Esityslistat/pöytäkirjat

Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntijat Samu Laaksonen ja Liisa Yli-Yrjänäinen ja asiantuntijatyöryhmä, 17.4.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Puhtaanapidon tarvikkeiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.5.2024 (tavoite)–30.4.2026, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.5.2026-30.4.2028 ja 1.5.2028-30.4.2030. Tilaaja päättää optiokaudet osa-aluekohtaisesti.

Poikkeuksena osa-alue 4 Biopussit, jossa sopimuskausi alkaa vasta 1.4.2025.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 21.2.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 15. ja 19.3.2024. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitukset 19.3.2024 ja 27.3.2024. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 11.4.2024 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 365 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu seitsemään (7) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Siivousvälineet ja -tarvikkeet

2) Pesu- ja puhdistusaineet

3) Jätesäkit

4) Biopussit

5) Pehmopaperit

6) Kattaustarvikkeet

7) Henkilökohtainen hygienia

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden (1) varsinaisen ja yhden (1) varatoimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 11.4.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

1)Siivousvälineet ja -tarvikkeet: Clean Key Oy, Suomen Medituote Oy, Velimark Oy

2)Pesu- ja puhdistusaineet: Pamark Business Oy, Suomen Medituote Oy, Velimark Oy

3)Jätesäkit: Suomen Medituote Oy, Velimark Oy

4)Biopussit: Clean Key Oy, Suomen Medituote Oy, Velimark Oy

5)Pehmopaperit: Clean Key Oy, Pamark Business Oy, Velimark Oy

6)Kattaustarvikkeet: Velimark Oy

7)Henkilökohtainen hygienia: Suomen Medituote Oy, Velimark Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin osa-aluekohtaisesti sekä varatoimittaja. Vertailuperusteena on halvin hinta (hinta 100 %). Tilaaja hankkii tavaroita varatoimittajalta tarpeen mukaan, mikäli varsinainen toimittaja ei pysty toimittamaan tavaroita.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan toimittajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Osa-alueessa 6 kattaustarvikkeet saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (Velimark Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Hankintayksikkö pyysi täsmennyspyynnöllä Pamark Business Oy:tä tarkentamaan osa-alueen 2 pesu- ja puhdistusaineet osalta käyttöliuoshintoja.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja, Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös Päätän edellä esitetyin perustein, että Puhtaanapidon tarvikkeiden hankinnan toimittajaksi alla luetellut ajalle 1.5.2024 (tavoite) – 30.4.2026. Ja osa-alueen 4 Biopussien osalta ajalle 1.4.2025 - 30.4.2026 tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

1) Siivousvälineet ja –tarvikkeet

Varsinainen toimittaja: Suomen Medituote Oy

Varatoimittaja: Clean Key Oy

2) Pesu- ja puhdistusaineet