Turun kaupunki§Päätöspöytäkirja1
Konsernihallinto 
Kansliapäällikkö18028.10.2024 

12092-2020 (00 01 05, 02 08 00, 00 04 01, 02 05 01)

DigiOne yhteistyösopimuksen muuttaminen

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

 

Kansliapäällikkö antoi kasvatus- ja opetusjohtajalle DigiOne-ohjausryhmän jäsenenä tehtäväksi etsiä neuvotteluratkaisua DigiOne-hankkeen jatkamiseksi (30.5.2024 109 §, dnro 12092-2020).

 

Espoo ja Tampere ovat poistuneet hankkeesta touko-kesäkuussa 2024. Espoon ja Tampereen poistuminen hankkeesta käynnisti sopimuksen mukaisen neuvottelumenettelyn. Tällä hetkellä käynnissä ovat neuvottelut Espoon ja Tampereen kanssa siitä, mitä kyseiset kunnat ovat velvollisia suorittamaan hankkeesta poistumisensa vuoksi samoin kuin kyseisille kunnille kuuluvista immateriaalioikeuksista.

 

Vantaa, Oulu, Turku ja Lahti ja Jyväskylä (nämä viisi kuntaa jäljempänä Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat) ovat kesän ja alkusyksyn aikana käyneet Tieran kanssa neuvotteluja hankkeen jatkosta. Neuvotteluissa on saavutettu neuvottelutulos sopimuksesta, jolla sovitaan yhteistyösopimuksen muuttamisesta ja jolla valtuutetaan Tiera ottamaan kokonaisvastuu DigiOnen ICT-kehitystyöstä sekä toteuttamaan DigiOne-hankkeessa määritelty perusopetuksen versio 2.0, 2.1 sekä lukion versio 3.0 ja hankkeessa toteutettava viimeinen versio 3.1. Sopimus on nimetty seuraavasti: ”DigiOne hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus” (jäljempänä Toimitussopimus).

 

Toimitussopimuksen keskeinen sisältö

 

Toimitussopimuksen ydinsisältö on seuraava

 

-

Tiera ottaa vastatakseen ICT-kehitystyöstä ja sitoutuu tekemään jäljellä olevan DigiOne ICT-kehitystyön (versioissa 2.0, 2.1, 3.0 ja 3.1) edelläkävijäkunnille laskennallisella budjetilla kiinteähintaisesti 8,4 M€, josta vähennetään hankkeen muihin tehtäviin varattu 390 t€.

 

 

 

 

-

Viimeisen luovutettavan version 3.1 kehitystyön tulee aikataulun mukaan olla valmis 30.11.2025 ja kuntien hyväksyntätestauksen tulee olla suoritettu vuoden 2025 viimeisen kvartaalin aikana.

 

 

 

-

Päätöksentekovalta ICT-kehitystyöstä ja ICT-kehitystyön budjetin käytöstä ja käytön määrittelystä siirtyy hankkeen ohjausryhmältä Tieralle ja suuri osa merkittävistä päätöksistä hankkeessa edellyttää jatkossa Tieran hyväksyntää. ICT-kehitystä toteutetaan kuntien määrittämien asiakasvaatimusten mukaisesti.

 

 

 

 

 

-

DigiOne -hankkeen Turun jäljellä oleva rahoitusosuuden maksusitoumus 1.9.2024 jälkeen muodostuvista kustannuksista on noin 733 353 euroa (Liite 3). Lisäksi syntyy kustannuksia toimitus-, yhteistyö- ja palvelusopimuksen mukaisesti mm. käyttöönottoprojektista, kehityksen ja käyttöönoton aikaisista ylläpito- sekä palvelumaksuista, mahdollisesta virheenkorjauksesta sekä projektin paikallisesta koordinoimisesta ja asiantuntijoista.

