Kaupunkiympäristö: kehittämisasiantuntija Kaleva Latvala, hortonomi Nunnu Roselli, Digiyksikkö: kehittämispäällikkö Ville Vesala, Tietohallinto: IT-hankepäällikkö Esa-Ville Vanhatupa, IT-projektipäällikkö Marko Hietapohja, Hankintapalvelujen osuus: hankinta-asiantuntija Jaana Kaurala, 21.8.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin rakennusvalvonnassa on tarve kyselylomakkeelle, johon vastaamalla asiakas saa puunkaatolupakyselyyn vastauksen, tarvitseeko puun kaatamiseksi hakea rakennusvalvonnasta maisematyölupaa, vai voiko puun kaataa ilman lupahakemusta.

Turun kaupungin rakennusvalvonnalle tulee vuodessa n. 1300 puunkaatolupakyselyä, joista 300:sta tulee lupa-asia. 1000 puunkaatoa edellä mainituista 1300:sta ei vaadi lupaa. Kyselyt tulevat puhelimitse, sähköpostitse ja sähköisessä asiointipalvelussa. Myös palautekanavaan tulee kyselyitä, mutta niihin vastataan sähköisessä asiointipalvelussa.

Tavoitteena on, että kaupunkilaiset käyttäisivät sähköistä asiointipalvelua, jolloin vähennetään puhelimitse ja sähköpostitse tulevien yhteydenottojen määrää ja voidaan käsitellä kaupunkilaisten puunkaatolupia lomakkeiden avulla. Ratkaisu toteutetaan SaaS-palveluna.

Turun kaupunki on kilpailuttanut IT kehittämisen ja ylläpidon palvelut dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553-2021).

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia Puunkaatoluvan arviointiautomaation hankinnasta kaupunkiympäristön käyttöön. Ratkaisun toimitussopimus alkaa 1.10.2024 (tavoite) ja päättyy Ratkaisun valmistumiseen (tavoite 31.12.2024). Ylläpidon, tuen ja jatkokehityksen osalta tehdään erillinen palvelusopimus, joka on voimassa toistaiseksi.

Tarjouspyyntö lähetettiin 3.6.2024 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 13.6.2024. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 13.6.2024. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 26.6.2024. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 3.7.2024 asti.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 3.7.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta toimittajilta: Anders Innovations Oy, ATR Soft Oy, Exove Oy, Lease Deal IT Oy, OneByte Oy, Rapida Oy, Twoday Oy, Ubigu Oy ja Wunder Finland Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 40

Halvin tarjottu hinta saa vertailussa enimmäispisteet 40. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

2. Laatu, enimmäispisteet 60

- Ratkaisukuvaus, 35 pistettä

- Projektisuunnitelma, 40 pistettä.

Tarjoajan yhteispisteet skaalataan siten, että korkeimmat yhteenlasketut laatupisteet saanut tarjoaja saa 60 pistettä. Muiden pisteet suhteutetaan seuraavalla kaavalla: tarjoajan saamat laatupisteet eli tarjottu arvo/korkeimmat saadut laatupisteet eli suurin annettu arvo * maksimipisteet (60 pistettä).

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Anders Innovations Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1​Tarjousten vertailutaulukko

Tarkemmat arviointipisteiden perusteet on tarjouspyynnön liitteenä.

Ehdotus​Esitämme edellä esitetyin perustein, että puunkaatoluvan automatisoinnin hankinnan toimittajaksi valitaan Anders Innovations Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Kustannukset, vuonna 2024 enintään 13​ 000 euroa (alv 0%) kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero Rakennusvalvonnan sähköinen asiointi; M-1002-104010

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätän edellä esitetyin perustein, että puunkaatoluvan automatisoinnin hankinnan toimittajaksi valitaan Anders Innovations Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Kustannukset, vuonna 2024 enintään 13​ 000 euroa (alv 0%) kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero Rakennusvalvonnan sähköinen asiointi; M-1002-104010

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa hankinta-asiantuntija Jaana Kaurala, puh. 040 6311 530