Vapaa-ajan palvelukokonaisuus: liikuntapalvelupäällikkö Esko Halonen, liikuntapalveluvastaava Wilma Kangasluoma, projektipäällikkö Saija Kultala. liikuntapalveluvastaava Roosa-Mari Neitola ja konsernihallinnon hankintapalvelut projektipäällikkö Sari Holmberg, 4.11.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt osallistumishakemuksia dynaamiseen toimittajarekisteriin koskien harrastamisen ohjaamista Turun kaupungin asukkaille. Toimittajarekisteri avattiin ensimmäisen kerran keväällä 2023. Toimittajarekisteriin tuolloin hyväksytyillä palveluntuottajilla /ohjaajilla oli mahdollisuus päivittää osallistumishakemustaan tai jättää kokonaan uusi osallistumishakemus osallistumispyynnössä ja sen liitteissä määritellyin ehdoin. Uusilla palveluntuottajilla/ ohjaajilla oli myös mahdollisuus hakeutua toimittajarekisteriin.

Hankintamenettelynä käytettiin hankintayksikön itse kehittämää hankintamenettelyä, dynaamista toimittajarekisteriä. Hankintamenettelyksi valittiin toistaiseksi voimassa oleva dynaaminen toimittajarekisteri, jotta voidaan varmistaa harrastusten ohjaajien saatavuus kaupungin eri asukaskohderyhmien käyttöön. Samalla haluttiin mahdollistaa kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttävien palveluntuottajien ja ohjaajien pääsy toimittajarekisteriin.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) liitteen E mukaisena palveluhankintana julkaistiin 26.9.2024 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä TED-tietokannassa http://ted.europa.eu. Osallistumispyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Dynaamisen toimittajarekisterin osallistumispyynnön kohteina olivat seuraavat osakokonaisuudet:

Liikkumaan aktivointiosaston ohjaustoiminta:

Osakokonaisuus 1 Leikkipuistojumpat

Osakokonaisuus 2 Kuntovoitas ryhmäliikunta

Osakokonaisuus 3 Seniorirannekelaisten ohjatut liikuntatoiminnot (+65 v)

Osakokonaisuus 4 Ikääntyneiden voima# ja tasapainoharjoittelutoiminta (VoiTas#tehoryhmät)

Ehdokkaalla oli mahdollisuus jättää osallistumishakemus yhdestä tai useammasta ohjaajasta. Osallistumishakemus tuli jättää ohjaajakohtaisesti.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin ehdokkaalle

asetetut soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

Kyseessä oli käänteinen kilpailutus eli "ranskalainen urakka". Harrastamisen ohjauksesta ja siihen liittyvästä mahdollisesta valmistelutyöstä maksettavat korvaukset ilmoitettiin osallistumispyynnössä jokaisen osakokonaisuuden osalta erikseen. Osallistumispyynnössä kuvattiin myös pisteytettävät laatuvaatimukset.

Koko toimittajarekisterihankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on noin 3 000 000,00 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen puitesopimus jokaisessa osakokonaisuudessa kaikkien soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävien palveluntuottajien tai ohjaajien kanssa alkaen 1.1.2025. Palvelun suorittamisesta sovitaan erillisellä ostopalvelusopimuksella. Ohjaajalla/palveluntuottajalla tulee olla valmius aloittaa palvelun tuottaminen 1.1.2025, ellei perustellusta syystä sovita toisin.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 31.10.2024 klo 11.00 mennessä liitteessä 1 mainituilta palveluntuottajilta ja ohjaajilta (uudet osallistumishakemukset merkitty tummemmalla).

Osallistumispyynnön mukaisesti osallistumishakemusten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:

1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

2) osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja

3) osallistumishakemusten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin osallistumispyynnössä ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä osallistumispyynnössä heille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden osallistumishakemukset. Osallistumishakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamiensa tuotteiden olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin osallistumishakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Osallistumishakemusten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osallistumishakemuksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Sopimustoimittajiksi valitaan jokaisessa osakokonaisuudessa kaikki soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävät ohjaajat. Saatujen osallistumishakemusten perusteella tarjotut ohjaajat pisteytetään paremmuusjärjestykseen osallistumispyynnössä (kohdassa hankinnan kohteen kriteerit) esitetyn pisteytyksen mukaan. Ohjaajat saavat sopia ohjauksista saamiensa pisteiden mukaisessa järjestyksessä, siten että korkeimmat pisteet saanut ohjaaja saa neuvotella ohjattavista harrastuksista ensimmäisenä. Tasapisteissä olevien ohjaajien järjestys ratkaistaan arpomalla.

Tilaajalla on kuitenkin oikeus poiketa etusijajärjestyksestä palvelun kohderyhmän tarpeet huomioiden. Myös ohjaajan kielitaito vaikuttaa ohjaajan valintaan, mikäli tarve on muun kuin suomenkieliselle ohjaajalle.

Tasapisteet saaneiden ohjaajien/palveluntuottajien etusijajärjestys on arvottu.

Tarjousten vertailun ja arvioinnin suoritti Turun kaupungin asiantuntijaryhmä.

Esitämme että, toimittajarekisteriin hyväksytään liitteessä 1 mainitut palveluntuottajat ja ohjaajat. Liitteessä on nähtävissä myös palveluntuottajien ja ohjaajien kokonaispisteet sekä etusijajärjestys.

Liite 1   Vertailutaulukko osakokonaisuuksittain

Liite 2    Arvontapöytäkirja

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 80 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konser-nihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintajohtajalle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä pois lukien ict-hankinnat.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätin edellä esitetyin perustein, että toimittajarekisteriin valitaan liitteessä 1 esitetyt palveluntuottajat ja ohjaajat osallistumispyynnön ja osallistumishakemuksen mukaisin ehdoin. Tällä kierroksella osallistumishakemuksen lähettäneet ohjaajat on merkitty taulukkoon tummemmalla.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen puitesopimuksen ja ostopalvelusopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609