 

 

 

 

 

 

-

Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat sitoutuvat ostamaan Tieralta käyttöönottoprojektin ja tekemään Tieran kanssa kuntakohtaisen käyttöönottoprojektisopimuksen. Arvio Tieran ja Turun kaupungin käyttöönottoprojektin laskutuksesta ilmenee liitteenä olevasta asiakirjasta Liite 7 Edelläkävijäkuntien DigiOne käyttöönoton konseptointi ja alustava hinnoittelu. Käyttöönottoprojektisopimuksen yhteydessä arvioidaan uudelleen paikalliset käyttöönoton IT-kustannukset sekä vuosittainen kustannusten jakautuminen. Kaupunginhallituksen päätöksen 21.12.2023 § 481, dnro 12092-2020, mukaisesti paikallisten käyttöönoton kulujen ylittävästä osuudesta tehdään erillispäätökset. Arvio vuonna 2025 IT-käyttöönoton paikallisista kustannuksista on n. 463 000 € + toimitus-, yhteistyö- ja palvelusopimuksen mukaiset kehityksen ja käyttöönoton aikaiset ylläpito- ja palvelumaksut. Arvion mukaan paikallinen käyttöönotto jatkuu vuonna 2026.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Espoon ja Tampereen poistumisen aiheuttama rahoitusvaje katetaan Tieran panoksella, joka on enimmillään 3,367 M€. Tieran panos toteutetaan siten, että Tiera antaa alennusta omasta ja alihankkijoidensa työstä. Tiera kattaa Espoon aiheuttaman rahoitusvajeen suuruisen investoinnin omassa budjetissaan (rahoituskuluineen) tulevista uusien kuntien liittymismaksuista ja Tampereen aiheuttaman rahoitusvajeen omassa budjetissaan (rahoituskuluineen) korottamalla Omien palvelujen jatkuvan palvelun oppijakohtaista maksua 2 €/ oppija/ vuosi, kuitenkin enimmillään kunnes Tampereen aiheuttama rahoitusvaje on katettu. Tieran panoksen kattamiseksi myös pidennetään Jäljellä olevien edelläkävijäkuntien sitoutumisaikaa DigiOne palvelun käyttämiseen kahdella (2) vuodella aina vuoteen 2031 asti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Jäljellä olevien edelläkävijäkuntien hankkeeseen laittamaa panosta sovitaan korvattavaksi siten, että Tampereen poistumisen aiheuttaman rahoitusvajeen kattamisen jälkeen, edellä selostettua 2 €/ oppija/ vuosi palvelumaksun korotusta jatketaan muiden kuin Edelläkävijäkuntien osalta, kunnes korotuksella on katettu Jäljellä olevan edelläkävijäkunnan maksama liittymismaksu ja muut erikseen sovitut hankkeen lisärahoituserät ja Uuden asiakkaan maksaman liittymismaksun ero per oppija. Korotus on asiakaskohtainen ja määräaikainen.

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Tiera saa vapaan oikeuden määrittää uusien asiakkaiden liittymismaksun määrän ja käyttötavan.

 

 

-

Vantaan kaupunki säilyy hankkeen isäntäkuntana, mikä tarkoittaa, että Vantaa Isäntäkuntana tekee jatkossakin hankkeen oikeustoimet oikeudellisesti omissa nimissään, mutta oikeustoimesta aiheutuneet kustannukset maksetaan hankkeelle varatuista varoista.

 

 

 

 

-

Hankkeen keskeyttämistä koskevia määräyksiä muutetaan siten, että hanke voidaan peruskoulun pilottikäytön mahdollistavan version 2.0 tuotantokäytön aloittamisen jälkeen keskeyttää ainoastaan, jos

 

 

 

-

Peruskoulun laajan tuotantokäytön mahdollistavan version 2.1 ICT-kehitystä ei saada valmiiksi hankkeen jäljellä olevalla rahoituksella (kuntien rahoitus ja Tieran panos) ja virheiden korjaamiseen käytettävissä olevilla varoilla.

 

 

 

 

 

 

 

-

Versiota 2.1 ei saada tuotantokäyttövalmiiksi 30.11.2025 mennessä.

 

-

Tilanteessa, jossa version 2.0 tai 2.1 luovutuksen ja tuotantokäytön aloittamisen jälkeen havaitaan, että käytettävissä olevat varat tai aika eivät riitä lukion toiminnallisuudet sisältävän version 3.0 ja version 3.1 saattamiseen valmiiksi, hanketta supistetaan.

 

 

 

 

-

Toimitussopimus on voimassa 28.2.2026 asti hallitun siirtymän varmistamiseksi.

