| Turun kaupunki | § | Päätöspöytäkirja | 1 |
| Konsernihallinto, talouspalvelut | |||
| Talousjohtaja | 3 | 14.06.2024 | |
3260-2024 (02 08 00)
Turun kaupungin kirjanpidon ostolaskujen auditointi ajalla 06/2021-12/2023
Hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång ja Talouspalvelut, laskentapäällikkö Minna Nuotio ja controller Merja Viitanen 10.6.2024:
Hankinnan tausta
Turun kaupungin ostolaskujen määrä on 140 000–270 000 kappaletta/vuosi. Tarkastuksen kohteena on mm. suomalaisia /ulkomaisia yrityksiä, yhteisöjä ja kuntia.
Tarkastustoiminta sisältää esimerkiksi ostolaskujen toimittajahinnoittelun tarkistamista, tarvittaessa virheellisten arvonlisäverojen tai virheellisten maksujen oikaisumenettelyä (väärä arvonlisäverolaskutus, virheellinen toimittajahinnoittelu, liikamaksut, kaksoislaskutukset, valuuttavirheet, järjestelmävirheet, skannausvirheet tai muu havaittu virheellisyys), vastikelaskujen sähköosuuksien arvolisävero, verottajalta haettavien arvonlisäverojen palautusten laadinta sekä korjausmuutosten raportointi ja raportointi virheisiin johtaneista tekijöistä.
Tarkastus tehdään yhteistyössä palveluntuottajan ja Turun kaupungin talouspalvelut vastuuyksikön kanssa.
Palveluntuottajan tulee suorittaa palvelua mahdollisimman itsenäisesti. Loppuraportointiin kootaan tarkastetut tilikaudet. Raportointi tehdystä tarkastuksesta tehdään kaupungin Talouspalvelulle mahdollisimman pian tarkastuksen jälkeen.
Palvelu toteutetaan suomen kielellä. Palveludokumentaatio sekä Palveluun liittyvän raportoinnin tulee olla suomenkielistä.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi palveluntuottaja. Mikäli Palveluntuottaja onnistuu palauttamaan Turun kaupungille varoja, niin Palveluntuottajalle maksetaan tarjouksen mukaiseen provisioon perustuva kertakorvaus, joka on kaikilta tarkastuksen kohteena olevilta tilikausilta yhteensä enintään 59 000 euroa.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.
Turun kaupungin konsernihallinnon talouspalvelut on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin kirjanpidon ostolaskujen auditoinnista ajalta 06/2021–12/2023.
Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta.
Tarjouspyyntö lähetettiin 21.5.2024 Cloudia kilpailutusjärjestelmän kautta Ernst & Young Oy:lle, Ryan Finland Oy:lle, BDO Oy:lle, Deloitte Oy:lle ja KPMG Oy Ab:lle.
Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 30.5.2024.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.
Tarjoukset saatiin määräaikaan 4.6.2024 klo 15 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: BDO Oy, KPMG Oy Ab ja Ryan Finland Oy.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.
Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.
Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta
Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:
Laatu, enimmäispisteet 60
(tarjottu arvo / suurin annettu arvo) * maksimipisteet Hinta, enimmäispistemäärä 70 (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet
Hinta, enimmäispistemäärä 70
(pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet
Tarjoaja | Hinta | Laatu | Yhteensä | Sija |
BDO Oy | 70,000 | 60,000 | 130,000 | 1 |
KPMG Oy | 31,712 | 40,856 | 72,568 | 3 |
Ryan Finland Oy | 29,899 | 49,950 | 79,849 | 2 |
Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai BDO Oy.
Toimivalta
Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta.
Kansliapäällikön päätöksen (20.6.2023 § 200) mukaan talousjohtaja voi päättää hankintasopimuksista, joiden arvolisäveroton kokonaishinta alittaa kansallisen kynnysarvon.
Talousjohtaja Valtteri Mikkola:
PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että Turun kaupungin ostolaskujen auditointiin ajalta 6/2021–12/2023 hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi valitaan BDO Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.
Hankintayksikköä sitova sopimus tai tilaus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella tai tilauksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.
Hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
Valtteri Mikkola
talousjohtaja
Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.
Lisätiedot: Hankintapalvelut Pekka Lång p. 040 635 0534
Jakelu
aoBDO Oy
aoKPMG Oy Ab
aoRyan Finland Oy
tiedKaupunginhallitus
tpvKonsernihallinto, hankintapalvelut
tiedKonsernihallinto, talouspalvelut