Tietopalvelupäällikkö Marita Heinä, IT-hankepäällikkö Reijo Mikkola ja IT-hankepäällikkö Harri Nevala 31.5.2024:

Tiedonhallintalaki velvoittaa mm.kunnat käyttämään tietohallintamalliinsa välinettä, jonka avulla se on paremmin ja nykyaikaisemmin käytettävissä ja tietohallintamallin sisältö (tietovarannot, integraatiot, sovellukset ja prosessit) paremmin hyödynnettävissä.

Tiedonhallinnan mallinnusvälineen muita hyötyjä ovat mm.

Prosessien, työnkulkujen ja tietojen kuvaukset.

Prosessit ja työnkulut on tarpeen kuvata erilaisten projektien yhteydessä ja vähintäänkin ydinprosessit tulisi olla esillä koko kaupungin henkilöstölle.

Tietojen ja datan hallintaan on tarve saada tietovirrat ja tietojen sijainnit kuvattua.

Rekisteritietojen hallinnointi

On tarpeita erilaisille rekistereille, joille ei ole tarpeen hankkia omia järjestelmiä. Esimerkkeinä;

• Asiakirjojen julkisuuskuvaukset (sisältää tiedonhallintamallin tietoja ja on lakisääteinen)
• Tietosuojaselosteet (sisältää tiedonhallintamallin tietoja. Eivät ole lakisääteisiä mutta tiedonantovelvollisuus on. Nyt Oracle-ympäristössä jossa lisenssit eivät ole voimassa.)
• Toiminnan mittareiden rekisteri (vahva liitos tietovarantoihin ja sovelluksiin)
• Tekoälyrekisteri (vahva liitos tietovarantoihin, sovelluksiin ja integraatioihin; tulossa EU:n tekoälylain vaatimukseksi)

Hankittavan tietohallinnan mallinnusvälineen ansiosta Turun kaupunki voi luopua QPR –sovelluksen käytöstä, jonka vuosikustannukset ovat tällä hetkellä 30 000 euroa (alv. 0%).

Markkinoilla ei ole täysin Turun kaupungin tarpeita vastaavia mallinnusvälineitä kuin yksi, Arter Oy:n tarjoama ARC -järjestelmä.

Turun kaupungin IT-palvelut on saanut Arter Oy:ltä tarjouksen, jonka kustannukset neljälle vuodelle (ovat enintään 58 000 euroa (alv. 0%) sisältäen käyttöönottoprojektin, ylläpidon ja tuen SaaS-palveluna, sekä tarvittavat käyttäjälisenssit.

Tietojärjestelmän omistaja strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila puoltaa esitettyä hankintaa.

Ehdotus​Esitän, että IT-palvelut hankkii Arter Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella tiedonhallinnan mallinnusvälineen (ARC). Käyttöönottoprojektin kustannukset vuonna 2024 ovat enintään 12 000 euroa (alv. 0 %) ja ylläpidon ja tuen kustannukset vuodesta 2025 eteenpäin 12 000 euroa (alv. 0%) vuodessa Kustannukset kohdistetaan vuonna 2024 kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-102753 Tiedonhallinnan mallinnusväline, vuonna 2025 kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104546 Tiedonhallinnan mallinnusväline ja vuodesta 2026 eteenpäin kustannuspaikalle 13174 KH/Sovelluspalvelut.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Arter Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella tiedonhallinnan mallinnusvälineen (ARC). Käyttöönottoprojektin kustannukset vuonna 2024 ovat enintään 12 000 euroa (alv. 0 %) ja ylläpidon ja tuen kustannukset vuodesta 2025 eteenpäin 12 000 euroa (alv. 0%) vuodessa Kustannukset kohdistetaan vuonna 2024 kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-102753 Tiedonhallinnan mallinnusväline, vuonna 2025 kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104546 Tiedonhallinnan mallinnusväline ja vuodesta 2026 eteenpäin kustannuspaikalle 13174 KH/Sovelluspalvelut.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa tietopalvelupäällikkö Marita Heinä, puh. 044 907 5647.