Turun kaupunki | § | Päätöspöytäkirja | 1 |
Konsernihallinto, tilapalvelut | |||
Tilapalvelujohtaja | 13 | 27.09.2024 |
6749-2024 (10 03 02)
Kokous- ja koulutustilojen tarjoaminen sisäiseen käyttöön ketteränä kokeiluna
Vuokrauspäällikkö Eemeli Myllärinen ja asiakkuuspäällikkö Riitu Nuutinen 27.9.2024:
Asian tausta
Merkittävä osa kaupungin toimistotyötä tekevästä henkilöstöstä työskentelee keväällä 2023 peruskorjauksen jälkeen käyttöönotetussa Sampotalossa (Yliopistonkatu 27a). Työskentelytilojen ohella Sampotalossa on iso kokouskeskus sisäisiä ja ulkoisia neuvotteluja ja kokouksia varten. Puolentoista vuoden käyttökokemus on osoittanut rakennuksen tilojen vastaavan monelta osin loppukäyttäjien tarpeita. Yksi käytön aikana ilmennyt puute on suurten kokoustilojen liian vähäinen määrä. Talossa työskentelevillä yksiköillä on toistuva tarve järjestää useamman kymmenen osallistujan kokouksia ja näitä on jouduttu tilanpuutteen takia järjestämään esimerkiksi taukotiloiksi tarkoitetuissa tiloissa.
Kaupungin eri yksiköillä on vuosittain kokonaisuutena tarkastellen huomattava määrä koulutus-, kehittämis- ja työyhteisötilaisuuksia. Kaikilta osin näitä ei pystytä järjestämään kaupungin tiloissa vaan osin käytetään myös ulkoisia tilaratkaisuja. Tällaisten tilaisuuksien keskittäminen kaupungin omiin tiloihin on kaupungin intressinä kustannussäästöjen näkökulmasta. Koulutustoiminnasta aiheutuvien ulkoisten tila- ja tarjoilukustannusten vähentäminen on myös kirjauksena kansliapäällikön talousarvioluonnoksessa vuodelle 2025.
Tilapalvelut on lähtenyt aktiivisesti kartoittamaan keskusta-alueen toimitilojaan sellaisten kokouskäyttöön soveltuvien tilojen tunnistamiseksi, joilla voidaan vastata Sampotalon suurten kokoustilojen puutteeseen ja toisaalta reagoida edellä mainittuun tavoitteeseen vähentää ulkoista kokoustilavuokrausta.
Entinen kaasulaitos, Eerikinkatu 34
Turun kaupunki omistaa osoitteessa Eerikinkatu 34 sijaitsevan, vuonna 1899 valmistuneen rakennuksen, joka toimi alkujaan Turun kaupungin ensimmäisenä kaasulaitoksena. Vuosina 2009–2019 rakennuksessa toimi Siirtolaisuusinstituutti. Sittemmin tiloissa on toiminut erilaisia lyhytaikaisempia vuokralaisia.
Rakennuksessa on vapaana suuri salitila oheistiloineen. Niin ikään vapaana on kokoushuoneen ja saunan muodostama kokonaisuus. Vapaille tiloille ei etsitä pitkäaikaista vuokralaista, koska kyseisen korttelin osalta ollaan käynnistämässä asemakaavaprosessia, jonka lopputuloksena rakennus myytäisiin. Näin ollen on tarkoituksenmukaista löytää vapaille tiloille lyhytaikainen käyttö.
Salitila sekä saunaosasto on mahdollista kalustaa ja varustella vähäisin kustannuksin kaupungin sisäiseen koulutus- ja kokouskäyttöön. Näin vastattaisiin keskusta-alueen suureen kokoustilatarpeeseen ja osaltaan pienennettäisiin ulkoisten koulutustilojen vuokraustarvetta.
Tilapalveluiden toimintaa ohjaavien asiakirjojen mukaan tilapalveluiden tulee etsiä hallinnassaan oleville tiloille sisäinen tai ulkoinen vuokralainen. Tällä päätöksellä käynnistettävä kokoustilakokeilu on toteutuessaan ensimmäinen kerta, kun tilapalvelut toimii suoraan kokoustilojen tarjoajana kaupungin yksilöille. Tästä syystä asiasta on aiheellista päättää päätöspöytäkirjalla. Samalla tulee päättää varustelu- ja toimintakustannusten kohdentamisesta ja tilojen luovuttamisen periaatteista.
Tilapalvelujohtaja Leevi Luoto:
PäätösPäätin, että tilapalvelut varustelee Eerikinkatu 34:n salitilan ja saunaosaston palvelemaan sisäistä kokous- ja koulutuskäyttöä. Sisäistä laskutusta ei sovelleta, eli tilat ovat veloituksetta kaupungin yksiköiden käytössä ja tilojen varustelusta ja ylläpidosta aiheutuvat kustannukset jäävät täysimääräisesti tilapalveluiden kustannuksiksi.
Tilojen varustelussa, käyttöönotossa ja käytössä tulee noudattaa seuraavia linjauksia.
Leevi Luoto
tilapalvelujohtaja
Jakelu
tiedKaupunginhallitus
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tpvXXXXX
tpvXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX