Ostolaskujen käsittelyä koskeva ohje
Sisällys
Ostolaskujen käsittelyä koskeva ohje 1
2.2. Laskun muotovaatimukset 2
3.1 Yleistä asiatarkastuksesta 3
3.1.1 Tilauksellisen ostolaskun asiatarkastus 4
3.1.3 Kululaskujen asiatarkastus 4
3.2 Virhe tavarassa tai palvelussa 5
3.3.1 Hankintaa koskevan menon hyväksyminen 5
3.3.2 Laskun hyväksyntää koskevat toimenpiteet 5
3.3.3 Korjaukset kustannuspaikkaan tai summiin 6
3.3.4 Hyväksyjän oikeuksia koskevat yleiset rajoitukset 6
3.3.5 Oikeus hyväksyä hankintaehdotus ja ostotilaus 6
Tämä ohje on tarkoitettu kaikille Turun kaupungissa työskenteleville, jotka osallistuvat jollakin tavalla ostolaskujen käsittelyyn. Tässä ostolaskujen käsittelyohjeessa kuvataan ostolaskujen käsittelyyn liittyvät eri vaiheet, roolit sekä vastuut organisaatiossa pääpiirteittäin. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön on erilliset tekniset ohjeet, joihin on lisätty linkki ohjeen loppuun.
Tässä ohjeessa käsitellään ostolaskua kahdella eri termillä. Ostolaskut ovat laskuja kaupungin ostamista tavaroista, palveluista ja urakoista. Turun kaupungissa ”ostolaskuksi” (PO-lasku) kutsutaan laskua, joka on toiminnanohjausjärjestelmään tai vastaavaan järjestelmään tehty tilauksellinen lasku. Laskuista, joissa ei ole toiminnanohjausjärjestelmään tai vastaavaan järjestelmään tehtyä tilausta käytetään termiä ”kululasku”(NPO-lasku).
Ohjeen yleisohjaavan tarkoituksen vuoksi siinä ei ole kuvattu kaikkia mahdollisia yksityiskohtia toiminnanohjausjärjestelmän teknisestä toiminnasta, ostamisesta- ja tilaamisesta tai toimintatavoista. Ohjetta käyttävän on tutustuttava asiaa koskeviin säädöksiin ja määräyksiin sekä muihin sisäisiin ohjeisiin siinä laajuudessa kuin tehtävät sitä edellyttävät.
Turun kaupunki vastaanottaa kaupunginhallituksen päätöksen 15.12.2009 § 669 mukaisesti vain verkkolaskuja. Kaupungin hankintoja koskevissa tarjouspyynnöissä tai vastaavissa sekä muissa tilanteissa, joissa kaupunki suorittaa maksuja kolmansille osapuolille, edellytetään toimittajalta valmiuksia verkkolaskutukseen. Mikäli toimittajalla ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskua laskutusjärjestelmästä, toimittajan tulee käyttää maksutonta toimittajaportaalia. Sähköpostin liitteenä lähetetty lasku ei ole verkkolasku.
SEPA-alueelta tulevat euromääräiset laskut (IBAN-muotoinen pankkitili) käsitellään toiminnanohjausjärjestelmässä. SEPA-alueen ulkopuolelta saapuneista laskuista tehdään ulkomaan maksun menotosite, johon haetaan hyväksyntä. Sen jälkeen lomake, jonka liitteenä lasku on, lähetetään maksettavaksi kaupungin palvelupyyntöjärjestelmän kautta. Erilliset ohjeet löytyvät Metkusta myyntilaskutuksen kohdalta.
Tarkemmat ohjeet löytyvät Turku.fi sivuilla kohdasta Laskutusosoitteet ja -ohjeet.
Kaupungin yleinen maksuehto on lähtökohtaisesti 30 päivää netto, ellei sopimuksessa tai tarjouksen hyväksymisen yhteydessä ole muuten päätetty taikka mikäli lainsäädännössä ei muutoin säädetä. Laskulta tulee tarkastaa, että eräpäivä noudattaa kaupungin hyväksymiä tai muutoin sovittuja ehtoja.
