Talouspalveluiden vastuualue, talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen ja laskentapäällikkö Minna Nuotio 12.6.2024:

KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2023 tilintarkastuksesta 25.4.2024 § 27. Tarkastuslautakunta on päättänyt lähettää tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 22.5.2024 § 45. Toimenpiteistä pyydetään antamaan selvitys tarkastuslautakunnalle 31.10.2024 mennessä. Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.

Tilinpäätös

1.

Tilintarkastaja on nostanut esille tilikauden aikaisessa raportissa näkökohtia liittyen meneillään olevien suurien investointihankkeiden riskienhallintaan ja sisäiseen valvontaan.

Tilintarkastaja suosittelee, että suurten investointihankkeiden riskienhallintaan, myös hankkeiden kuluessa, on tarpeen kiinnittää huomiota.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Turun musiikkitalo Fuugan osalta allianssilla on oma kustannusseurantamenettely ja raportti laaditaan kuukausittain projektiryhmässä ja esitellään kuukausittain johtoryhmässä. Hankeriskejä seurataan jatkuvasti peilaten tehtyyn riskivaraukseen. Hankkeiden kustannusten muodostumista seurataan myös kaupungin oman kuukausiraportoinnin yhteydessä, jolloin laaditaan myös toteutumaennuste. Toimenpiteisiin ryhdytään, mikäli ilmenee tarvetta.

Turun ratapihat ja Kupittaan kaksoisraide (KUTU) -hankkeen viikkopalaverissa valmistellaan tilannekuva ja kustannusraportti, jotka esitellään kuukausipalavereissa ja ohjausryhmässä noin joka kolmas kuukausi. Tilannekuva sisältää myös hankeriskitarkastelun. Hankkeiden kustannusten muodostumista seurataan myös kaupungin oman kuukausiraportoinnin yhteydessä, jolloin laaditaan myös toteutumaennuste. Toimenpiteisiin ryhdytään, mikäli ilmenee tarvetta.

Elämyskeskus ja Ferry Terminaali -hankkeet ovat vasta käynnistymässä, mutta niiden osalta tullaan toimimaan soveltuvin osin samalla tavalla kuin edellä mainituissa hankkeissa.

2.

Toimintakertomuksen selonteossa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä on kuvattu näiden keskeisten osa-alueiden järjestäminen ja tehdyt havainnot. Selonteossa on kuvattu osa-alueittain tunnistettuja sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyviä kehittämiskohteita. Esille nousseet kehittämistarpeet liittyvät mm. prosessikuvauksiin, ostolaskuprosessiin, käteistulojen täsmäyttämiseen, sopimushallintaan, avustusten valvontaan ja vastuunjaon selkiyttämiseen sekä tietosuojan ja -turvan sekä it-käyttövaltuushallinnan kehittämiseen.

Tilintarkastaja suosittelee, että selonteossa kuvattuja kehittämiskohteita viedään kaupungilla suunnitelmallisesti eteenpäin ja kehittämistoimien edistymistä seurataan. Erityisesti sopimushallinnan tiedot tulisi kytkeä ostolaskujen asiatarkastamiseen nykyistä selkeämmin.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Tarve prosessikuvausten päivittämiseen on tunnistettu. Järjestelmäkohtaisia prosessikuvauksia löytyy, mutta toimintaprosessikuvauksista osa on vanhentunut. Päivittämistarpeesta on keskusteltu erityisesti talous- ja hankintapalvelujen prosessien osalta. Yhteisten palvelujen johtoryhmä on luonnollinen ohjausfoorumi valmistelutilanteen käsittelylle.

Ostolaskujen käsittelyyn liittyen seuraavat prosessikuvaukset on päivitetty: PO-laskujen käsittely, NPO-laskujen käsittely, ulkomailta tulevat laskut, maksumuistutus sekä ostolaskujen hyvityslaskuohje.

Ostolaskujen käsittelyä koskeva ohje on myös päivitetty 15.5.2024. Ohjeen kohdassa 3.1. Yleistä asiatarkastuksesta mukaan:

“Hankintapäätöksen merkintä tehdään järjestelmän tilaukseen tai kululaskun kommenttikenttään silloin, kun hankinnasta on tehty erillinen päätös. Merkinnän tulee olla diaarinumero tai muu tunniste, johon vastaanotettu lasku perustuu. Jos hankinnasta ei ole tehty erillistä päätöstä, katsotaan hyväksyjän tehneen päätöksen tilauksen / laskun hyväksyessään. Tässäkin tapauksessa hyväksytyltä laskulta tulee selvitä, mihin hankinta on perustunut. Hankintapäätöstä ei tarvitse kirjata tilaukseen, joiden taustalla on kaupungilla käytössä oleva tuoteluettelo, koska kyseiset tuotteet on kilpailutettu kaupungin keskitetyin hankintapaikkapäätöksin.”

