Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen 30.5.2024:

DigiOne hanke

Kansliapäällikkö on 4.11.2020 § 21 (dnro 12092-2020) hyväksynyt DigiOne-yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahti ja Jyväskylä (yhteistyösopimuksen kaikki kuntaosapuolet jäljempänä Edelläkävijäkunnat).

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Myöhemmin on mahdollista päättää varhaiskasvatuksen ja ammatillisen koulutuksen palveluiden integroimisesta ja/tai kehittämisestä DigiOneen. Tämä kuitenkin edellyttää erillistä rahoitusta ja kehittämispanosta.

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOnessa mukana olevat kunnat päättävät palvelusopimuksessa sovitun hallintamallin mukaisesti palvelualustaan ja ekosysteemiin liittyvistä asioista, jotka operaattorina toimiva Tiera toteuttaa.

Vantaa toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti. Vantaan isäntäkuntana hankkeen hallintamallin mukaan täytäntöönpanemista linjauksista aiheutuneet kustannukset maksetaan hankkeelle varatuista rahoista. Edelläkävijäkunnat viimekädessä vastaavat hankkeessa aiheutuvista kustannuksesta pakollisten liittymismaksujensa mukaisessa suhteessa. Vantaa järjestää hankeorganisaation käytännön toiminnan, hankkeen maksujen suorittamisen ja vastaa rahaliikenteestä. Hankevaiheessa rahaliikenne Edelläkävijäkuntien Tieran ja Vantaan välillä tapahtuu siten, että Edelläkävijäkunnat ml. Vantaa maksavat Tieralle liittymismaksuja ja Tiera maksaa Vantaalle edelläkävijäpalautusta.

Edelläkävijäkunnat ovat alun perin yhteistyösopimuksella sitoutuneet rahoittamaan hanketta liittymismaksuilla yhteensä n. 5,4 M€:lla, josta Turun osuus on n. 785 000 €. Jyväskylän ja Lahden liittyminen yhteistyösopimukseen lisäsi liittymismaksujen yhteismäärää 1,2 M€ yhteensä 6,7 M€:oon.

Business Finland Oy on aiemmin myöntänyt DigiOnelle 5,4 milj.€ tuen ja Kuntaliitto 0,25 milj.€ tuen. Edelläkävijäkuntien rahoituksen ja tukien kanssa hankkeen kokonaisbudjetti oli vuonna 2020 yhteensä 12 milj.€.

Kasvatus- ja opetusjohtaja hyväksyi kansliapäällikön delegoimana 12.12.2022 DigiOne-yhteistyösopimuksen muutossopimuksen, jossa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 2,2 M€ (Turun osuus 11 %) ja hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024. Lisäksi kuntaliitto myönsi 0,25 M€:n tuen hankkeelle. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti oli 14,5 M€.

Yhteistyösopimuksessa määriteltyjen kustannusten lisäksi kasvatus- ja opetusjohtaja hyväksyi kansliapäällikön delegoimana 4.10.2023 hanketta täydentäviä kehityskustannuksia enintään yhteensä 66 828,42 €.

Alkuperäistä DigiOne-hanketta täydentää DigiOne2-projekti. DigiOne2-projektin kustannusarvio on kokonaisuudessaan 2 570 000 €. Business Finland Oy on 3.11.2023 on myöntänyt DigiOne2-projektille avustusta enintään 1 287 000 €. Avustus on myönnetty sillä ehdolla, että se voi olla enintään 50 %:ia projektin hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista. DigiOne2-projektin omavastuuosuudet sisältyvät 21.12.2023 käsiteltyyn yhteistyösopimuksen muutossopimukseen. DigiOne2-projektin kohteena on ohjaavan valintatarjottimen kehittäminen, applikaatioekosysteemin kehittäminen ja ekosysteemin laajentaminen uusilla palveluilla.

