Turun Museokeskuksen verkkokaupan hankinta Exove Oy:ltä

IT-palvelut: IT-pääsuunnittelija Taru Reuna, IT-hankepäällikkö Harri Nevala, kehittämispäällikkö Thorbjörn Andersson, museopalvelujen tukipalvelut: kehittämispäällikkö Pekka Käär ja hankintapalvelut: hankinta-asiantuntija Jaana Kaurala 12.4.2024:

Hankinnan tausta

Turun museopalvelut on luomassa verkkokauppaa pääsylippujen, museokauppatavaran ja myöhemmässä vaiheessa myös palveluiden myyntiä varten. Tällä pyritään vastaamaan asiakkaiden yhä kasvavaan haluun hankkia pääsylippuja ja mahdollisia lisäpalveluita jo ennen museovierailua. Verkko-kauppa-hankkeen tavoitteena onkin parantaa museon saavutettavuutta, kasvattaa museon ja sen verkkokauppojen brändin tunnettavuutta mutta myös lisätä omaa tulorahoitusta tulevaisuudessa. Lisäksi pääsylippujen ennakkomyynnin odotetaan parantavan asiakaspalvelun sujuvuutta etenkin vilkkaan sesongin aikana.

Verkkokauppa otetaan käyttöön vuoden 2024 aikana. Hankinta ja sen kilpailutus valmistellaan yhdessä kaupungin it-palveluiden kanssa. Museopalvelujohtaja on valtuuttanut (dnro 6306-2023) Turun kaupungin hankintapalvelut käynnistämään museon verkkokaupan hankinnan kilpailutuksen enimmäisarvoltaan 100 000 €. Kaupungin IT-palvelut vastaa hankinnan kustannuksista.

Ensisijaisesti tavoitteena on ottaa käyttöön valmis ratkaisu, jota voidaan mukauttaa Tilaajan tarpeisiin.

Turun kaupunki on kilpailuttanut IT kehittämisen ja ylläpidon palvelut ajalle 1.11.2022 (tavoite) - 31.10.2026 dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553-2021).

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia museon verkkokauppa-alustan toteutuksen hankinnasta museopalvelujen käyttöön. Ratkaisun toimitussopimus alkaa 1.5.2023 (tavoite) ja päättyy Ratkaisun valmistumiseen. Ylläpidon, tuen ja jatkokehityksen osalta tehdään erillinen palvelusopimus, joka on voimassa toistaiseksi.

Tarjouspyyntö lähetettiin 27.2.2024 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 11.3.2024. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 11.3.2024.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 20.3.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: Anders Innovations Oy, Digitalist Open Tech Finland Oy, Exove Oy ja Sofokus Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön mukaan omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Anders Innovations Oy:n tarjouksessa projektisuunnitelmaan on kirjattu palvelusopimukseen liittyen sopimuskohtia, joihin tarjoaja ei oman ilmoituksensa mukaan voi sitoutua. Anders Innovations Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 104 §:n 2 momentin perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Hankintayksikkö pyysi Exove Oy:ltä ja Digitalist Open Tech Finland Oy:ltä 28.3.2024 selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Exove Oy:ltä ja Digitalist Open Tech Finland Oy:ltä 4.4.2024 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Exove Oy:n ja Digitalist Open Tech Finland Oy:n tarjousta

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 40.

Halvin tarjottu hinta € / päivä, vertailussa enimmäispisteet 40. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

2. Laatu, enimmäispisteet 60.

Tarjoajan yhteispisteet skaalataan siten, että korkeimmat yhteenlasketut laatupisteet saanut tarjoaja saa 60 pistettä. Muiden pisteet suhteutetaan seuraavalla kaavalla: tarjoajan saamat laatupisteet eli tarjottu arvo/korkeimmat saadut laatupisteet eli suurin annettu arvo * maksimipisteet (60 pistettä).

Ratkaisukuvaus, 30 pistettä

Projektisuunnitelma, 40 pistettä.

Mikäli kahden tai useamman tarjoajan vertailuhinta/vertailupisteet on sama, ratkaistaan tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys arvalla.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Tarjoaja, Kokonaishinta, Pisteet, Sija

Digitalist Open Tech Finland Oy, 37 440,00€, 92,70, 2.

Exove Oy, 35 520,00€, 100, 1.

Sofokus Oy, 439 200,00€, 61,32, 3.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Exove Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

​

Liite​Tarjousten vertailutaulukko

Tarkemmat arviointipisteiden perusteet on tarjouspyynnön liitteenä.

Ehdotus​Esitämme, että edellä esitetyin perustein, Turun museokeskuksen verkkokauppa-alustan hankinnan toimittajaksi alkaen 1.5.2024 (tavoite) valitaan Exove Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Kustannukset, vuonna 2024 enintään 37 440 euroa (alv 0%) kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104626 Museon verkkokauppa

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, edellä esitetyin perustein, että Turun museokeskuksen verkkokauppa-alustan hankinnan toimittajaksi alkaen 1.5.2024 (tavoite) valitaan Exove Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Kustannukset, vuonna 2024 enintään 37 440 euroa (alv 0%) kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104626 Museon verkkokauppa.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa hankinta-asiantuntija Jaana Kaurala, puh. 040 6311 530