IT-pääsuunnittelija Johanna Nieminen 17.5.2024:

Turun kaupungilla on käytössä M-Files järjestelmä. Käyttäjämäärää on lisääntynyt ja yhtäaikaisia sekä lukulisenssejä on myös tarpeen hankkia lisää. Hankintaesitys sisältää myös lisäykset. Nykyisten lisenssien voimassaolo päättyy niiden vuosipäivänä 13.10.2024.

Lisenssit voidaan hankkia Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelusta (Dnro 11010-2019) johon Turun kaupunki on liittynyt. Turun kaupunki on saanut tarjouksen Kuntien Tiera Oy:n Verkkokaupan kautta Atea Oy:ltä, ja tarjous kattaa tämänhetkisen lisenssitarpeen.

Kuntien Tiera Oy on hankintalain 15 § mukainen Turun kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.

Tietojärjestelmän omistaja Yhteiset palvelut/asianhallintapäällikkö Sari Suomela puoltaa esitettyä hankintaa.

Ehdotus​Esitän, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelusta, Atea Oy:ltä, saadun tarjouksen perusteella lisenssit:

• Namer User License, nimetyn käyttäjän lisenssi 250 kpl
• Concurrent User License, yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi 15 kpl
• Read-Only User License, lukulisenssi 115 kpl

​

Lisenssien yksikköhinnat ovat salaisia.

M-Filesin kanssa tehty sopimuskausi alkoi 1.10.2021 ja oli voimassa ensin 3 (kolme) vuotta, jonka jälkeen M-Files-lisenssit tilataan käyttöön vuodeksi kerrallaan, eli tilauskausi on (12) kaksitoista kuukautta.

Lisäykset 3.6.2024 - 30.9.2025 sekä ylläpidossa jo olevat 1.10.2024 - 30.9.2025, jolloin kustannukset aiheutuvat ovat enintään 154 447,80 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 / Sovelluspalvelut. Mahdolliset lisätilaukset tehdään budjetoidusti.

Tiera-verkkokauppasopimuksen puitteissa tehtävä tilaus päättyy elokuussa 2024 kyseisen verkkokauppasopimuksen ehtojen mukaisesti. Sopijapuolet käynnistävät jatkokeskustelut ennen sopimuskauden päättymistä.

Sopimusvuoden kustannukset tarvittavien M-Files-ohjelmistolisenssien hankkimiseksi ovat 154 447,80 € (alv 0 %).

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelusta, Atea Oy:ltä, saadun tarjouksen perusteella M-Files lisenssit. Kustannukset, lisäykset 3.6.2024 - 30.9.2025 sekä ylläpidossa jo olevat 1.10.2024 - 30.9.2025, jolloin kustannukset, jotka aiheutuvat ovat enintään 154 447,80 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 / Sovelluspalvelut. Mahdolliset lisätilaukset tehdään budjetoidusti.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.​

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa IT-pääsuunnittelija Johanna Nieminen, puh. 050 43 23 507