Erityisasiantuntija, Katariina Wirén ja hankintapalvelun osuus, projektipäällikkö Pekka Lång 02.12.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin Hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia matkatoimistopalveluista Turun kaupungin, Turun vesihuolto Oy:n ja TVT-asunnot Oy:n käyttöön ajalle 1.1.2025 (tavoite) - 31.12.2027, jonka jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.1.2028 - 31.12.2028 (optio).

Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan, joka toteuttaa sekä osa-alueen yksi että kaksi mukaiset palvelut.

Matkatoimistopalveluilla tarkoitetaan matkanvälityspalveluita, jotka käsittävät liikematkustukseen liittyvät tuotteet / palvelut siinä laajuudessa kuin Tilaaja niitä tarvitsee. Kyseessä on kokonaisvaltainen matkojen hallinta- ja hankintapalvelu, joka sisältää sekä kotimaisen että ulkomaisen matkustuksen tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyn mukaisesti. Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden Palveluntuottajan kanssa.

Matkustuspalveluita käyttävät kaupungin henkilöstö, luottamushenkilöt sekä sisäiset ja ulkopuoliset asiakkaat. Palveluita tarvitaan myös oppilaiden ja opiskelijoiden leirikouluihin ja ulkomaan vaihtoihin liittyvään matkustukseen.

Palvelua tulee tuottaa suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Hankinnan ennakoituun arvoon 800 000 € on laskettu mukaan hankittavan online-palvelun ja henkilökohtaisen palvelun ennakoitu arvo sekä tilaajan liikematkustukseen liittyvien tuotteiden/palvelujen (esim. matkaliput ja majoituspalvelut) hankinnan ennakoitu arvo.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinnasta järjestettiin markkinavuoropuhelu 06/2024.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 15.10.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitukset 28.10.2024, 21.11.2024 ja 25.11.2024 hankintayksikön toimesta.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 200 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Tilaus tehty onlinejärjestelmällä

2) Tilaus tehty henkilökohtaisella palvelulla (sähköposti tai puhelin).

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 28.11.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta osakokonaisuuteen 1 ja 2. CWT Finland Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että

Tilaus tehty onlinejärjestelmällä

Hinta 98 pistettä

Laatu 2 pistettä

Tilaus tehty henkilökohtaisella palvelulla (sähköposti tai puhelin)

Hinta 92 pistettä

Laatu 8 pistettä

Tarjousten vertailua ei tehty, koska saatiin vain yksi tarjous.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ICT-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

hankintajohtaja, Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että matkatoimistopalvelu hankinnan toimittajaksi ajalle 1.1.2025–31.12.2027 valitaan CWT Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534