Kaupunginhallitus hyväksyi DigiOne-yhteistyösopimuksen muutokset kokouksessaan 21.12.2023 § 481. DigiOne-yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 11 823 621 €, josta Turun osuus on 1 300 598 €. Kaupunginhallitus hyväksyi päätöksessään myös arvioidut paikalliset kehityksenaikaiset ylläpito – ja käyttöönottokustannukset 672 838 €. Yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittiin hankkeen jatkamisesta vuodelle 2025 ja mahdollisesti tätä pidempään siten, että hanke päättyy, kun lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio on luovutettu Tieralle ja hanke on ajettu alas. Lisäksi sopimuksessa sovittiin, että yksittäisellä kunnalla on mahdollisuus irrottautua DigiOne-hankkeesta 30.4.2024 tarkastuspisteen jälkeen 30 vuorokauden aikana. Tällöin kunnan on poistuessaan maksettava osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkastuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajokustannuksista, yhteisten palvelujen palvelumaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Hankkeen tilanne tarkastuspisteessä ja päätösehdotuksen perustelut

DigiOne-hankkeessa on toteutettu alkuvuoden aikana yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittuja kehittämistoimenpiteitä, jotka perustuvat Deloitten vuoden 2023 lopulla laatiman ulkopuolisen arvion suosituksiin. Kehittäminen on suuntautunut hankkeen päätöksentekoon, kehitysmalliin ja laajuuden hallintaan, joiden lisäksi hankkeeseen on palkattu projektijohtamisen asiantuntija, joka on tuonut ryhtiä projektikäytäntöihin. Kaikkien toimenpiteiden vaikutuksia on vielä tässä vaiheessa vaikea arvioida. Oikean suuntaisista kehittämistoimista huolimatta hankkeen arviot jäljellä olevasta työmäärästä ja ensimmäisen version valmistumisajankohdasta ovat muuttuneet jatkuvasti.

Hankkeen tekninen kehitystyö on edistynyt siten, että suunnitelman mukaisesti ensimmäinen versio valmistuisi Q1/2025 ja olisi otettavissa Turun perusopetuksen pilottikouluilla käyttöön syksyllä 2025. Kehitystyön painopisteinä on ollut perusopetuksen ja lukion yhteiset toiminnallisuudet. Kevään aikana suoritetut moduulikohtaiset testit ovat olleet toiminnallisesti onnistuneita. Testausta tehneet käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä näkemäänsä. Käyttäjät ovat kokeneet, että kehitettävät työkalut vastaavat koulujen ja opettajien tarpeisiin. Toteutuksen laajuus on kiinnitetty toiminnan näkökulmasta ja kaupungit hyväksyvät sisällön.

Deloitte on tehnyt kevään 2024 aikana kaksi uutta katselmointia integraatioarkkitehtuurista ja -toteutuksesta sekä hankkeen uudelleenkatselmoinnin. Molemmissa katselmoinneissa havaittiin ongelmia, joista merkittävimmät liittyvät arkkitehtuuriin, integraatioihin sekä hankkeen hajautettujen vastuiden malliin. DigiOnen jatkamiseen liittyy niin huomattavia riskejä, että hankkeen ohjausryhmä totesi 18.4.2024 kokouksessaan, että hankkeen jatkaminen edellyttää sen uudelleenmuotoilua.

Hanke on valmistellut toimenpideohjelman, joka sisältää Tieran kokonaisvastuun, integraatioarkkitehtuurin varmistuksen ulkopuolisen toimijan ohjauksessa, sekä ICT-kehittämisen ohjaukseen sekä resursointiin liittyviä toimenpiteitä. Hankkeessa ei ole kuitenkaan saavutettu yhteisymmärrystä korjaavien toimenpiteiden rahoituksesta.

Kuntien Tiera Oy on tehnyt sitoumuksetta viime hetken ehdotuksen ottaa kokonaisvastuu kehityksen johtamisesta ja osaltaan myös hankkeen rahoituksesta. Ehdotus on ylätasoinen, ja sisällön täsmentäminen edellyttää jatkoneuvotteluja.

