Ostopäällikkö Anja Mäkelä, Ratkaisuasiantuntija Mikko Lehto, Projektipäällikkö Sari Holmberg, 18.6.2024:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on kilpailuttanut seudulliset kirjastoaineistokuljetukset, Turun kaupungin sisäiset tavara - ja kirjakassikuljetukset ja terminaali- ja välivarastointipalvelut ja tehnyt tarjouskilpailun voittaneen Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa toistaiseksi voimassa olevan hankintasopimuksen (hankintapäätös 28.09.2023 § 30) alkaen 1.11.2023 (kirjakuljetukset) ja alkaen 1.1.2024 (tavarakuljetukset).

Sopimuksessa on sovittu kiinteästä 4 471,00 euron (alv 0 %) kuukausikustannuksesta välivarastoinnille ja terminaalipalveluille. Sopimuskauden aikana on ilmennyt, että sekä toimitusmäärät että välivarastoinnin tilatarve ovat osoittautuneet suuremmiksi kuin tarjouspyynnössä ilmoitetut arviot toimitusmääristä ja tilatarpeesta. Edellä mainittu on myös vaikuttanut työmäärään sitä lisäävästi terminaalipalveluissa.

Alkuperäisen sopimuskumppanin Hemmon Kuljetus Oy:n on tarpeen suorittaa lisäpalveluja eli tehdä enemmän työntunteja ja varata enemmän välivarastointitilaa, jotka eivät ole sisältynet alkuperäiseen sopimukseen. Lisäpalvelujen hankinnan seurauksena hankinnan arvo tulee ylittämään alkuperäisen sopimuksen arvon.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi hankintalain 136 §:n 3 momentin muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Lisäpalvelun hankinta Hemmon Kuljetus Oy:ltä on välttämätöntä Turun kaupungin logistiikkapalvelujen hoitamiseksi. Hankinta tullaan kuitenkin kilpailuttamaan uudelleen siten, että uusi sopimus tulee voimaan lähtökohtaisesti 1.9.2025. Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen irtisanomisaika Turun kaupungin osalta on 12 kuukautta. Sopimuskumppanin vaihtaminen kesken irtisanomisaikana ei ole hankintasopimuksen mukaista ja johtaisi todennäköisesti kaupungin kannalta taloudellisiin seuraamuksiin. Teknisestä syystä eli hankintasopimuksen velvoitteista johtuen vain yhdellä toimittajalla eli Hemmon Kuljetus Oy:llä on mahdollisuus toteuttaa kaupungin tarvitsema lisähankinta. Toinen toimittaja ei voi teknisestä syystä johtuen toteuttaa puuttuvaa lisäpalvelua, kun kaupungilla on muutoin logistiikkapalvelut keskitetty Hemmon Kuljetus Oy:lle.

Sopimuskumppanin vaihtaminen ja lisäpalvelun hankkiminen toiselta toimittajalta irtisanomisaikana aiheuttaisi myös merkittävää haittaa hankintayksikölle, koska alkuperäinen sopimuskumppani olisi oikeutettu sopimusaikana sopimuksenmukaiseen maksusuoritukseen. Lisäksi kaupunki joutuisi hallinnoimaan kahta logistiikkasopimusta, mikä aiheuttaisi kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä ja merkittävää haittaa, kun kaksi logistiikkapalveluntuottajaa hoitaisi kaupungin logistiikkapalveluita.

Sopimusmuutoksen arvo ajalle 1.7.2024-31.8.2025 on enintään 168 000 euroa (alv 0%). Lisälaskutuksen määrä on enintään 12 000 euroa (alv 0 %) kuukaudessa ja muilta osin hankinnassa noudatetaan voimassa olevaa hankintasopimusta (7805-2022). Hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen siten että uusi sopimus tulee lähtökohtaisesti voimaan 1.9.2025. Uuden kilpailutuksen valmisteluun tarvitaan aikaa ja uuden kilpailutettavan sopimuksen ajankohta määräytyy sen pohjalta, että Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen irtisanomisaika Turun kaupungin osalta on 12 kuukautta.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Edellä mainitun perustein sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan ja 3 momentin mukaan.

Esitämme, että Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehtyä sopimusta muutetaan siten, että Hemmon Kuljetus Oy:ltä hankitaan alkuperäisen 192 672 euron (alv 0%) lisäksi enintään 168 000 euron (alv 0%) arvosta lisätyötä ja välivarastointitilaa liittyen seudullisten kirjastoaineistokuljetusten, Turun kaupungin sisäisten tavara - ja kirjakassikuljetusten ja terminaali- ja välivarastointipalvelujen hoitamiseen. Esitämme myös että Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehty hankintasopimus (hankintapäätös 28.09.2023 § 30) irtisanotaan päättymään 31.8.2025.

Hemmon Kuljetus Oy tekee päivittäin toimituksia, välivarastointia ja terminaalipalveluja koskevaa seurantaa kuukausittaisten tavaramäärien ja välivarastoinnin sekä terminaalipalvelujen kustannusten arvioimiseksi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että Hemmon Kuljetus Oy:n kanssa tehtyä sopimusta (7805-2022) muutetaan siten, että Hemmon Kuljetus Oy:ltä hankitaan alkuperäisen 192 672 euron (alv 0 %) lisäksi enintään 168 000 euron (alv 0%) arvosta lisätyötä ja välivarastointitila ajalle 1.7.2024-31.8.2025. Lisälaskutuksen määrä on enintään 12 000 euroa (alv 0 %) kuukaudessa ja muilta osin hankinnassa noudatetaan voimassa olevaa hankintasopimusta (7805-2022).

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan.

Hemmon Kuljetus Oy tekee päivittäin toimituksia, välivarastointia ja terminaalipalveluja koskevaa seurantaa kuukausittaisten tavaramäärien ja välivarastoinnin sekä terminaalipalvelujen kustannusten arvioimiseksi.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Päätös voi muuttua oikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609,

sari.holmberg@turku.fi