Vuokrauspäällikkö Eemeli Myllärinen ja asiakkuuspäällikkö Riitu Nuutinen 27.9.2024:

​Asian tausta

Merkittävä osa kaupungin toimistotyötä tekevästä henkilöstöstä työskentelee keväällä 2023 peruskorjauksen jälkeen käyttöönotetussa Sampotalossa (Yliopistonkatu 27a). Työskentelytilojen ohella Sampotalossa on iso kokouskeskus sisäisiä ja ulkoisia neuvotteluja ja kokouksia varten. Puolentoista vuoden käyttökokemus on osoittanut rakennuksen tilojen vastaavan monelta osin loppukäyttäjien tarpeita. Yksi käytön aikana ilmennyt puute on suurten kokoustilojen liian vähäinen määrä. Talossa työskentelevillä yksiköillä on toistuva tarve järjestää useamman kymmenen osallistujan kokouksia ja näitä on jouduttu tilanpuutteen takia järjestämään esimerkiksi taukotiloiksi tarkoitetuissa tiloissa.

​Kaupungin eri yksiköillä on vuosittain kokonaisuutena tarkastellen huomattava määrä koulutus-, kehittämis- ja työyhteisötilaisuuksia. Kaikilta osin näitä ei pystytä järjestämään kaupungin tiloissa vaan osin käytetään myös ulkoisia tilaratkaisuja. Tällaisten tilaisuuksien keskittäminen kaupungin omiin tiloihin on kaupungin intressinä kustannussäästöjen näkökulmasta. Koulutustoiminnasta aiheutuvien ulkoisten tila- ja tarjoilukustannusten vähentäminen on myös kirjauksena kansliapäällikön talousarvioluonnoksessa vuodelle 2025.

Tilapalvelut on lähtenyt aktiivisesti kartoittamaan keskusta-alueen toimitilojaan sellaisten kokouskäyttöön soveltuvien tilojen tunnistamiseksi, joilla voidaan vastata Sampotalon suurten kokoustilojen puutteeseen ja toisaalta reagoida edellä mainittuun tavoitteeseen vähentää ulkoista kokoustilavuokrausta.

​Entinen kaasulaitos, Eerikinkatu 34

​Turun kaupunki omistaa osoitteessa Eerikinkatu 34 sijaitsevan, vuonna 1899 valmistuneen rakennuksen, joka toimi alkujaan Turun kaupungin ensimmäisenä kaasulaitoksena. Vuosina 2009–2019 rakennuksessa toimi Siirtolaisuusinstituutti. Sittemmin tiloissa on toiminut erilaisia lyhytaikaisempia vuokralaisia.

​Rakennuksessa on vapaana suuri salitila oheistiloineen. Niin ikään vapaana on kokoushuoneen ja saunan muodostama kokonaisuus. Vapaille tiloille ei etsitä pitkäaikaista vuokralaista, koska kyseisen korttelin osalta ollaan käynnistämässä asemakaavaprosessia, jonka lopputuloksena rakennus myytäisiin. Näin ollen on tarkoituksenmukaista löytää vapaille tiloille lyhytaikainen käyttö.

​Salitila sekä saunaosasto on mahdollista kalustaa ja varustella vähäisin kustannuksin kaupungin sisäiseen koulutus- ja kokouskäyttöön. Näin vastattaisiin keskusta-alueen suureen kokoustilatarpeeseen ja osaltaan pienennettäisiin ulkoisten koulutustilojen vuokraustarvetta.

​Tilapalveluiden toimintaa ohjaavien asiakirjojen mukaan tilapalveluiden tulee etsiä hallinnassaan oleville tiloille sisäinen tai ulkoinen vuokralainen. Tällä päätöksellä käynnistettävä kokoustilakokeilu on toteutuessaan ensimmäinen kerta, kun tilapalvelut toimii suoraan kokoustilojen tarjoajana kaupungin yksilöille. Tästä syystä asiasta on aiheellista päättää päätöspöytäkirjalla. Samalla tulee päättää varustelu- ja toimintakustannusten kohdentamisesta ja tilojen luovuttamisen periaatteista.

​Tilapalvelujohtaja Leevi Luoto:

Päätös​​Päätin, että tilapalvelut varustelee Eerikinkatu 34:n salitilan ja saunaosaston palvelemaan sisäistä kokous- ja koulutuskäyttöä. Sisäistä laskutusta ei sovelleta, eli tilat ovat veloituksetta kaupungin yksiköiden käytössä ja tilojen varustelusta ja ylläpidosta aiheutuvat kustannukset jäävät täysimääräisesti tilapalveluiden kustannuksiksi.

​Tilojen varustelussa, käyttöönotossa ja käytössä tulee noudattaa seuraavia linjauksia.

• ​Salitila kalustetaan 30-40 henkilön tilaisuuksia varten. Kalustuksessa käytetään mahdollisuuksien mukaan kierrätettyjä kalusteita. Ilmanvaihdon kapasiteetti ja poistumisturvallisuusmääräykset määrittävät tarkan henkilömäärän.
• Salitila ja saunaosaston neuvotteluhuone varustetaan esitystekniikalla. Lisäksi salitilaan hankitaan kahviautomaatti.
• Kertaluonteiset varustelukulut kohdistetaan kustannuspaikalle 13120 KH/Tilojen kunnossapito. Tilojen siivouspalveluista, hygieniatuotteista ja kahviautomaatin ylläpidosta aiheutuvat kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13130 KH/Tilojen vuokraus.
• Tiloihin avataan kulkuoikeudet kaikille kaupungin työntekijöille, jotka ovat sähköisen kulunvalvonnan piirissä. Kulkuoikeudet ovat voimassa arkisin 7-18.
• Tiloille luodaan Outlook-kalenterit, joissa käytetään markkinointinimiä ”Kaasulaitoksen sali” ja ”Kaasulaitoksen sauna”. Outlook-kalentereista tulee ilmetä, että tilat eivät ole esteettömiä ja tilan varaaja on vastuussa tilan soveltuvuudesta suunniteltuun kokouskäyttöön.
• Kohteen piha-alueelta osoitetaan kuusi pysäköintipaikkaa uusien kokoustilojen käyttäjien käyttöön. Paikkoihin luodaan pysäköintilupakäytäntö väärinkäytön estämiseksi.
• Saunaosaston saunaa ei ole tarkoitus ottaa aktiiviseen saunakäyttöön, eli saunaosasto palvelee virka-aikaisena kokoustilana. Tilan mahdolliset iltakäyttötarpeet tuodaan tilapalvelujohtajan tapauskohtaiseen harkintaan.
• Uusista kokoustiloista toteutetaan laaja sisäinen viestintä, jotta tilaresurssit saadaan aktiiviseen käyttöön.
• Tilojen varustelussa ja käyttöönotossa tulee pyrkiä siihen, että tilat olisivat varattavissa ja käytettävissä 1.12.2024 alkaen.

​Leevi Luoto

tilapalvelujohtaja