​Lisäksi ostolaskujen asiatarkastamisesta ohjeistetaan Ostolaskujen asiatarkastus- ja hyväksyntäohjeissa.

​Laskujen asiatarkastustyön pohjana olevaa asiatarkastajien riittävää näkyvyyttä sopimuksiin ja niiden liitteinä oleviin hinnastoihin on korostettu. Työ jatkuu edelleen mm. osana kaupungintasoista Cloudia Sopimus -järjestelmän käyttöönottoa, jossa vastuullisena toimijana on lakipalvelut. Hankintapalveluissa Cloudia Sopimus -järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2021 asti. Integraatiota Cloudia Sopimus -järjestelmän ja SAP S/4 Hanan välillä ei ole toteutettu.

Kaupungin yhteiskilpailutetuista hankintojen sopimustoimittajista ja hinnoista on tietoa hankintapalvelujen Metku-sivuilla. Tavarahankintojen hinnat löytyvät SAP-järjestelmästä.

Turun kaupunki tunnistaa olemassa olevia tietoturvariskejä sekä seuraa ja huolehtii aktiivisesti tietoturvastaan jatkuvasti. Riskien hallitsemiseksi kaupungilla on useita toimenpiteitä, joilla tietoturvaa ylläpidetään ja parannetaan. Turun kaupungin tietoturvan tilanteesta ja riskeistä on annettu kaupunginhallitukselle yksityiskohtaisempi katsaus 3.6.2024.

3.

Toimintakertomuksessa on esitetty selonteko konsernivalvonnan järjestämisestä. Selonteossa on kuvattu osa-alueittain konsernivalvonnan kohdealueita.

Kehittämiskohteena on todettu, että tilikaudella 2024 tullaan kiinnittämään huomiota siihen, että strategisilla yhteisöillä on ajantasaiset konserniohjeessa edellytetyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet.

Tilintarkastaja suosittelee, että selonteossa kuvattua kehittämiskohdetta viedään kaupunkikonsernissa eteenpäin ja sen edistymistä seurataan.

​Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Konserniyhteisöillä on käytössä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet, jotka sisältyvät konserniohjeisiin. Ohjeet löytyvät päivitettynä konserniyhteisöjen käytössä olevasta extranetistä.

4.

Tilintarkastaja suosittelee kiinnittämään huomiota talousarvion noudattamiseen kaupungin toiminnassa ja taloudenhoidossa. Myös talousarvion muuttamiseen ajantasaisesti tulee kiinnittää huomiota.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Toimielimiä, tilivelvollisia viranhaltijoita sekä määrärahan käytöstä vastaavia henkilöitä muistutetaan, että valtuuston hyväksymää talousarviota tulee noudattaa ja mahdolliset muutokset määrärahatarpeisiin ja tuloarvioihin tulee tilintarkastajan suosituksen mukaisesti tehdä kaupunginvaltuustolle ajantasaisesti tilikauden aikana.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2023 toisen osavuosikatsauksen yhteydessä 18.9. § 188 päättänyt talousarvion noudattamista koskevien määräysten päivittämisestä siten, että käyttötalouden toimintatuottojen ja -kulujen erotus, toimintakate, on valtuuston nähden nettositova. Sitovuuden muutoksella osa toimielimen omin toimenpitein, esim. tulonylityksellä järjestettävissä tai vältettävissä oleville määrärahaylityksille ei tarvita valtuuston erillistä päätöstä.

5.

Tilintarkastaja suosittelee, että kaupunkikonsernin velkaantumiseen ja velanhoitokykyyn tulee kiinnittää jatkuvasti huomiota.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Kaupungin taloudellinen asema on heikentynyt kuluvan vuoden aikana ja kehitysnäkymä säilyy haastavana. Soteuudistuksen vaikutukset sekä edellisten vuosien kestämättömän voimakas toimintamenojen kasvu on ajanut kaupungin vahvasti alijäämäiseksi. Tämän lisäksi valtion päätökset sekä yleisen taloussuhdanteen heikko kehitys ovat leikanneet aiemmin käytössä olleita kasvuoletuksia.

​Merkittävimpiä haasteita talousohjauksen näkökulmasta ovat alijäämäisen toimintakatteen voimakas kasvu sekä kaupungin kantokykyyn nähden ylisuuret investoinnit.

​Tilanteen seurauksena osana talousarvion valmistelua on jo ryhdytty tunnistamaan lisää taloudellista asemaa parantavia toimenpiteitä. Tämän lisäksi investointien ajoitukseen tullaan kiinnittämään huomiota.