Yhteistyösopimus mahdollistaa kaupungeille irtaantumisen DigiOnesta toukokuun 2024 loppuun mennessä. Päätös irtautumisesta on tehty Tampereella, Oulussa ja Espoossa. Tampere ja Oulu varasivat mahdollisuuden selvittää kesäkuun aikana muiden DigiOne-kuntien ja Kuntien Tieran kanssa mahdollisuutta jatkaa hanketta. Neuvotteluissa tulee huomioitavaksi myös Espoon ehdottoman irtaantumisen vaikutukset DigiOne -hankkeen jatkoon.

Mikäli DigiOne-hanke ajetaan alas, on kunnilla alkuperäinen ongelma edelleen. Nykyiset järjestelmät eivät vastaa opetuksen ja opetukseen liittyvän hallinnon tarpeita ja nykyinen toimija ei ole aktiivisesti kehittänyt tuotettaan viime vuosina. Nykyinen järjestelmätoimittaja on indikoinut, että heidänkin kehityksensä tiekartta on laaja ja kehitystyö tulisi kestämään useita vuosia. Sen lisäksi kehitystyön kustannukset ovat huomattavat ja toteuttaminen ei ole todennäköistä nykyisentasoisilla palvelumaksuilla. Jo nyt on nähtävissä huomattavaa vuosittaista kustannusten kasvua. Nykyiset sopimukset eivät hankintalain näkökulmasta mahdollista massiivista kehitystyötä yhden toimijan kanssa. Lisäksi on epäselvää, säilyykö nykyisen toimittajan kiinnostus tuotteen jatkokehittämisestä, jos potentiaalinen kilpailija (DigiOne) ei tule markkinoille. Lisäksi sopimus nykyisen toimittajan kanssa on vanha ja on erittäin todennäköistä, että vaaditaan uusi hankinta, jotta toimittajan kanssa voidaan jatkaa.

DigiOne-hankkeessa on toteutettu osia, joiden pohjalta jatkokehittäminen yksittäisen kunnan tai mahdollisen uuden muodostettavan konsortion toimesta on mahdollista. Tällöin suurin riski on uuden kehitystyön organisoimisessa ja kehitystyön uudelleen vauhtiin saamisessa. Tässä skenaariossa alkuperäisen DigiOne-sopimuksen mukaiset alasajokustannukset realisoituvat ja lisäksi tulee kokonaisuuden valmiiksi saattamiseen vaadittavat investoinnit. Myös aikataulu venyy merkittävästi alkuperäisestä.

Liite 1                                  Deloitte, DigiOne-hankkeen arkkitehtuurin katselmoinnin lausunto (salassa pidettävä Julkisuuslain 24 § 1 mom. 20 k.)

Liite 2                                  Deloitte, DigiOne-hankkeen katselmoinnin lausunto (salassa pidettävä Julkisuuslain 24 § 1 mom. 20 k.)

Liite 3                                  Raportti käyttäjätestauksien tuloksista (salassa pidettävä Julkisuuslain 24 § 1 mom. 20 k.)

Esitys        Kansliapäällikkö toteaa Sopimus DigiOne Yhteistyösopimuksen muuttamiseksi 2023 -nimisen sopimuksen 5 §:n mukaisesti, ettei hankkeessa tehtyjä korjaavia toimenpiteitä voida perustellusti pitää riittävinä, joten Turku ilmoittaa keskeyttävänsä omalta osaltaan hankkeen.

Päätös on kuitenkin siten ehdollinen, että jos hankkeen uudelleenmuotoilussa saavutetaan neuvotteluratkaisu, Turun kaupunki varaa mahdollisuuden jatkaa hankkeessa. Mahdollisesta jatkamisesta hankkeessa päätetään erikseen.

Muussa tapauksessa aloitetaan valmistelu, jossa selvitetään miten DigiOnen jo valmistuneita osioita voidaan hyödyntää kuntien yhteistyössä.