Laskun tulee sisältää kaikki kulloinkin voimassa olevassa yritys- ja yhteisötietolaissa, arvonlisäverolaissa sekä kirjanpitolaissa määritellyt sisältövaatimukset. Verohallinnon nettisivujen (vero.fi) syventävien vero-ohjeiden osiossa Arvonlisäverotus on esitetty arvonlisäverolain määräykset laskun muotovaatimuksista ohjeessa ”Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa”. Pakolliset laskumerkinnät löytyvät voimassa olevasta arvonlisäverolaista (AVL 209 e §). Laskujen tulee lisäksi vastata Turku.fi/laskuttaminen - laskutusohjeita, jolloin laskut täyttävät Turun kaupungin verkkolaskuvaatimuksia.
3.1 Yleistä asiatarkastuksesta
Laskun asiatarkastajan tulee varmistaa, että laskutettu tavara, työsuoritus tai palvelu on saatu ja että saatu tavara tai palvelu vastaa tehtyä tilausta ja niiden hintaa hyödyntäen kaupungin sopimushallintajärjestelmää. Asiatarkastus sisältää laskun merkintöjen sekä laskentatunnisteiden oikeellisuuden tarkastuksen. Toiminnanohjausjärjestelmällä tehdyissä hankinnoissa osa asiatarkastukseen sisältyvistä asioista hoidetaan jo tilausvaiheessa.
Asiatarkastajan tulee merkitä kommenttikenttään ”asiatarkastettu”. Laskun liitteiksi lisätään tarvittavat dokumentit (mm. kuitit, tarjoiluliitteet). Virheellisesti osoitetut laskut on selvitettävä laskuttajan kanssa ja varmistettava, että jatkossa laskut ovat sisällöltään selkeät ja yksiselitteiset sekä riittävillä tiedoilla varustetut.
Asiatarkastaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö.
Hankintapäätöksen merkintä
Merkintä tehdään järjestelmän tilaukseen tai kululaskun kommenttikenttään silloin, kun hankinnasta on tehty erillinen päätös. Merkinnän tulee olla diaarinumero tai muu tunniste, johon vastaanotettu lasku perustuu.
Jos hankinnasta ei ole tehty erillistä päätöstä, katsotaan hyväksyjän tehneen päätöksen tilauksen / laskun hyväksyessään. Tässäkin tapauksessa hyväksytyltä laskulta tulee selvitä, mihin hankinta on perustunut.
Hankintapäätöstä ei tarvitse kirjata tilaukseen, joiden taustalla on kaupungilla käytössä oleva tuoteluettelo, koska kyseiset tuotteet on kilpailutettu kaupungin keskitetyin hankintapaikkapäätöksin.
Palvelun / tavaran vastaanottotarkastus ja vastaanottomerkintä
Kaikista tilatuista palveluista ja tavaroista tehdään vastaanottotarkastus (määrä ja laatu) tavaran saavuttua tai kun palvelu on suoritettu. Vastaanottokirjaus tehdään toiminnanohjausjärjestelmään, jos toiminnanohjausjärjestelmä edellyttää vastaanottoa.
Hankintoihin liittyviä lähetyslistoja säilytetään toimipisteessä 2 vuotta. Poikkeuksena voivat olla mm. rahoittajien antamat muut arkistointiohjeet yhteistyö-, kehitys- tai investointihankkeissa sekä erityistapaukset.
Laskentatunnisteiden merkitseminen
Meno kirjataan käyttäen toiminnanohjausjärjestelmän laskentatunnisteita. Kirjanpidon tiliöintitieto muodostuu laskentatunnisteiden yhdistelmistä, jotka merkitään kullekin riville. Laskentatunnisteet muodostuvat esim. pääkirjatileistä, alv-koodeista, kustannuspaikoista, kumppanitiedoista, projektirakenteen osista, ostotilausnumeroista ja toimintoalueista. Meno kirjataan aiheuttamisperiaatteen mukaiselle kustannuspaikalle ja tapahtumaa kuvaavalle pääkirjatilille.
