Hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång ja M-Files palveluiden kehitys työryhmän asiantuntijat, 10.7.2024:

Turun kaupungin hankintapäällikön päätöksellä 21.6.2021 § 75 on päätetty valita M-Files palveluiden kehitystyön toimittajaksi Kosila Digimedia Oy, Digital Office Company Oy ja Assetpoint Oy ajalle 1.8.2021 – 31.07.2024. Hankintasopimuksen mukaan sopimusta voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella ajalle 1.8.2024 – 31.7.2025 (optio). Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Turun kaupungin hankintajohtajan hankintapäätös 9.7.2024 § 71 option käyttöönotosta on ollut virheellinen. Mainittu virheellinen hankintapäätös tulee itseoikaisuna poistaa ja samalla tehdä uusi hankintapäätös, jolla hankintasopimusta jatketaan Hilla Group Oyj:n (ent. Kosila Digimedia Oy), Digital Office Company Oy:n ja Assetpoint Oy:n (nyk. Arkance Systems Finland Oy) kanssa ajalle 1.8.2024 – 31.07.2025.

Optiopäätöksen valmistelun yhteydessä on selvinnyt, että Assetpoint Oy on sulautunut Arkance Systems Finland Oy 10.01.2022 lukien. Kaikkia tarjouspyynnössä vaadittuja vaatimuksia ei ole tämän johdosta ennen optiopäätöksen tekoa ole varmistettu, eikä Arkance Systems Finland Oy ole antanut vakuutusta ottaa vastattavakseen Assetpoint Oy:n sopimusvelvoitteita. Tämän vuoksi Arkance Systems Finland Oy:n kanssa voidaan solmia hankintapäätökseen perustuva sopimus vain sillä edellytyksellä, että Arkance Systems Finland Oy täyttää tarjoajalle tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja että Arkance Systems Finland Oy sitoutuu kirjallisesti ottamaan vastattavakseen kaikki Assetpoint Oy:n sopimusvelvoitteet.

Hilla Group Oyj (ent. Kosila Digimedia Oy) ja Digital Office Company Oy on osoittanut täyttävän tarjouspyynnössä 16.06.2021 tarjoajalle asetetut rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu 210 000 euroa.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimusaikana.

Suurimmat hankinnan käyttäjät puoltavat option käyttöönottoa.

Hankintalain 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankintalain 133 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen myös omasta aloitteestaan. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimi-

valta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215

päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja, Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin hankintajohtajan päätös 9.7.2024 § 71 poistetaan ja että samalla tehdään uusi hankintapäätös, jolla hankintasopimusta jatketaan Hilla Group Oyj:n (ent. Kosila Digimedia Oy), Digital Office Company Oy:n ja Arkance Systems Finland Oy:n (ent. Assetpoint Oy) kanssa ajalle 1.8.2024 – 31.07.2025.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Optiokaudelle solmitaan erillinen hankintasopimus. Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Arkance Systems Finland Oy:n kanssa hankintasopimuksen allekirjoittaminen edellyttää lisäksi, että Arkance Systems Finland Oy täyttää tarjoajalle tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja että Arkance Systems Finland Oy sitoutuu kirjallisesti ottamaan vastattavakseen kaikki Assetpoint Oy:n sopimusvelvoitteet.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisu ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö, Pekka Lång, puhelin 040 6350 534.