 

 

Muut keskeiset muutokset tällä hetkellä voimassa olevaan yhteistyösopimukseen muutossopimuksineen ovat seuraavat:

 

-

ICT-kehitystyön virhevastuun osalta sovitaan, että

 

-

Toiminnallisen määrittelyn tai asiakasvaatimuksien korjaukseen ja siitä johtuviin töihin käytetään ensisijaisesti liittymismaksuista virheenkorjaukselle varattua osuutta (200 t€) ja toissijaisesti alkuperäisessä yhteistyösopimuksessa sovittua virheenkorjausrahaa (2 M€) Jäljellä olevien edelläkävijäkuntien (Jyväskylä, Lahti, Oulu, Turku, Vantaa) osuuksien verran.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Toimittajan tekemässä teknisessä hyväksymistestauksessa (tai aiemmin) havaitun virheen korjaamiseen käytetään virheenkorjauksille varattua työmäärää.

 

 

 

 

 

-

Edelläkävijäkuntien toiminnallisessa hyväksymistestauksessa havaitseman virheen korjaamiseen käytetään ensisijaisesti liittymismaksuista virheenkorjaukselle varattua osuutta (200 t€) ja toissijaisesti alkuperäisessä yhteistyösopimuksessa sovittua virheenkorjausrahaa (2 M€) siten, että Tiera ottaa vastatakseen Tampereen ja Espoon osuudet (korkeintaan 780 t€)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Hyväksymistestauksen jälkeen havaitun virheen korjaamiseen käytetään alkuperäisessä yhteistyösopimuksessa sovittua virheenkorjausrahaa (2 M€) siten, että Tiera ottaa vastatakseen Tampereen ja Espoon osuudet (korkeintaan 780 t€)

 

 

 

 

 

 

 

-

ICT-kehitystyön osalta vahingonkorvausvastuuta on rajoitettu siten, että vahingonkorvausvastuun enimmäismäärä on Tilaajalle ja Toimittajalle viisisataa tuhatta euroa (500 000 €).

 

 

 

-

Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat ottavat vastatakseen Espoon ja Tampereen omarahoitusosuudesta koskien Business Finlandin 3.11.2023 myöntämää avustusta (enintään 1.287.000 euroa ja omarahoitusosuus 50 %:ia) DigiOne ekosysteemin palveluiden laajentaminen -projektiin. Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat sopivat, että mahdollisessa takaisinperintätilanteessa kukin kunta vastaa takaisinperittävästä määrästä jäljellä olevien Edelläkävijäkuntien perusopetuksen ja lukion vuoden 2020 oppijamäärän mukaisessa suhteessa. DigiOne ekosysteemin palveluiden laajentaminen -projekti on huomioitu DigiOne Hankkeen kokonaisbudjeteissa eikä omarahoitusosuuden muutos edellytä kunnilta lisärahoitusta.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

Immateriaalioikeuksia muutetaan Tieran osalta siten, että Tiera saa myös hankkeen keskeytystilanteessa hankkeessa toteutettuihin lopputuloksiin rajoittamattomat rinnakkaiset omistus- ja immateriaalioikeudet. Mikäli koko DigiOne-ratkaisu Hankkeen mukaisessa laajuudessa on luovutettu Tieralle, myös DigiOne-brändin oikeudet jäävät Tieralle.

 

 

 

 

 

-

Jäljellä olevien edelläkävijäkuntien immateriaalioikeuksia rajoitetaan keskeytystilanteessa siten, että jäljellä olevalla edelläkävijäkunnalla on oikeus hyödyntää oikeuksia ainoastaan omassa toiminnassaan, oman kuntansa alueella (yksityiset oppilaitokset) ja jäljellä olevien edelläkävijäkuntien välisessä yhteistyössä. Edelläkävijäkunnalla ei ole oikeutta hyödyntää eikä luovuttaa DigiOnea muuhun kaupalliseen toimintaan eikä julkaista lähdekoodia.

 

 

 

 

 

 

 

-

Jäljellä olevien edelläkävijäkuntien oikeuksia muutetaan siten, että mikäli Tiera asetetaan hankkeen tai määräaikaisen palvelusopimuskauden aikana konkurssiin, saavat Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat hankkeen toteuttamassa laajuudessa lopputuloksiin rajoittamattomat rinnakkaiset omistus- ja immateriaalioikeudet sisältäen muokkaus- ja edelleenluovutusoikeuden.

