Henkilöstöpalvelut, henkilöstöpalvelupäällikkö, Heini Ylä-Himanka ja hankintapalvelun osuus, projektipäällikkö Pekka Lång 5.9.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin tavoitteena on hankkia HR-järjestelmäratkaisu SaaS-palvelumallilla. Hankittava HR-järjestelmä sisältää kaikki keskeiset toiminnot HR-prosessien tueksi HRM- ja HRD-toimintojen osalta.

Hankinnasta on rajattu pois seuraavat HR-prosesseihin liittyvät järjestelmät / toiminnot:

- Palkanlaskenta

- Rekrytointi ja sijaistenhallinta

- Työvuorosuunnittelu ja työajanhallinta

Järjestelmätoimittajan roolina on tarjota järjestelmän käyttöoikeuden lisäksi, käyttöönottoon ja käyttöönottoprojektiin liittyvät palvelut, tekninen ylläpito, järjestelmäpäivitykset sekä tarvittava tekninen tuki. Järjestelmän käyttöönottoon tulee sisältyä laajat koulutukset ja perehdytykset pääkäyttäjille.

Hankinnasta pidettiin markkinavuoropuhelu keväällä 2022.

Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi hankinta päädyttiin toteuttamaan neuvottelumenettelyllä.

Turun kaupungin konsernihallinnon Hankintapalvelut on pyytänyt avoimella neuvottelumenettelyllä osallistumishakemuksia HR-järjestelmän hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 01.01.2025 (tavoite)-31.12.2028. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 25.06.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 16.08.2024.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi osallistumispyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia osallistumishakemuksia ei hyväksytä.

Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 500 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Osallistumishakemuksia saatiin määräaikaan 26.8.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: NTT DATA Business Solutions Oy, Sympa Oy ja Visma Aquila Oy.

Ehdokkaiden arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, 2) osallistumishakemuksen osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) ehdokkaiden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaan edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai ehdokkaan rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä ehdokkaille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten, osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden osallistumishakemukset. Osallistumishakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin osallistumishakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Ehdokkaiden vertailu ja valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että referenssivaatimukset max. 100 pistettä. Ehdokas voi esittää yhteensä enintään viisi referenssiä.

Pisteitä annetaan seuraavasti:

Jokaisesta referenssiasiakkaasta, joka täyttää esitetyn lisävaatimuksen, saa 5 pistettä kunkin täytetyn lisävaatimuksen osalta. Yhdestä referenssistä voi siten saada maksimissaan (4 lisävaatimusta * 5 pistettä) 20 pistettä.

Referensseistä voi saada edellä esitetyllä tavalla yhteensä enintään 100 pistettä.

Neuvottelumenettelyyn valitaan vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) ilmoitetuista ja hyväksyttävistä referensseistä eniten pisteitä saanutta ehdokasta, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset, soveltuvuusvaatimukset sekä osallistumispyynnön muut ehdot, jollei hyväksyttäviä ehdokkaita ole vähemmän, turvaamaan Tilaajan tarpeet (huomioi myös alla olevat ehdot).

Referenssi pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 80 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää ict-hankinnoista sekä yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat.

Kansliapäällikkö, Tuomas Heikkinen:

Päätös          Päätin, että HR-järjestelmähankinnan tarjoajiksi valitaan NTT DATA Business Solutions Oy, Sympa Oy ja Visma Aquila Oy osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisin ehdoin.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä   

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534