Kululaskuilla laskentatunnisteet voi merkitä asiatarkastaja/tiliöijä. Toiminnanohjausjärjestelmän kautta tehtyjen hankintojen tilausvaiheessa annetut pakolliset tiedot ja tarvittavat laskentatunnisteet (esim. pääkirjatili, kustannuspaikka, tilastollinen tilausnumero, alv-tunnus) siirtyvät laskun tiliöintitietoihin.
Nimiketieto tulee lisätä kaikkiin laskuihin, ellei se ole merkittynä. Merkinnän voi tehdä tiliöijä tai asiatarkastaja.
Ennakkoperintärekisterin ja YEL-vakuutuksen voimassaolon tarkistus
Työkorvausta koskevien tilausten / kululaskujen käsittelyn yhteydessä on tarkistettava, että työn suorittaja on huolehtinut verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta.
Turun kaupungille palveluja myyvän yksityisen elinkeinonharjoittajan, toiminimellä työskentelevän henkilön sekä kevytyrittäjän on toimitettava YEL-/MyEL-todistus kaupungille ennen palvelun myymistä ja sen jälkeen vuosittain. Jos tarvittavaa todistusta YEL-/MyEL-vakuutuksen voimassaolosta ei ole, maksetaan lasku palkanmaksun periaatteiden mukaisesti eläkemaksulla (JuEL) vähennettynä.
JoutseNetin säännöstöstä löytyy ohje Ostopalveluihin liittyvien työkorvausten ja eräiden vuosi-ilmoitusmenettelyn / tiedotusmenettelyn piiriin kuuluvien suoritusten maksamisesta.
3.1.1 Tilauksellisen ostolaskun asiatarkastus
Osa laskun asiatarkastukseen sisältyvistä asioista varmennetaan tilauksellisen ostolaskun osalta jo toimittajaa perustettaessa toiminnanohjausjärjestelmään (myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus sekä ennakkoperintärekisteritiedot ja YEL-vakuutuksen voimassaolo) ja osa tilausvaiheessa (esim. tiliöinti- ja alv-tiedot). Tiedot ovat tällöin valmiina jo toiminnanohjausjärjestelmässä.
Vakio-ostotilauksia koskevissa laskuissa ko. ostotilaukseen liittyvä tavaran vastaanotto toiminnanohjausjärjestelmään vastaa laskun asiatarkastusta. Vakio-ostotilauksia syntyy pääasiassa toiminnanohjausjärjestelmässä tehdyn hankintaehdotuksen kautta. Kun tavaran vastaanotto toiminnanohjausjärjestelmään täsmää ostotilaukseen tietyin määritellyin osin, kirjautuu vakio-ostotilaukseen liittyvä lasku automaattisesti. Lasku siirtyy odottamaan ostotilauksen maksuehdon eräpäivän mukaista suoritusta. Tilauksen hyväksyntä on tehty jo tilausvaiheessa.
Puiteostotilauksiin on olemassa eri malleja, joiden kohdalla asiatarkastus tapahtuu eri vaiheessa:
-PO-laskuista puiteostotilauksiin malli 20 (osalaskutussuunnitelmalaji 20)
oTähän malliin liittyvät laskut asiatarkastetaan ennen laskun kirjaamista. Asiatarkastukseen kuuluu myös tarkistaa, että lasku on ns. kohdistettu oikeaan ostotilaukseen. Asiatarkastajan tulee merkitä kommenttikenttään ”asiatarkastettu”.