 

 

 

 

 

Hankkeessa tehdyt toimenpiteet

 

DigiOnen koko laajuuden kehitystyön valmius on tällä hetkellä arviolta 75 %. Kehityksen valmiusaste pilottikoulujen käyttöönoton näkökulmasta on arviolta 80 %. Ensimmäisten palveluiden hyväksyntätestaukset ovat alkamassa syksyllä. Hankkeessa on tehty kuluvan vuoden aikana erittäin merkittävä määrä korjaavia toimenpiteitä, joiden avulla on vähennetty riskejä, parannettu hankehallintaa ja lisätty läpinäkyvyyttä. Korjaavien toimenpiteiden onnistumista ja teknistä perustaa on arvioitu kesän ja alkusyksyn aikana myös useiden ulkoisten arvioijien toimesta.

 

Kesä-elokuussa toteutettiin arkkitehtuurin katselmointi, jossa arvioitin teknistä rakennetta, arkkitehtuuria ja valittuja teknologioita. Katselmuksen perusteella todettiin, että DigiOnen perustana on moderni mikropalveluarkkitehtuuri ja käytössä on nykyaikaiset standardeihin pohjautuvat rajapinnat. Valitut teknologiat ja ratkaisut ovat moderneja ja skaalautuvia. Aiemmin todettuja teknisiä dokumentointipuutoksia on saatu nyt merkittävästi vähennettyä, eikä se estä etenemistä tuotantoon. Katselmoinnissa esille tulleet kehitystarpeet on osin jo korjattu ja loput voidaan korjata osana kehitystyötä. Syyskuussa toteutetun ensimmäisen suorituskykytestauksen mukaan suorituskyky on hyvä ja tulokset olivat positiivisia.

 

Elokuussa toteutettiin arviointi korjaavien toimenpiteiden osalta. Arvioinnissa keskityttiin kahteen teemaan: 1. Arkkitehtuuri ja ratkaisu 2. Hankehallinta ja yhteistyö. Ulkoisen arvion mukaan suunta on selkeästi oikea ja korjaustoimet on otettu vakavasti. Arkkitehtuuriin liittyvää niin sanottua teknistä korjausvelkaa on vähennetty merkittävästi. Hankkeessa tehdyt korjaavat toimenpiteet arkkitehtuurin ja ratkaisuun liittyen ovat olleet laajoja ja annettujen suosituksien mukaisia siltä osin, kun niitä pystyttiin tämän arvioinnin yhteydessä validoimaan. Niillä on ollut parantava vaikutus hankkeen onnistumisen edellytyksiin. Hankkeessa tehdyt korjaavat toimenpiteet hankehallintaan ja yhteistyöhön ovat olleet laajoja ja aiemmin annettujen suositusten mukaisia siltä osin, kun niitä pystyttiin tämän arvioinnin yhteydessä validoimaan. Hankkeen hallinta ja toiminta on selkeästi tehostunut ja aikatauluarviot ovat luotettavammalla pohjalla kuin aikaisemmin.

 

Uuden sopimuksen myötä Tiera on sitoutunut ottamaan kokonaisvastuun DigiOnen ICT-kehityksestä ja käyttöönotoista. Uuden sopimuksen myötä Tiera varmistaa, että palvelu saadaan kehitettyä sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Sopimusten myötä turvataan jo tehdyt DigiOne-investoinnit sekä vähennetään kuntien taloudellisia ja toiminnallisia riskejä. Uuden toimitussopimuksen myötä ei kuitenkaan muuteta sitä, että Vantaan kaupunki toimii Hankkeen isäntäkuntana.

 

DigiOnen kehitystyössä on ollut mukana satoja pedagogian ammattilaisia. Keväällä toteutettujen pilotointien perusteella valtaosa käyttäjistä koki palveluiden olevan helppokäyttöisiä, hyödyllisiä ja helposti opittavia. Jos DigiOne-hanke ei toteutuisi, alkuperäinen kunnilla oleva tarve olisi edelleen voimassa. Nykyiset järjestelmät eivät vastaa opetuksen ja opetukseen liittyvän hallinnon tarpeita.

