Kaupunkiympäristötoimiala, Luvat ja valvonta, Pysäköinninvalvonta ja ajoneuvosiirrot: valvontakoordinaattori Andreas Nikitin, Yhteisten palvelujen hankintapalvelujen vastuualue: projektipäällikkö Pekka Lång ja Tietohallinto: IT-hankepäällikkö Esa-Ville Vanhatupa 1.11.2024:

Hankinnan tausta

Tällä hetkellä on käytössä moniohjelmajärjestelmä pysäköintivirhemaksujen ja ajoneuvosiirtojen hallintaan.

Pysäköinninvalvonnassa on tarkastussovellutuksena Vincitin IntoParking ja taustajärjestelmänä Fujitsun toimittama Helga.

Ajoneuvosiirroissa kirjaukset tehdään Geometrixin Mobilenote ohjelmalla ja taustajärjestelmänä toimii Fujitsun Siiri.

Nykyiset järjestelmät eivät keskustele keskenään ja etenkin taustajärjestelmät ovat vanhentuneet. Toimistopuolen taustajärjestelmät Helga ja Siiri toimivat Microsoft Access 2010 -pohjalla ja se ei ole siirrettävissä uudempiin järjestelmiin.

Keskeisin tavoite on työn tehokkuuden lisääminen eli helpotetaan ja vähennetään käsin/manuaalisesti tehtävää työtä, jolloin voidaan keskittyä itse asiaosaamiseen.

Hankinta kytkeytyy kaupunkistrategiaan. Se lisää pysäköinninvalvonnan digitalisaatiota, helpottaa asiakaspalvelua (oikaisuvaatimus verkossa, josta näkee myös kuvat), mahdollistaa sähköisten lupajärjestelmien hyödyntämisen.

Sisältöä ja tavoitteita ohjaavat kaikki pysäköinninvalvontaa säätelevät lait, henkilörekisterejä käsittelevät lait, perintälaki, kirjanpitolaki, hallintolaki ja mahdollisesti myös lait ajoneuvojen siirroista. Palvelussa käsitellään henkilötietoja.

Sisäiset kohderyhmät: pysäköinnintarkastajat, pysäköintivalvonnan toimistohenkilökunta, valvontakoordinaattori ja valvontapäällikkö, ajoneuvosiirrot, asiakaspalvelu ja poliisi.

Ulkoiset: Pysäköinninvalvonnan asiakkaat

Tavoitteena on pysäköinnintarkastajien ja ajoneuvosiirtojen työn nopeuttaminen ja monien toimintojen automatisointi, kuten huomautusten ja useiden virhemaksujen (hinauskelpoisuuden) automaattinen ilmoittaminen ajoneuvosta, valvonta-alueiden ja lupien näkyminen suoraan sovellutuksessa.

Toimistohenkilökunnan osalta tavoitteena on nopeuttaa ja yksinkertaistaa oikaisuvaatimusprosessia sekä automatisoida laskutusta ja perintää. Asiakkaiden kannalta koko virhemaksun avoimuus, josta voi verkosta käydä katsomassa saamaansa virhemaksua tilanteesta otettuine kuvineen ja tehdä halutessaan asiasta oikaisuvaatimus.

Turun kaupunki on kilpailuttanut IT-kehittämisen ja -ylläpidon palvelut dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553–2021).

Turun kaupungin Hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia Turun kaupungin pysäköinninvalvonnan kokonaisjärjestelmästä kaupunkiympäristötoimiala, Luvat ja valvonta, Pysäköinninvalvonta ja ajot käyttöön ajalle 01.11.2024 (tavoite)-31.10.2028.

Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Tarjouspyyntö lähetettiin 03.09.2024 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille. Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 16.09.2024.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen johtaisi palveluiden kannalta hallitsemattomaan tilanteeseen, jota ei palvelun kriittisyyden vuoksi olisi mahdollista koordinoida turvallisesti säilyttäen samalla palvelun toimivuus. Jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin sekä osapuolten vastuisiin ja vastuiden seurantaan merkittäviä haasteita. Hankinnan Sopimushallinta tulisi teknisesti erittäin raskaaksi ja kalliiksi, ja jakaminen vaarantaisi sopimuksen asianmukaisen seurannan. Sopimuksen jakaminen osiin heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä, koska hankinta voisi jakautua usealle toimittajalle heikentäen sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 24.09.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta/toimittajilta: Fujitsu Finland, OneByte Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran/palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Fujitsu Finland Oy:ltä 25.09.2024 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Fujitsu Finland Oy:ltä 11.10.2024 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Fujitsu Finland Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

1.​ ​ ​ Hinta 60 p

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että hintapisteiden maksimi on 60 pistettä. Pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet (60).

Tarjouspyynnössä pyydettiin järjestelmän kuukausihinta, järjestelmän käyttöönottohinta, hinta käyttövolyymien ylitykselle ja tuntihinta jatkokehitykselle.

Kuukausihinta pitää sisällään palveluhallinnan tarjouspyynnön edellyttämässä laajuudessa:

• Tuki- ja ylläpitopalvelun
• Pilvipalvelualustan
• Turun kaupungin ilmoittaman käytön volyymin
• Pysäköinnintarkastajat ja ajoneuvojensiirto, 20 henkilöä
• Pysäköinninvalvonnan toimisto, 4 henkilöä
• Valvoja (toimistokäyttö), 1 henkilö
• Poliisi, 10 henkilöä
• Vuosittainen pysäköintivirhemaksumäärä 40 000 virhemaksua

Käyttöönottohinta pitää sisällään kaikki käyttöönottoon liittyvät kustannukset, mukaan lukien:

• Käyttökoulutus
• Asennus
• Toimitus
• Tietosuojan vaikutusten arvioinnin tekemisessä avustaminen

Käyttövolyymien ylitykset

• Asiakas on ilmoittanut palvelun eri käyttäjien määrät sekä virhemaksun arvioidun vuosittaisen volyymin. Tarjouspyynnössä on pyydetty hinnat näiden käyttövolyymien ylityksille.

Järjestelmän kokonaishinta laskettiin 48 kk yli.

Jatkokehityksen hinta laskettiin 300 tunnin mukaan tarjoajan ilmoittaman tuntihinnan perusteella.

2.​ ​ ​ Laatu 40 pistettä

• Projektisuunnitelma, 80 pistettä
• Sovelluskuvaus, 40 pistettä
• Yksittäiset laatupisteet, 26

Tarjoajan yhteispisteet skaalattiin siten, että korkeimmat yhteenlasketut laatupisteet saanut tarjoaja sai 40 pistettä. Muiden pisteet suhteutettiin seuraavalla kaavalla: tarjoajan saamat laatupisteet eli tarjottu arvo / korkeimmat saadut laatupisteet eli suurin annettu arvo * maksimipisteet (40 pistettä).

Tarkemmat arviointipisteiden perusteet on kuvattu tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteissä.

Liite 1​Pisteytys projektisuunnitelma ja sovelluskuvaus tietohallinto​

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

​

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Fujitsu Finland Oy.

Valvontapäällikkö Tommi Hietanen puoltaa päätöstä.

Ehdotus​Esitämme, että edellä esitetyin perustein Turun kaupungin Pysäköinninvalvonnan kokonaisjärjestelmä hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 1.11.2024 (tavoite)-31.10.2028 valitaan Fujitsu Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että edellä esitetyin perustein Turun kaupungin Pysäköinninvalvonnan kokonaisjärjestelmä hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 1.11.2024 (tavoite)-31.10.2028 valitaan Fujitsu Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa projektipäällikkö Pekka Lång, p. 040​ 635 0534.