-Puiteostotilauksiin malli 10 (jaksotettu laskutussuunnitelmalaji 10)
oTähän malliin liittyvät laskut kirjautuvat ilman laskun kierrättämistä asiatarkastuksessa, mikäli laskun summa täsmää ostotilaukselle määriteltyyn summaan.
Kululasku voi tulla tiliöitäväksi ennen asiatarkastusta tai sen jälkeen. Kirjanpidon tiliöintimerkinnän eri osia kutsutaan laskentatunnisteiksi. Kirjanpidon tiliöintitieto muodostuu laskentatunnisteiden yhdistelmästä. Tiliöijän tulee lisätä laskulle laskentatunnisteet esim. yritys, verotunnus, pääkirjatili, nimike, tulosyksikkö, kustannuspaikka, riviteksti ja tilastollinen tilausnumero. Tiliöijä ja asiatarkastaja voivat myös olla sama henkilö. Tässä tapauksessa tulee tarkistaa laskun merkintöjen oikeellisuus asiatarkastajan roolin mukaisesti, kuten ettei lasku ole tarkoitettu toiselle organisaatiolle.
3.1.3 Kululaskujen asiatarkastus
Kululaskun asiatarkastajan tulee varmistaa, että laskutettu tavara, työsuoritus tai palvelu on saatu ja että saatu tavara tai palvelu vastaa tehtyä tilausta ja niiden hintaa. Asiatarkastus sisältää laskun merkintöjen sekä laskentatunnisteiden oikeellisuuden tarkastuksen. Asiatarkastajan tulee merkitä kommenttikenttään ”asiatarkastettu”. Asiatarkastaja merkitsee laskun käsittelyjärjestelmän kommenttikenttään päätöksen (diaarinumero) tai muun tunnisteen, johon vastaanotettu lasku perustuu. Virheellisesti osoitetut laskut on selvitettävä laskuttajan kanssa ja varmistettava, että jatkossa laskut ovat sisällöltään selkeät ja yksiselitteiset sekä riittävillä tiedoilla varustetut.
Jos yhdellä laskulla on useampi asiatarkastaja, lasku reititetään edellisen asiatarkastajan toimesta seuraavalle asiatarkastajalle.
Asiatarkastuksen jälkeen lasku reititetään hyväksyntään laskun hyväksyjälle.
3.2 Virhe tavarassa tai palvelussa
Mikäli tavaran vastaanotossa tai palvelussa havaitaan virhe tai puute tuotteen ominaisuuksissa, laadussa tai määrässä, tulee tilaajan tai ostajan toimesta tehdä asiasta reklamaatio viipymättä toimittajalle organisaation ohjeiden mukaisesti. Reklamaatiosta on annettu erillinen ohjeistus Metkussa.
3.3.1 Hankintaa koskevan menon hyväksyminen
Hallintosäännön mukaan kansliapäällikkö ja palvelujohtaja asettavat alaistensa oikeudet hyväksyä hankintaehdotus, ostotilaus, muistio tai kululasku, jotka pohjautuvat asianomaisen palvelukokonaisuuden toimielimen tai viranhaltijan tekemiin hankintapäätöksiin taikka yhteishankintapaikkoihin.
Hallintosäännön perusteella annetuista talouden pidon ohjeista kohdasta Menon hyväksyminen löytyy hyväksymisen periaatteet.
Hankintaan ja sen aiheuttamaan menoon sitoutuminen tapahtuu sopimuksen, tilauksen, kululaskun, maksumääräyksen tai muun vastaavanlaisen asiakirjan hyväksymisellä. Hyväksyminen voidaan tehdä asiakirjaan tai tietojärjestelmään. Pääsääntö on, että em. hyväksyntää on edeltänyt toimivaltaisen viranomaisen tekemä hankintapäätös, mikäli hallintosääntö edellyttää hankintapäätöksen tekemistä tai Turun kaupungin pienhankintaohjeen mukainen toiminta alle 20 000 euron hankinnoissa. Hankintapäätöksen voi tehdä vain hankintavaltuudet omaava kaupungin toimielin tai viranhaltija.
