Projektipäällikkö, Pekka Lång 14.05.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin tavoitteena on hankkia HR-järjestelmäratkaisu SaaS-palvelumallilla. Hankittava HR-järjestelmä sisältää kaikki keskeiset toiminnot HR-prosessien tueksi HRM- ja HRD-toimintojen osalta.

Hankinnasta on rajattu pois seuraavat HR-prosesseihin liittyvät järjestelmät / toiminnot:

- Palkanlaskenta

- Rekrytointi ja sijaistenhallinta

- Työvuorosuunnittelu ja työajanhallinta

Järjestelmätoimittajan roolina on tarjota järjestelmän käyttöoikeuden lisäksi, käyttöönottoon ja käyttöönottoprojektiin liittyvät palvelut, tekninen ylläpito, järjestelmäpäivitykset sekä tarvittava tekninen tuki. Järjestelmän käyttöönottoon tulee sisältyä laajat koulutukset ja perehdytykset pääkäyttäjille.

Hankinnasta pidettiin markkinavuoropuhelu keväällä 2022.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi hankinta päädyttiin toteuttamaan neuvottelumenettelyllä.

Osallistumispyyntö ja HR järjestelmähankinnan - välipäätös 20.02.2024 § 20 neuvottelumenettelyn neuvotteluvaiheeseen valinnasta

Turun kaupungin konsernihallinnon Hankintapalvelut pyysi osallistumishakemuksia neuvottelumenettelyyn Turun kaupungin HR järjestelmä hankinnasta ajalle 1.6.2024 (tavoite) – 31.12.2028

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 500 000 €.

Osallistumishakemuksia saatiin määräaikaan 12.02.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta ehdokkailta: CGI Suomi Oy:n ja Oracle Finland Oy:n ryhmittymä sekä Visma Aquila Oy.

Hankintajohtajan 20.2.2024 § 24 tekemällä päätöksellä CGI

Suomi Oy:n ja Oracle Finland Oy:n ryhmittymä suljettiin

tarjouskilpailun ulkopuolelle osallistumispyynnön vastaisena ja

neuvottelumenettelyn neuvotteluvaiheeseen valittiin Visma

Aquila Oy.

Neuvottelumenettely ja alustava tarjous

Turun kaupungin konsernihallinnon Hankintapalvelut julkaisi 26.3.2023 Cloudia järjestelmän kautta tarjouspyynnön, jolla Turun kaupungin Hankintapalvelut pyysi alustavaa tarjousta HR-järjestelmänhankinnasta (neuvottelumenettelyn ensimmäinen kierros).

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset.

Alustava tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Alustavia tarjouksia saatiin määräaikaan 13.5.2024 11:00 mennessä nolla (0) kappaletta.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on, ettei hankintayksikkö saanut yhtään alustavaa tarjousta.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteessa uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää

yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että

-HR järjestelmän hankintamenettely keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja

-hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534