Palveluiden hallinnan johtaja Juhani Anttonen ja erityisasiantuntija Sakari Levo 23.05.2024:

Turun kaupunki on hankkinut käyttöönsä palvelu- ja tuotetiedon hallintajärjestelmän Aras PLM:n. Järjestelmässä hallinnoidaan kaupungin hankkimia ja tarjoamia palveluita ja tuotteita. Tietoja hyödynnetään sovelluksessa suoraan sekä toisissa järjestelmissä integraatioiden kautta. Järjestelmän käyttöönotto jatkuu määrättyjen palvelu- ja tuotekokonaisuuksien tarpeiden suunnittelulla ja toteutuksella järjestelmään. Tavoitteena on kaupungin palveluhallinnan parantaminen, kokonaisuus kerrallaan.

Tällä hetkellä Aras PLM ohjelmistoon on olemassa 50 käyttäjän lisenssiä, mutta Kalupakki-ohjelmiston siirryttyä osaksi PLM-ohjelmistoa on tullut lisätarve 25 lisenssille.

Turun kaupunki on kilpailuttanut Ihmis- ja yrityslähtöisen kunnan toimintamallien ja niitä tukevien järjestelmien kehittämisen asiantuntija- ja konsultointipalvelut puitejärjestelyn (dnro 13642-2021), joka on sisältänyt osakokonaisuuden 3. Aras PLM välineen kehittäminen - Palveluiden järjestämistä ja johtamista tukevien toimintamallien konfigurointi Aras PLM:ään.

Tarjouspyyntö lähetettiin 6.5.2024 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille niille sopimustoimittajille, joilla on sopimus osakokonaisuuden 4 osalta.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 6.5 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta/toimittajilta: Fulvisol Oy:ltä.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Fulvisol on ARAS PLM Lisenssin ainoa toimittaja ja tarjoajan kelpoisuus on tarkistettu jo puitesopimukseen osallistuessa.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjousvertailu ei tarvitse tehdä, koska saatiin vain yksi tarjous.

25 kpl Aras lisenssit 2024 V2 ajalle 1.6.2024-23.12.2026, 2325,00 € / lisenssi, yhteensä 58 125,00 €.

Ehdotetuista vaihtoehdoista on alun perin valittu 50 käyttäjän kolmen vuoden lisenssi, joten myös lisälisenssit pitää hankkia vastaavalle ajanjaksolle.

Ehdotus​Esitämme, että IT-palvelut hankkii Fulvisol Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Aras PLM 25 käyttäjän kolmen vuoden lisälisenssin. Kustannukset 1.6.2024-24.12.2026 ovat enintään 58 125 euroa. Kustannuksen jakaantuvat eri kustannuspaikoille seuraavasti: 01.06.2024 - 23.12.2024 13 125 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, Investointinumero M-1002-103736 Palvelu- ja tuotehallinnan kehittäminen, 24.12.2024 - 23.12.2025 22 500 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104521 Turku PLM ylläpito ja pienkehitys, 24.12.2025 - 24.12.2026 22 500 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 13174-KH/Sovelluspalvelut.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Fulvisol Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Aras PLM 25 käyttäjän kolmen vuoden lisälisenssin. Kustannukset 1.6.2024-24.12.2026 ovat enintään 58 125 euroa. Kustannuksen jakaantuvat eri kustannuspaikoille seuraavasti: 01.06.2024 - 23.12.2024 13 125 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, Investointinumero M-1002-103736 Palvelu- ja tuotehallinnan kehittäminen, 24.12.2024 - 23.12.2025 22 500 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104521 Turku PLM ylläpito ja pienkehitys, 24.12.2025 - 24.12.2026 22 500 euroa (alv 0 %) kustannuspaikalle 13174-KH/Sovelluspalvelut.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa erityisasiantuntija Sakari Levo, puh. 040 6651693