Toimitilapäällikkö Pauliina Karjalainen, toimitilojen rakennuttamispäällikkö Anne Antola, rakennuttajainsinööri Niklas Lilja ja kaupunginjuristi Mikael Sunell 14.5.2024:

Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuus julkaisi tilapalvelujen toimeksiannosta 29.3.2024 Haahtela PRIS -projektipankkiin ja julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmaan hankintailmoituksen Herttuankulman päiväkodin tilat, Juhana Herttuan puistokatu 10, vuokrausta koskien. Valmiit tilat vuokrataan kahdeksikymmeneksi vuodeksi. Tarjous sisältää myös tilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon koko vuokra-ajan.

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan PRIS -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä viisi tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 27.4.2024 mennessä jätettiin kaksi tarjousta:

• Parmaco Oy
• Adapteo Oy

Molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön vastaisia.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset tiloja koskien eivät täyty ja tarjoukset sisältävät poikkeuksia tilaohjelmaan nähden. Tarjouksia ei voida hyväksyä.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 34 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 79–92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Koska tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen yhteydessä on todettu, ettei hankintayksikkö ole saanut yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Tarjotut tilat eivät täytä tarjouspyynnön tilaohjelman ja toiminnallisuuden vaatimuksia, näin täyttyy hankintalain 34 §:n 3 momentin edellytykset neuvottelumenettelyn siirtymisessä tilanteessa, jossa avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä.

Uutta hankintailmoitusta ei tulla julkaisemaan, koska neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79–92 §:ien mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä avoimessa menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Parmaco Oy ja Adapteo Oy ovat täyttäneet kaikki hankintalain 79–92 §:ien mukaiset vähimmäisedellytykset ja niiden tarjoukset ovat olleet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisia.

Neuvottelumenettelyn jälkeen hankintapäätös tuodaan päätösvaltarajojen mukaan päätettäväksi joko kaupunginhallitukselle tai kaupunginvaltuustolle.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää, että

• molemmat tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ja Herttuankulman päiväkodin tilat, Juhana Herttuan puistokatu 10, hankinnassa siirrytään hankintalain mukaisesti neuvottelumenettelyyn ja
• hankinnan kanssa edetään neuvotteluvaiheeseen heti, odottamatta valitusajan umpeutumista.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.