Konsernihallinto, yhteiset palvelut, lakipalvelut, kaupunginjuristi Lauri Kyllönen 27.5.2024:​

Tietopyyntö ja asian tausta

XXXXX on pyytänyt sähköpostitse 23.5.2024 päivätyllä tietopyynnöllä sähköpostiviestejä, jotka koskevat häntä. Tietopyynnössään XXXXX on yksilöinyt sähköpostiviestit, jotka koskevat lumenaurausta, XXXXX liittyvää asiaa ja asian selvittämistä.​

XXXXX on 24.5.2024 lähetetty sähköposti, jossa on selvitetty asiaa ja tiedusteltu, haluaako hän valituskelpoisen päätöksen asiassa. XXXXX on vastannut 24.5.2023 tähän sähköpostiin ja pyytänyt valituskelpoisen päätöksen asiassa.​

Kaupungilla ei ole asiaan liittyviä julkisuuslain soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja.​

Sovellettava lainsäädäntö​

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) 5 §:n 1 momentin mukaan asiakirjalla tarkoitetaan laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.​

Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.​

Julkisuuslain 5 §:n 3 momentin 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.​

Julkisuuslain 5 §:n 4 mom. mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla.​

Julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei saman lain 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä.​

Julkisuuslain 17 § mukaan viranomainen on tämän julkisuuslain mukaisia päätöksiä tehdessään ja muutoinkin tehtäviään hoitaessaan velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisen toiminnasta ei julkisuusperiaate ja julkisuuslain tarkoitus huomioon ottaen rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja että tiedon pyytäjiä kohdellaan tasapuolisesti.​

Tietopyynnön käsittelyyn vaikuttavaa oikeuskäytäntöä​

Korkein hallinto-oikeus (KHO) on vuosikirjaratkaisussaan KHO:2017:157 ottanut kantaa viranomaisten välisiä sähköposteja koskevaan tietopyyntöön. ELY-keskukselle esitetty asiakirjapyyntö koski ympäristöministeriön ja ELY-keskuksen sekä näiden virkamiesten välistä kaikkea postitse tai sähköpostitse tapahtunutta kirjeenvaihtoa, joka koski eräiden yhtiöiden toimintaa ja valvontaa ajalla 1.1.2011 - 23.1.2015. ELY-keskus luovutti aineiston, joka oli kirjattu ELY-keskuksen diaariin, mutta ei kirjaamattomia sähköpostiviestejä. ELY-keskus katsoi, että ne jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle lain 5 §:n 4 momentin perusteella.​

KHO:n mukaan luovuttamatta jätettyjä, saman hallinnonalan viranomaisissa toimivien virkamiesten välisiä sähköpostiviestejä voitiin luonnehtia ennemminkin yksittäisten virkamiesten keskinäiseksi kuin viranomaisten väliseksi viestienvaihdoksi. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan viestit olivat pääosin mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi luonnehdittavia.​

KHO kiinnitti huomiota julkisuuslain 5 §:n 4 momentin tarkoitukseen, joka on turvata virkamiesten välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapautta. KHO katsoi, että kysymyksessä olevia sähköpostiviestejä oli pidettävä lainkohdassa tarkoitettuina viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuina asiakirjoina. Ne eivät liioin sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan oli liitettävä arkistoon. Luovuttamatta jätettyihin sähköpostiviesteihin ei siten julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovellettu mainittua lakia.​

Apulaisoikeuskanslerin päätöksen 22.1.2019 (dnro OKV/567/1/2018) mukaan säännös, jonka mukaan asiakirjan pyytäjällä on julkisuuslaissa turvattu oikeus halutessaan saada hallintolain mukaisesti perusteltu päätös siitä, miksi pyydettyä asiakirjaa ei anneta, soveltuu myös niihin tilanteisiin, jossa asiakirjaa ei ole.​

Johtopäätökset​

Viranomaisen on vastattava tietopyyntöön riippumatta siitä, voiko pyydettyä tietoa antaa, tai siitä, kuuluvatko pyydettävät asiakirjat julkisuuslain soveltamisalaan. Mikäli viranomainen kieltäytyy antamasta pyydettyä asiakirjaa tai viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa, asiasta tulee tehdä pyydettäessä valituskelpoinen päätös julkisuuslain 14 §:n mukaisesti.​

Sähköpostiviesteistä ei ole laadittu muistiota. Julkisuuslain perusteella nämä sähköpostiviestit eivät ole viranomaisen asiakirjoja.​

Saadun selvityksen perusteella sähköpostiviestit ovat sisäisen työskentelyn sähköposteja. Julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Tässä tapauksessa arkistoon liitettäviä sähköposteja ei ole.​

Tietopyyntöön liittyviä sähköpostiviestejä ei voida luovuttaa edellä kerrotuilla perusteilla.​

Toimivalta​

Turun kaupungin voimassa olevan hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 17.4.2023 § 73) 47 §:n 14 kohdan mukaan palvelujohtaja palvelukokonaisuutensa osalta päättää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitetun asiakirjan antamisesta.​

Konsernihallinnon hallinnon järjestämisen säännön (kansliapäällikkö 5.6.2023 § 178) 2 §:n mukaan kansliapäällikkö vastaa konsernihallinnon osalta palvelujohtajan toimivallasta (hallintosääntö 47 §).​

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös XXXXX ei voida luovuttaa hänen pyytämiään viranomaisen asiakirjoja edellä kerrotuilla perusteilla.​

Ratkaisuun, jolla asiakirjapyyntö on evätty, haetaan julkisuuslain mukaisesti muutosta valittamalla Turun hallinto-oikeuteen.​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

​

Valitusosoitus liitteenä