​Talouspalvelujen rahoituspalvelut-yksikön vastuulla on huolehtia kaupungin velan nostosta, korkojen ja lyhennysten maksusta ja velan korkoriskin hallinnasta. Rahoituspalvelut raportoi ja varoittaa talousjohtoa velanhoitokyvyn alentumisesta ja pyrkii tuomaan esiin tähän liittyviä riskejä (mm. korkokustannusten merkittävä ja hallitsematon nousu). Rahoituspalvelut pyrkii velan maturiteetin ja korkoriskin hallinnalla mahdollisimman ennustettavaan ja riskitasoltaan alhaiseen vieraan pääoman korkorasitukseen.

Kaupungin taloudellista asemaa seurataan kuukausittain ja kaupunginhallitukselle sekä kaupunginvaltuustolle raportoidaan kvartaaleittain osavuosikatsausten yhteydessä. Ennustetarkkuuden parantamiseen on kiinnitetty huomiota.

Tämän lisäksi omistajaohjaus sekä rahoituspalvelut käyvät aktiivisesti keskustelua konserniyhteisöjen kanssa ja tukevat siten ajantasaisen tilannekuvan muodostamista konsernitasoisesti.

6.

Tilintarkastaja suosittelee, että myyntireskontran täsmäytyksiin dokumentoidaan täsmäytyksen suorittaja ja suorituspäivä (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021). Lisäksi myyntisaamisten ikäjakauma raportti tulisi laatia siten, että se muodostuu asiakkaittain laskutasolla esim. 30, 60, 90, 120 ja >360 päivä jaottelulla.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Tilintarkastajan suosituksen mukaisesti myyntisaamisten ikäjakaumaraporttiin tullaan lisäämään 120 ja >360 jaottelut. Välitilien täsmäytyksistä otetaan yhteenvedot, joissa näkyvät jo täsmäyttäjän nimikirjaimet ja aika.

7.

Tilintarkastaja suosittelee, että ostovelkojen ikäjakauma raportti laaditaan siten, että se muodostuu asiakkaittain laskutasolla, esim. 30, 60, 90, 120 ja >360 päivä jaottelulla.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Seuraavassa tilinpäätöksessä tavoitteena on, että ostovelkojen ikäjakaumaraportti saadaan otettua suositellulla tavalla. SAP-järjestelmän toiminnallisuuteen liittyen asiasta on jo tehty muutospyyntö.

8.

Käyttöomaisuusprosessin ja käyttöomaisuuskirjanpidon sekä kirjanpidon täsmäytyksien osalta tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että valmiit hankinnat tulee kirjatuksi valmiiksi.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Turun kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpidossa ja poistolaskennassa noudatetaan soveltuvin osin kirjanpitolakia, kirjanpitolautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaoston yleisohjeita sekä Turun kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito- ja poistolaskentaohjetta. Kaupungin tilinpäätösohjeiden lisäksi on laadittu tilikauden aikainen ohjeistus noudattavaksi mm. kirjanpidon aikatauluihin ja toimintaperiaatteisiin liittyen.

Keskeneräinen kohde voidaan ilmoittaa valmistuneeksi käyttöomaisuusrekisteriin, kun rakennuttamiskohde on luovutettu ylläpitoon/kunnossapitoon. Samassa yhteydessä otetaan kantaa, päätetäänkö investointiprojekti vai jatkuuko rahaliikenne, jolloin se vapautetaan kirjauksille.

Muut tilintarkastajan raportoimat asiat

9.

Tilintarkastaja suosittelee, että tasetilien sisältöä käydään säännöllisesti läpi ja varmistetaan, että tasetileillä ei ole vanhoja selvittämättömiä eriä.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Kirjanpidosta tilinpäätökseen -yksikkö on laatinut kevään 2024 aikana Tilikaudenaikaisen toimintaohjeistuksen kirjanpidon aikatauluihin ja toimintaperiaatteisiin liittyen. Ohjeistuksessa on kiinnitetty huomiota muun muassa tasetilien täsmäytyksiin.

​10.

Tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että ainoastaan muistiotositteiden hyväksymiseen oikeutetuilla on SAP:ssa oikeudet hyväksyä muistiotositteita.

​Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Suosituksen osalta on jo ryhdytty korjaaviin toimenpiteisiin.

​11.

Maankäyttösopimuksia ja niihin liittyviä korvauksia sekä maankäyttösopimuksista kaupungille aiheutuvia velvoitteita seurataan Excel-tiedostoissa. Tilintarkastajan näkemyksen mukaan maankäyttösopimusten seurantaan manuaalisesti Excel-tiedostoissa saattaa sisältyä riskiä.

​Selvitys ja toimenpiteet havainnon johdosta:

​Turun kaupunki otti Cloudia Sopimus -järjestelmän käyttöön hankintapalveluissa jo vuonna 2021. Kaupunkitasoinen Cloudian käyttöönotto on aloitettu joulukuussa 2023 ja käyttöönottovaihe kestää vuoden 2024 loppuun asti.

Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuus tulee siirtämään maankäyttösopimuskorvausten valvonnan Claudia sopimusjärjestelmään vuoden 2024 aikana.

12.

Tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että yhtiö toimittaa aina vakuuden lainan noston yhteydessä. Lisäksi antolainoja koskevissa päätöksissä tulisi ottaa kantaa kuntalain 129 §:ssä todettuihin asioihin: ”Kunnan myöntämä laina, takaus tai muu vakuus ei saa vaarantaa kunnan kykyä vastata sille laissa säädetyistä tehtävistä. Kunta ei saa myöntää lainaa, takausta tai muuta vakuutta, jos siihen sisältyy merkittävä taloudellinen riski.” Päätöksissä on tarpeen ottaa huomioon säännökset kielletystä valtiontuesta.

Tilintarkastaja suosittelee myös, että kaupunki laatii vuosittain kokonaisriskiarvon kaupungin myöntämistä antolainoista, saaduista vakuuksista, annetuista takauksista ja saaduista vastavakuuksista kuntalain 129 § mukaisesti.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Kaupungin myöntämät antolainat ja takaukset ovat pääsääntöisesti myönnetty kaupunkikonsernin yhteisöille, joissa kaupungilla on määräysvalta. Näin ollen kaupunki pyrkii omistajaohjauksen ja konserniohjauksen kautta vaikuttamaan yhteisöihin siten, että niiden taloudenpito, investoinnit ja velkarahoitus ovat kaikki hallittuja ja taloudellisesti kestävällä tasolla.

Tämän seurauksena kaupungin yhteisöjen luottoriski on vähäinen, eivätkä kaupungin myöntämät antolainat / takaukset muodosta merkittävää taloudellista riskiä. Lisäksi kaupungilla on saatavistaan kattavat ja riittävät vakuudet, jotka turvaavat osaltaan myönnettyjä lainoja / takauksia.

13.

Tilintarkastaja suosittelee, että kaupunginhallituksen päätöksiin ja viranhaltijoiden päätöspöytäkirjoihin merkitään toimivaltuuden peruste, johon kyseinen päätöksentekovaltuus perustuu.

​Lisäksi tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat viedään otto-oikeuskäsittelyyn kaupunginhallitukselle.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Tilintarkastajan esittämä suositus on aiheellinen ja tullaan ottamaan huomioon asianhallinnan kehittämisessä.

14.

Tilintarkastaja on havainnut, että osaan kaupungin taseessa oleviin pysyvien vastaavien sijoituksiin voi liittyä arvostusriskiä, mm. tytäryhtiöiden kiinteistöjen kunnosta ja käytön päättymisestä tai vähentymisestä sekä maksuvalmiudesta johtuen. Kaupungin tulee kiinnittää huomiota pysyvien vastaavien arvostukseen.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito- ja poistolaskentaohje on päivitetty kevään 2024 aikana. Ohjeessa todetaan seuraavaa:

​“Pysyvien vastaavien maa- ja vesialueiden, osakkeiden ja osuuksien sekä taide-esineiden hankintahinnasta on tehtävä arvonalennus, jos sen todennäköisesti tulevaisuudessa kerryttämä tulo tai sen arvo palvelutuotannossa on pysyvästi vielä poistamatonta hankintamenoa pienempi.

​Pysyviin vastaaviin kuuluvan sijoituksen hankintahinnasta on tehtävä arvonalennus, mikäli tulonodotukset tai arvo osana kaupungin palvelutuotantoa ovat pysyvästi vielä poistamatonta hankintamenoa pienemmät. Arvonalennuksena kuluksi kirjataan tulonodotusten ja vielä poistamattoman hankintamenon erotus.”

​Havaintoon tullaan kiinnittämään huomioita taseessa olevien konserniyhteisöjen osakkeiden arvostuksiin.

15.

Tilintarkastaja suosittelee, että johdannaiskohtaista suojauksen todentavaa dokumentaatiota pidetään jatkuvasti yllä.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

​Korkojohdannaisia ylläpidetään Kuntarahoituksen Apollo-järjestelmässä. Kaupungin suojausastetta seurataan järjestelmässä ja riskianalyysejä tehdään tarvittaessa. Lisäksi mainittu riski- ja herkkyysanalyysi tehdään tilinpäätösvaiheessa sen hetkisellä laina- ja suojauspositiolla ja dokumentti liitetään osaksi tilinpäätöksen liitetietoaineistoa.

Liite 1Tilintarkastajan raportti vuoden 2023 tilintarkastuksesta (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 15 kohta)

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää, että edellä oleva selvitys vuoden 2023 tilintarkastuksen aiheuttamista toimenpiteistä lähetetään tarkastuslautakunnalle.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.