Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntijat Samu Laaksonen ja Liisa Yli-Yrjänäinen, 10.4.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Soittimet ja musiikkivälineet hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.5.2024 (tavoite)–29.2.2028, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.3.2028-28.2.2030.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 23.1.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 25.1.2024.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 50 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) osakokonaisuus Akustiset soittimet

2) osakokonaisuus Bändi- ja sähkösoittimet

3) osakokonaisuus Äänentoisto/studiotekniikka

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain varsinaisen ja varatoimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 14.2.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

1) osakokonaisuus Akustiset soittimet: F-Musiikki Oy, Soitin Laine Oy ja Tampereen Musiikki Oy.

2) osakokonaisuus Bändi- ja sähkösoittimet: F-Musiikki Oy, Soitin Laine Oy, Soundstore Finland Oy ja Tampereen Musiikki Oy.

3) osakokonaisuus Äänentoisto/studiotekniikka: F-Musiikki Oy, Soitin Laine Oy ja Tampereen Musiikki Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Soundstore Finland Oy suljetaan hankintalain 83 §:n mukaisesti tarjouskilpailusta. Soundstore Finland Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan. Soundstore Finland Oy ei toimittanut tilaajavastuudokumentteja hankintayksikölle pyydettyyn ajankohtaan 6.3.2024 mennessä.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösEdellä mainituin perustein todettiin, että Soundstore Finland Oy ei toimittanut tilaajavastuudokumentteja pyydettyyn ajankohtaan 6.3.2024 mennessä, minkä vuoksi tarjoaja suljetaan hankintalain 83 §:n mukaisesti hankintamenettelyn ulkopuolelle. Soundstore Finland Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Päätän edellä esitetyin perustein, että Soittimet ja musiikkivälineet hankinnan toimittajaksi ajalle 1.5.2024 (tavoite) – 29.2.2028 valitaan alla mainitut yritykset tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

1)osakokonaisuus Akustiset soittimet:

Varsinainen toimittaja: Soitin Laine Oy

Varatoimittaja: F-Musiikki Oy

2)osakokonaisuus Bändi- ja sähkösoittimet:

Varsinainen toimittaja: F-Musiikki Oy

Varatoimittaja: Tampereen musiikki Oy

3)osakokonaisuus Äänentoisto/studiotekniikka:

Varsinainen toimittaja: F-Musiikki Oy

Varatoimittaja: Soitin Laine Oy

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Liisa Yli-Yrjänäinen, p.044 907 5216