Toimitilapäällikkö Pauliina Karjalainen, toimitilojen rakennuttamispäällikkö Anne Antola, rakennuttajainsinööri Niklas Lilja, kaupunginjuristi Mikael Sunell 13.6.2024:

Kaupunginhallitus päätti 25.3.2024 § 110 Herttuankulman päiväkodin hankesuunnitelman hyväksymisestä ja siirtymisen vuokrakilpailutus- ja toteutusvaiheeseen ja 20.5.2024 § 167 Herttuankadun päiväkodin pitkäaikaisen vuokratilan hankinnassa siirtyä neuvottelumenettelyyn.

Taustaa

Hankesuunnitelman esityksenä oli, että osoitteeseen Kristina Stenbockin katu 7 toteutetaan uudisrakennus, johon tulevat tilat 8 päiväkotiryhmälle. Päiväkodissa olisi n. 168 lasta ja henkilökuntaa 30–50.

Uudisrakennus toimii aluksi Koulukadun päiväkodin väistötilana. Koulukadun päiväkodit toimivat TVT:n omistamissa kiinteistöissä Ruusukorttelissa ja rakennukset tullaan purkamaan uudisrakentamisen tieltä.

Kilpailutus

Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuus, kaupunkirakentaminen, toimitilojen rakennuttaminen julkaisi tilapalvelujen toimeksiannosta 29.3.2024 Haahtela PRIS -projektipankkiin, sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmaan hankintailmoituksen Herttuankulman päiväkodin tilat, Kristina Stenbockin katu 7 vuokrausta koskien. Valmiit tilat vuokrataan kahdeksikymmeneksi vuodeksi. Tarjous sisältää myös tilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon koko vuokra-ajan.

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan PRIS -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä viisi tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 27.4.2024 mennessä jätettiin kaksi tarjousta:

Parmaco Oy

Adapteo Oy

Molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön vastaisia.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset tiloja koskien eivät täyttyneet ja tarjoukset sisälsivät poikkeuksia tilaohjelmaan nähden. Tarjouksia ei voitu hyväksyä.

Kaupunginhallitus päätti 20.5.2024 § 167, että molemmat tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ja hankinnassa siirrytään hankintalain mukaisesti neuvottelumenettelyyn.

Neuvottelumenettelyn kulku

Tarjouspyynnön jättäneet tarjoajat otettiin mukaan neuvotteluun.

Hankintaneuvottelu Parmaco Oy:n kanssa pidettiin Teamsin välityksellä 24.5.2024 klo 14.00-14.35.

Hankintaneuvottelu Adapteo Oy:n kanssa pidettiin Teamsin välityksellä 24.5.2024 klo 15.00-15.40.

Hankintaneuvottelut päätettiin, ilmoittamalla asiasta jäljellä oleville tarjoajille ja lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin 27.5.2024 Haahtela Pris projektipankin kautta molemmille neuvotteluihin osallistuneille tarjoajille.

Neuvottelujen yhteydessä sovittiin kohtuullinen määräaika lopullisen tarjouksen toimittamiselle.

Määräaikaan 10.6.2024 mennessä molemmat neuvottelumenettelyyn mukaan otetut tarjoajat jättivät lopulliset tarjouksensa Haahtela Pris Projektipankin kautta. Näistä Adapteo Oy:n tarjous ei täytä uudenkaan tarjouspyynnön vaatimuksia ja se tulee hylätä.

Perustelut

Adapteon tarjouksessa ei ole tilaohjelmassa vaadittuja solukohtaisia varastotiloja (5 m²/2 ryhmää) solu1 ja solu2 alueilla. Solu 1, alueella varastoa ei ole lainkaan ja solu 2, alueella se on vain 1,5 m². Varastot oli tilaohjelman mukaan mahdollista korvata myös ryhmä- tai eteistiloihin sijoitettavilla kaapeilla mutta tiloihin esitetty kaappimäärä ei vastaa puuttuvia varastoneliöitä ja kaapit eivät voi pienentää ryhmähuoneiden vapaata lattiatilaa, mikäli tila poikkeaa jo muutenkin annetusta minimineliömäärästä (35 m2).

Toiminta-aulasta (oppiaulasta) todettiin uudessa tarjouspyynnössä, että sen on oltava selvästi yhtenäinen vapaa tila, ei pelkkä käytävä. Adapteon uudessa tarjouksessa aula on pelkkä vaatesäilytystila, jossa on naulakkokalusteita keskellä tilaa.