Hankintojen tekemisestä, sitä koskevasta päätöksentekomenettelystä ja päätöspöytäkirjan tekemisestä ja tekemättä jättämisestä on määräykset Turun kaupungin hallintosäännössä sekä muissa kaupungin ohjeissa.
3.3.2 Laskun hyväksyntää koskevat toimenpiteet
Laskun hyväksyjä vastaa viimekädessä siitä, että lasku on muodollisesti ja asiasisällöllisesti oikein ja lasku vastaa toimitusta tai muuta maksuperustetta.
Hyväksymiseen oikeutetun henkilön on ennen hyväksymistä tarkastettava että
-lasku tai maksumääräys on tiliöity ja asiatarkastettu,
-vastaanottotarkastus on tehty (toimitus on sopimuksen mukainen tai suoritus noudattaa kaupunkia sitovaa muuta perustetta),
-laskentatunnisteet ovat oikein ja
-eräpäivä noudattaa kaupungin ohjeiden ja sopimuksen mukaista maksuehtoa.
Hyväksyjä käyttää hyväksymistä varten omaa käyttäjätunnustaan. Jos laskun kokonaiskustannus kohdistuu useammalle kustannuspaikalle, voidaan lasku käyttää useamman hyväksyjän kautta välittämällä eteenpäin, mutta lopuksi vain yksi henkilö voi teknisesti hyväksyä laskun järjestelmään. Laskun lopullisella hyväksyjällä tulee olla riittävä hyväksymisvaltuus. Hyväksymisen/kirjaamisen jälkeen lasku on maksukelpoinen.
Kaikki hankinnat on hyväksyttävä hankinnan arvosta riippumatta joko tilausvaiheessa tai kululaskun hyväksymisen yhteydessä. Liittymistä syntyneet tilaukset hyväksytään lähdejärjestelmässä tai erillisellä hyväksyntämenettelyllä, jolloin kaupungin toiminnanohjausjärjestelmään ei tule erillisestä hyväksynnästä tietoa.
3.3.3 Korjaukset kustannuspaikkaan tai summiin
Mikäli hyväksymisen jälkeen tulee vielä korjauksia kustannuspaikkoihin tai summiin siten että hyväksyjien väliset hyväksyttävät summat muuttuvat, pitää lasku oikaista muistiotositteella, joka tulee lähettää uudelleen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi seuraavissa tapauksissa:
-laskentatunnisteisiin tulee muutoksia,
-kustannukset täytyy jakaa kustannuspaikkojen kesken tai
-yksittäisen hyväksyjän hyväksyttävä osuus kasvaa.
3.3.4 Hyväksyjän oikeuksia koskevat yleiset rajoitukset
Hyväksyjä ei voi
-olla hyväksymänsä laskun asiatarkastaja,
-olla kirjanpitäjän tai kassanhoitajan asemassa oleva henkilö,
-hyväksymänsä ostotilauksen tekijä tai
-hyväksymänsä hankintaehdotuksen tekijä.
Viranhaltija tai työsopimussuhteinen työntekijä ei saa hyväksyä itseään tai esimiestään koskevia laskuja.
3.3.5 Oikeus hyväksyä hankintaehdotus ja ostotilaus
Hyväksymisoikeudet perustuvat hallintosäännön perusteella annettuihin päätöksiin. Hyväksyjän on varmistettava ennen hankintaehdotuksen tai ostotilauksen hyväksymistä, että tilaus on toimivaltaisen toimielimen tai viranhaltijan tekemän päätöksen tai sopimuksen mukainen tai organisaation pienhankintaohjeistuksen mukainen.
