Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija, Liisa Yli-Yrjänäinen, 10.6.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Kankaat ja tekstiilityön tarvikkeiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien ja Kaarinan kaupungin käyttöön ajalle 15.8.2024 (tavoite) – 14.9.2028, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 15.9.2028-30.9.2030.

Hankinnasta on järjestetty markkinavuoropuhelut kuuden yrityksen kanssa helmi-maaliskuussa 2024.

Hankinnasta on tehty tietopyyntö 25.3.2024.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 18.4.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 14.5.2024. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 14.5.2024 ja 23.5.2024. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 4.6.2024 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 135 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu seitsemääntoista (17) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Yleiskankaat

2) Pellava- ja lakanakankaat

3) Suojavaatekankaat

4) Verho- ja sisustuskankaat

5) Verhoilukankaat

6) Verhoilukankaat keino ja tekninen nahka

7) Sisätyynyt

8) Matot

9) Matonkuteet

10) Akustiikkakankaat ja niiden materiaalit

11) Tekstiilityön nauhat

12) Vetoketjut

13) Tekstiilityön nepit ja napit

14) Tekstiilityön koneiden osat

15) Tekstiilityön kaavamateriaalit ja merkkauskynät

16) Kankaanpainannan värit

17) Sukkapuikot ja virkkuukoukut

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain toimittajien kanssa.

Osa-alueisiin 5, 7, 8 ja 10–17 valitaan yksi (1) varsinainen toimittaja. Osa-alueisiin 1–4, 6 ja 9 valitaan kolme (3) toimittajaa, joita käytetään kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 4.6.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta osakokonaisuuksittain:

1) Yleiskankaat: Eurokangas Oy, Fabricol Oy, Ratex Oy, Tekstiilipalvelu Oy

2) Pellava- ja lakanakankaat: Fabricol Oy, Ratex Oy, Tekstiilipalvelu Oy

3) Suojavaatekankaat: Fabricol Oy, Foxa Oy

4) Verho- ja sisustuskankaat: Eurokangas Oy

5) Verhoilukankaat: Eurokangas Oy

6) Verhoilukankaat keino ja tekninen nahka: Eurokangas Oy, Fabricol Oy, Muovikum Oy, Ratex Oy

7) Sisätyynyt: Ratex Oy

8) Matot: ei tarjouksia

9) Matonkuteet: Ratex Oy

10) Akustiikkakankaat ja niiden materiaalit: Muovikum Oy

11) Tekstiilityön nauhat: Eurokangas Oy, Fabricol Oy, Ratex Oy

12) Vetoketjut: Eurokangas Oy, Fabricol Oy, Ratex Oy, Ullaka Oy

13) Tekstiilityön nepit ja napit: Fabricol Oy, Ratex Oy

14) Tekstiilityön koneiden osat: Fabricol Oy

15) Tekstiilityön kaavamateriaalit ja merkkauskynät: Fabricol Oy, Lekolar-Printel Oy, Ullaka Oy

16) Kankaanpainannan värit: Lekolar-Printel Oy

17) Sukkapuikot ja virkkuukoukut: Fabricol Oy, Lekolar-Printel Oy, Ullaka Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjouspyynnön mukaan osa-alueiden sisällä jokaista tuotetta on tarjottava. Ratex Oy:n tarjouksessa kaikkien tarjottujen osa-alueiden (1, 2, 6, 7, 9, 11, 12, 13) osalta tuoterivejä sekä tuotetietoja on tarjouspyynnön liite 1 hintaliitteestä täyttämättä. Ratex Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Tarjouspyynnön mukaan toimittajan tuotekoodi tulee olla täytettynä jokaisesta tuotteesta. Ullaka Oy:n tarjouksessa osa-alueen 12 osalta tuotekoodeja on tarjouspyynnön liite 1 hintaliitteestä täyttämättä. Ullaka Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan osa-alueen 12 osalta.

Tarjouspyynnön mukaan tuotteen alkuperämaa tulee merkitä osa-alueissa 1–8 ja 10 liitteelle 1 Hintaliite, sille varattuun sarakkeeseen. Fabricol Oy:n tarjouksessa osa-alueen 2 osalta alkuperämaa on tarjouspyynnön liite 1 hintaliitteestä täyttämättä osittain. Tarjouspyynnön mukaan osa-alueissa 1–5 ja 10 tuotteista 40 % tulee olla Öko tex - sertifikaatin mukaisia. Osa-alueen 2 osalta tuotteista vain 33 % on Öko tex -sertifikaatin mukaisia. Fabricol Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan osa-alueen 2 osalta.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 80. Halvin tarjottu hinta €, vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2. Laatu, enimmäispisteet 20.

• Tarjoaja on tarjonnut vähintään kuuteen (> 6) osa-alueeseen: 20 pistettä

• Tarjoaja on tarjonnut vähintään kolmeen (> 3) osa-alueeseen: 10 pistettä

• Tarjoaja on tarjonnut alle kolmeen (< 3) osa-alueeseen: 0 pistettä

Osa-alueisiin 5, 7, 8 ja 10–17 valitaan yksi (1) varsinainen toimittaja. Osa-alueisiin 1–4, 6 ja 9 valitaan kolme (3) toimittajaa, joita käytetään kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous osakokonaisuuksiin 2, 4, 5, 10, 14, ja 16, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa näiden osa-alueiden osalta.

Hankinnan osa-alueisiin 7, 8 ja 9 ei saatu yhtään tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävää ja tarjouspyynnön mukaista tarjousta.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että Kankaat ja tekstiilityön tarvikkeiden hankinnan toimittajaksi ajalle 15.8.2024 (tavoite) – 14.9.2028 valitaan liitteessä 1 mainitut yritykset tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Ratex Oy:n tarjous (osa-alueet 1, 2, 6, 7, 9, 11, 12, 13) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Ullaka Oy:n tarjous (osa-alue 12) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous on osa-alueen osalta tarjouspyynnön vastainen.

Fabricol Oy:n tarjous (osa-alue 2) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous on osa-alueen osalta tarjouspyynnön vastainen.

Niissä osissa, joissa saatiin tarjouksia, mutta ne eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia, voidaan siirtyä neuvottelumenettelyyn.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Liisa Yli-Yrjänäinen, p. 044 907 5216