Käydyissä neuvotteluissa korostettiin päiväkodin toiminnallisia ratkaisuja, joissa oli ensimmäisellä tarjouskierroksella etenkin Adapteon tarjouksen osalla paljon puutteita. Vuokra-ajan ollessa lähtökohtaisesti vähintään 20 vuotta pitkä, on toiminnallisuudella iso vaikutus päiväkodin arkipäivän sujumiseen ja henkilökunnan työnteteon sujuvuuteen.

Uudessa vastaanotetussa tarjouksessa erikseen listattuja aiempia puutteita on saatu poistettua mutta samalla syntynyt uusia ongelmia mm. pienryhmätilan sijoittaminen kurateisen taakse, jolloin tilan valvonta on mahdotonta. Jo alkuperäisessä tarjouspyynnössä edellytetään että ”ryhmäkohtaiset tilat tulee keskittää keskikäytävän ympärille.”

Rakennuksen pääsisäänkäynti (kulkureitti, josta on mm. henkilökunnan kulku sosiaalitiloihin, ulkopuolisten vierailijoiden kulku, esteetön sisäänkäynti on järjestetty ovenavauskoneistoineen, tämä tarkoittaa sitä, että ovi avautuu itsestään ja on pitkään auki, jolloin tarvittaessa esteetön kulku on määräysten mukaisesti mahdollista ja esteetöntä) sijoittuu Adapteon uuden tarjousaineiston pohjapiirustuksessa suoraan lasten ruokasaliin. Ilman tuulikaappia oleva ulko-ovi on talviaikaan kestämätön ratkaisu ulkoa tulevan kylmän ilmavirran ja kuraisten/märkien jalkineiden aiheuttaman puhtausongelman vuoksi. Ovi sijoittuu ruokasalin ja ruokalinjaston väliin, keskelle salia.

Uudessa tarjouspyynnössä korostettiin luonnonvalon määrän varmistamista tiloissa niiden koko huomioiden (kirjaus asiasta oli muodossa: ”Tiloissa tulee huomioida luonnonvalo tilan koko huomioiden, esimerkiksi ruokasalin osalta. Yksi ikkuna ei ole riittävä”). Ruokasalin sijoituspaikka on vaihtunut uudessa tarjouksessa ja nyt siellä on riittävästi luonnonvaloa.

Ongelma on siirtynyt toisaalle. Henkilökunnan taukotilassa, joka toimii myös pop-up työtilana on yksi pienehkö ikkuna, jonka lisäksi neuvottelutila on täysin ikkunaton. Tilojen pinta-alat 37,5+22 = 59,5m2 ja näin edellyttävät enemmän ikkunapinta-alaa.

Parmaco Oy:n tarjoukseen on uuden tarjouspyynnön mukaisesti lisätty toiseen kerrokseen ensimmäisestä tarjouksesta puuttunut LE-wc. Täten Parmaco Oy on antanut ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen, jonka hinta on 40.999 €/kuukausi alv (0 %) 491.988 €/vuosi (alv 0 %).

Esitys

Adapteo Oy:n tarjous hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana edellä esitetyin perustein ja että Herttuankulman pitkäaikaisen vuokratilan tilat hankitaan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Parmaco Oy:ltä.

Vuokrahintaan 40.999 €/kuukausi (alv 0 %) 491.988 €/vuosi (alv 0 %) Hankinnan vuokra hinnaksi tulee kahdessakymmenessä vuodessa yhteensä 9.839,760 € (alv 0 %)

Valmiit tilat vuokrataan 20 vuodeksi. Tarjous sisältää myös tilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon koko vuokra-ajan.

Hankkeen arvioitu kustannusarvio oli 9,5-11milj.€.

Vuokratilan kerrosala on 2108 m².

Rakentamisen kustannus n. 4​ 668 €/m².

Vuokrakustannus (ulos maksettava vuokra) 19,45 €/m²/kk.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen​:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää

• hylätä Adapteo Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena,
• vuokrata ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Parmaco Oy:lta hintaan 40.999 €/kk (alv 0 %), vuosivuokra 491.988 € (alv 0 %) ja
• että tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarvittaessa pieniä muutoksia tarjouspyynnön liitteenä olleeseen vuokrasopimukseen ja allekirjoittamaan vuokrasopimus.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen tai hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen johdosta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.