Laskun hylkääminen
Jos lasku jostain syystä todetaan (yhdessä toimittajan kanssa) aiheettomaksi siten, ettei sitä makseta, se hylätään/siirretään arkistoon ja hylkäyksen syy kirjoitetaan tietojärjestelmään kommenttikenttään. Tässä tapauksessa toimittajalta pyydetään hyvityslasku. Jos kyseessä on osahyvityslasku, alkuperäinen lasku sekä osahyvityslasku kohdistetaan toiminnanohjausjärjestelmässä hylkäämättä arkistoon laskunkäsittelijän toimesta. Epäselvien tapauksien välttämiseksi laskun liitteeksi voi lisätä käydyn sähköpostikeskustelun tai muun vastaavan dokumentaation. Jos hyväksyjä ’’Hylkää’’ kululaskun, palautuu lasku ensimmäiselle käsittelijälle.
Jos hankinta on jo maksettu menotositteella, lasku hylätään arkistoon kommentilla.
Maksaminen pankkiyhteysohjelmalla
Mikäli jossain poikkeustapauksessa lasku pitää saada maksettua nopeammin kuin toiminnanohjausjärjestelmän kautta on mahdollista, lasku voidaan maksaa pankkiyhteysohjelman kautta. Tällöin tehdään menotosite, jonka liitteeksi tulee asiatarkastettu lasku. Menotositteiden laadinnasta annetaan ohjeet Metkussa. Riittävät hyväksyntävaltuudet omaava budjettivastuuhenkilö allekirjoittaa menotositteen. Pääsääntö on kuitenkin laskun maksaminen kaupungin maksuehtojen mukaisesti toiminnanohjausjärjestelmän kautta.
Toimittajien laskutuksiin liittyvät lisät
Hankinnat kilpailutetaan lähtökohtaisesti siten, että hankintahinnan tulee olla kiinteä sisältäen kaikki lisäkulut, kuten laskutuslisät sekä pakkaus- ja kuljetusmaksut. Toimittaja ei tällöin voi jälkeenpäin ilman erillistä tilaajan kanssa tehtyä sopimusta laskuttaa lisäkuluja.
Laskutus- ja pienlaskutus / -toimituslisän periminen voi perustua:
-osapuolten väliseen sopimukseen: sopimusehto on yksiselitteinen ja kiistaton,
-myyjän (ostajalle tiedoksi antamiin) toimitusehtoihin, jotka eivät ole mahdollisen hankintasopimuksen vastaisia,
-syntyneeseen käytäntöön: jos sopimusta ei ole ja ostaja maksaa laskutuslisän reklamoimatta laskusta, voidaan ostajan katsoa hiljaisesti hyväksyneen lisän perimisen tai
-kauppatapaan: kauppatapa on sellainen hyvä tapa, joka tunnetaan yleisesti niin, että toisenlaista menettelyä on pidettävä poikkeuksena.
Laskutuslisän on perustuttava todellisiin kuluihin eikä se saa muodostua kohtuuttoman suureksi. Lisän kohtuullisuutta arvioidaan euromääräisesti, koska laskun laatimisesta aiheutuvat kulut eivät useinkaan ole riippuvaisia laskutettavasta määrästä. Jos asiatarkastuksen yhteydessä todetaan, että laskutuslisä ei ole sopimukseen perustuva, laskutuslisä on kohtuuttoman suuri tai sen periminen ei tunnu hyväksyttävältä, on ennen mahdollista reklamointia asia tarkistettava hankinnan valmistelijalta/sopimusyhteyshenkilöltä.
Asiaan liittyviä muita ohjeita:
http://www.turku.fi/laskuttaminen
Turun kaupungin hankintoja koskeva menettelytapaohje
Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa - vero.fi
Tilaaminen ja ostaminen (sharepoint.com)
Tiliöintiohjeet (sharepoint.com)
Pienhankinnan ja minikilpailutusten menettelytapaohjeet (sharepoint.com)
SAP-käyttöohjeet prosesseittain Enable Now -sivustolta
Myyntilaskutus (sharepoint.com)
Palautukset ja reklamaatiot (sharepoint.com)