positioon 1.3. on tullut tarjota Oppilaspöytä laatikolla 600–700 x 500-600 mm, korkeuden säätö välillä 640-760 mm. Vepsäläinen Oy:n tarjouksessa positioon 1.3. tarjottu oppilaspöytä ei täytä vaatimusta.

Vepsäläinen Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan osa-alueen 1 osalta.

Osa-alue 2 Varhaiskasvatuksen kalusteet

Lekolar-Printel Oy

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.9. on tullut tarjota Työtuoli aikuisille. Tarjouspyynnössä ollut vaatimus koskien tuotekortteja: 2) Tuotekuva ja/tai luonnospiirros, joka vastaa muodoltaan ja mitoiltaan tarjottua tuotetta. Lekolar-Printel Oy:n tarjouksessa positioon 2.9. tarjotun työtuolin tuotekortissa oleva tuotekuva ei täsmää tarjottuun tuotteeseen.

Kuopion Woodi Oy

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.9. on tullut tarjota Työtuoli aikuisille, pyöreä kevyesti pehmustettu istuin. Kuopion Woodi Oy:n tarjouksessa positioon 2.9. tarjottu työtuoli ei täytä vaatimusta.

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.21. on tullut tarjota Nojatuoli, jonka leveys on väliltä 765–935 mm. Kuopion Woodi Oy:n tarjouksessa positioon 2.21. tarjottu nojatuoli ei täytä vaatimusta.

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.25. on tullut tarjota Lattiatyynyt ja vaunu, jotka ovat istuinkalusteita. Istuinkalusteiden hankauskestävyyden tulee olla vähintään 100 000 martindalea. Kuopion Woodi Oy:n tarjouksessa positioon 2.25. tarjottu tyyny ei täytä vaatimusta.

Tarjouspyynnön mukaan tarjoukseen on liitettävä tuotekortit kaikista

tarjotuista tuotteista sisältäen vähintään alla kuvatut tuotetiedot tarjotusta tuotteesta; lataa tuotekortit tähän kohtaan yhtenä PDF-tiedostona.

1) Tuotteen nimi ja tunnistetiedot (= sama kuin tarjoajan omassa tarjouksessa)

2) Tuotekuva ja/tai luonnospiirros, joka vastaa muodoltaan ja mitoiltaan tarjottua tuotetta

3) Tuotteen oleelliset mitta- ja materiaalitiedot sekä mahdolliset säätömahdollisuudet

4) Tiedot liittyen kaikkiin tilaajan hintaliitteellä ilmoittamiin vaatimuksiin

Tarjoajan on ilmoitettava tuotekortilla kaikki edellä mainitut (=kohdat 1–4) ko. tuotetta koskevat tiedot. Tuotteille ilmoitettujen määritysten kopioiminen tarjotun tuotteen tuotetiedoiksi ei ole sallittua.

Tuotekorteilla saa olla yksi tuote per sivu merkittynä hintaliitteessä olevalla tuotteen positionumerolla. Tuotekortit tulee olla positionumerojärjestyksessä tiedostossa. Pois lukien tuotekokonaisuudet, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen

(tällöin merkittävä ko. kalusteiden positionumerot selkeästi ja yksiselitteisesti).

Niemen Tehtaat Finland Oy

Niemen tehtaat Finland Oy:n positioiden 2.1, 2.2, 2.3, 2.11, 2.18 ja 2.26 tuotekorteissa tuotteiden ominaisuudet ja / tai mitat ovat epäselvästi esitetty, joten ei voida varmistaa tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuutta.

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.7. on tullut tarjota liikuteltava työpiste aikuisille, jonka korkeus tulee olla 730–770 - 1100–1250 mm väliltä. Niemen Tehtaat Finland Oy:n tarjouksessa positioon 2.7. tarjottu työpiste ei täytä vaatimusta.

Tarjouspyynnön mukaan positioon 2.21. on tullut tarjota Nojatuoli, jonka leveys on väliltä 765–935 mm. Niemen Tehtaat Finland Oy:n tarjouksessa positioon 2.21. tarjottu nojatuoli ei täytä vaatimusta.

Lekolar-Printel Oy:n, Kuopion Woodi Oy:n ja Niemen Tehtaat Finland Oy:n tarjoukset eivät täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia, minkä vuoksi ne tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä niitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan osa-alueen 2 osalta.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä osa-alueiden 1 ja 3 valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin osa-alueittain seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 70.

Halvin tarjottu hinta euroissa, vertailussa enimmäispisteet 70. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan

(halvin / vertailtava hinta x 70).

2. Laatu, enimmäispisteet 30. Tarjoajan saamat laatupisteet lasketaan yhteen.

5 pistettä hiilijalanjälkilaskenta (Scope 1 ja 2)

3 pistettä hiilijalanjälkilaskenta (Scope 3)

3 pistettä metsänhoito

6 pistettä ympäristömerkit

5 pistettä tarjoajan code of conduct

3 pistettä tarjoajan toimittajien code of conduct

5 pistettä uusiomateriaalit

Osa-alue 1 Oppimistilojen kalusteet

Osa-alue 3 Työympäristö- ja julkitilojen kalusteet

Tarjouspyynnössä osa-alueen 4 valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset ja kriteerit täyttävät tarjoajat:

Osa-alue 4 Kierrätyskalusteet

Duo Interior Oy, Input Interior Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj ja Offistore Oy.

Hankinnan keskeyttäminen osa-alue 2:n osalta

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.

Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Oikeuskäytännössä hyväksyttäväksi perusteeksi on katsottu vain yhden hyväksyttävän tarjouksen saaminen (ks. esim. MAO 209/19).

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn osa-alueen 2 varhaiskasvatuksen kalusteiden osalta hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, ettei tarjouskilpailuun ole saatu kuin yksi hyväksyttävä tarjous ja riittävää vertailua hintojen tai muiden ominaisuuksien kesken ei voida tehdä. Hankintamenettelyssä ei ole syntynyt todellista kilpailua.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteesta uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että

-Isku Spaces Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia,

-Vepsäläinen Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 1 osalta, koska sen tarjous on tarjouspyynnön vastainen,

-Lekolar-Printel Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 2 osalta, koska sen tarjous on tarjouspyynnön vastainen

-Kuopion Woodi Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 2 osalta, koska sen tarjous on tarjouspyynnön vastainen

-Niemen Tehtaat Finland Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 2 osalta, koska sen tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja

-hankinnan osa-alue 2 varhaiskasvatuksen kalusteet keskeytetään hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi; hankintamenettelyn keskeyttäminen osa-alue 2:n osalta ei vaikuta hankintapäätöksen täytäntöönpanoon muiden osa-alueiden osalta.

Lisäksi päätin edellä esitetyin perustein, että kalusteiden hankinnan toimittajaksi ajalle 1.4.2025(tavoite)-31.3.2028 valitaan osa-alueittain alla mainitut yritykset tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

1) Oppimistilojen kalusteet: 1. Lekolar-Printel Oy, 2. Martela Oyj

3) Työympäristö- ja julkitilakalusteet: 1. Martela Oyj, 2. Input Interior Oy

4) Kierrätyskalusteet: Duo Interior Oy, Input Interior Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj, Offistore Oy

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntijat Samu Laaksonen p. 040 4828 852 ja Liisa Yli-Yrjänäinen p. 044 907 5216