 

Vaihtoehto hankkeen jatkamiselle

 

Jos Toimitussopimusta ei saataisi solmittua, hanke jouduttaisiin keskeyttämään. Koko hankkeen keskeytyessä keskeytyshetkeen mennessä syntyneet Hankkeen kustannukset jaettaisiin Edelläkävijäkuntien kesken Edelläkävijäkuntien pakollisten liittymismaksujen suhteessa. Hankkeen keskeyttämisestä aiheutuisi Edelläkävijäkunnille merkittäviä kustannuksia ilman, että hankkeessa tehtyä kehitystyötä voitaisiin ainakaan täysimääräisesti hyödyntää.

 

Liite 1                                  DigiOne hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus

 

Liite 2                                  Toimitussopimuksen liite 1 Määritelmät

 

Liite 3                                  Toimitussopimuksen liite 2 Kuvaus DigiOne ICT-kehitystyön kokonaisvastuusta

 

Liite 4                                  Toimitussopimuksen liite 3 Laskutuksen periaatteet ja rahavirtakuvaus (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

 

Liite 5                                  Toimitussopimuksen liite 4 Kuvaus DigiOne Ratkaisusta (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

 

Liite 6                                  Toimitussopimuksen liite 5 Kuvaus DigiOne ICT-kehitystyön muutoshallintaprosessista

 

Liite 7                                  Toimitussopimuksen liite 6 Käyttöönottoprojektisopimus: pohja (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

 

Liite 8                                  Toimitussopimuksen liite 7 Edelläkävijäkuntien DigiOne käyttöönoton konseptointi ja alustava hinnoittelu (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

 

Liite 9                                  Toimitussopimuksen liite 8 Tieran voimassaoleva henkilötyöhinnasto (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

 

Liite 10                                  Toimitussopimuksen liite 8.1 Tieran oman työn hankeaikainen hinnoittelu Hankkeelle (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)

Esitys​Kansliapäällikkö päättää, että

a) liitteen mukainen sopimus DigiOne hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus hyväksytään ja valtuutetaan kasvatus- ja opetusjohtaja allekirjoittamaan​ toimitussopimus sekä tekemään sopimukseen teknisiä ja vähämerkityksellisiä muutoksia;

b) päätöskohta a) on ehdollinen siten, että päätöskohdan täytäntöönpano edellyttää, että kaikki Jäljellä olevat edelläkävijäkunnat ja Tiera ovat tehneet vastaavan sisältöiset päätökset.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin, että:

a)​ liitteen mukainen sopimus DigiOne hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus hyväksytään ja​ kasvatus- ja opetusjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan​ toimitussopimus sekä tekemään sopimukseen teknisiä ja vähämerkityksellisiä muutoksia,

b) päätöskohta a) on ehdollinen siten, että päätöskohdan täytäntöönpano edellyttää, että kaikki jäljellä olevat edelläkävijäkunnat ja Tiera ovat tehneet vastaavan sisältöiset päätökset.

​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

Jakelu

tiedKasvatus ja opetus
tiedKaupunginhallitus
tiedKonsernihallinto, tietohallinto
tiedXXXXX
tpvXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX

Liitteet:

Konha § 180
Liite 1:DigiOne hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus
Liite 2:Toimitussopimuksen liite 1 Määritelmät
Liite 3:Toimitussopimuksen liite 2 Kuvaus DigiOne ICT-kehitystyön kokonaisvastuusta
Liite 4:Toimitussopimuksen liite 3 Laskutuksen periaatteet ja rahavirtakuvaus (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
Liite 5:Toimitussopimuksen liite 4 Kuvaus DigiOne Ratkaisusta (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
Liite 6:Toimitussopimuksen liite 5 Kuvaus DigiOne ICT-kehitystyön muutoshallintaprosessista
Liite 7:Toimitussopimuksen liite 6 Käyttöönottoprojektisopimus: pohja (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
Liite 8:Toimitussopimuksen liite 7 Edelläkävijäkuntien DigiOne käyttöönoton konseptointi ja alustava hinnoittelu (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
Liite 9:Toimitussopimuksen liite 8 Tieran voimassaoleva henkilötyöhinnasto (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
Liite 10:Toimitussopimuksen liite 8.1 Tieran oman työn hankeaikainen hinnoittelu Hankkeelle (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)