IT-hankepäällikkö Reijo Mikkola, IT-pääsuunnittelija Katja Suomela 4.4.2024:

Turun kaupungilla on Joutsenet asianhallintasovellus, jonka kehitys ja ylläpito ostetaan Kuntien Tiera Oy:ltä sekä ATR Soft Oy:ltä. Lisäksi Turun kaupungilla on luottamushenkilöiden mobiilityökalu Päättäjäpalvelu, jonka kehitys ja ylläpito ostetaan jatkokehitys- ja ylläpitokumppanilta. Järjestelmien kehityksen ja ylläpidon varmistamiseksi järjestettiin minikilpailutus. Kilpailutukseen 31.12.2019 mennessä ilmoittautuneista tehtiin päätös diaarilla 960-2020 jatkokehitys- ja ylläpitokumppanista ATR Soft Oy:stä 29.1.2020.

Vastaavaa sovellusta ei ole saatavilla, sillä kyseiset järjestelmät on valmistettu Turun kaupungin tarpeita vastaamaan. Järjestelmän sovelluskoodit ovat Turun kaupungin omaisuutta. Sovelluskoodeihin on nykyisellä ylläpitovastaavalla ATR Soft Oy:llä pääsy ja muokkausoikeus, jotta sovelluksia pystytään ylläpitämään sekä kehittämään. Sovelluksiin ei voida myöntää useammille kehittäjille pääsyä, koska vastuuta ei voida jakaa useamman toimittajan kesken. Monitoimijaympäristö aiheuttaa sekaannuksia, päällekkäistä työtä sekä lopputulos ei vastaa haluttua. Useamman toimittajan hallinta aiheuttaa Turun kaupungille lisätyötä.

Sovelluksen ja tietokannan tietojen ylläpito- ja kehitysvastuu on tällä hetkellä ATR Soft Oy:llä. Sopimusmuutoksella halutaan saada tietokannan operointityö ja sovellusten monitorointivastuu myös samalle toimittajalle, jotta kaupunki saa sovellusylläpidon ja kehittämisen kokonaispalveluna yhdeltä toimittajalta. Kokonaisvastuu on jo testi- ja kehitysympäristöjen osalta ATR Soft Oy:llä, ja vastuu halutaan lisätä myös tuotantoympäristöihin.

Monitoimijaympäristön välttämisen takia sopimuslaajennusta ei voida yksinomaan kilpailuttaa yhtenä osiona, vaan kilpailutus olisi tehtävä koko kokonaisuudesta eli myös ylläpidosta ja jatkokehityksestä uudelleen. Ainoastaan sopimuslaajennuksen uusien tehtävien kilpailutus aiheuttaa tuplakustannukset nykyiseltä ja mahdollisesti uudelta sopimuskumppanilta. Järjestelmät on siirretty Oraclen autonomiseen ympäristöön ja kyseisessä ympäristössä toimiminen vaatii toimittajalta myös kyseisen pilviympäristön osaamista. Oraclen pilviosaamista on hyvin rajoitetusti saatavilla ja ATR Soft Oy on ollut siirtämässä järjestelmiä OCI-pilveen.

Nykyinen ATR Soft Oy:ltä hankittu ylläpito- ja kehitysvastuun tuntemus kaupungin asianhallintajärjestelmän kokonaisuudesta mahdollistaa järjestelmien jatkuvan käytön ja turvaa tietojärjestelmien käyttövarmuutta. Lisäksi nykyisellä ylläpito- ja kehityskumppanilla on kattavat taustatiedot ja erittäin hyvät valmiudet tuottaa Turun kaupungille järjestelmien tuki ja ylläpito kokonaispalveluna.

Alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtaminen tai hankinnan uudelleen kilpailuttaminen tässä vaiheessa muiden palveluntuottajien kesken uutena hankintana ei ole mahdollista teknisistä syistä sen takia, että nykyisellä sopimuskumppanilla on ylläpito- ja jatkokehityksen perusteella sellaiset tekniset tiedot, joiden perusteella se on tällä hetkellä ainoa sopimuskumppani, joka pystyy suorittamaan lisäpalveluja ilman, että siitä aiheutuisi merkittävää haittaa Turun kaupungille. Sopimuskumppanin vaihtaminen ja uudelleen kilpailutus aiheuttaisi lisäksi merkittävää haittaa Turun kaupungille, koska tämä tarkoittaisi koko asianhallintajärjestelmän kokonaisuuden kilpailuttamista. Asianhallintajärjestelmät ovat osana kaupungin päätöksen tekoprosessia, joten ovat myös yksi kriittisimmistä palveluista. Kaupungin asianhallintajärjestelmän kokonaisuuden tuntemus on suuresti ATR Soft Oy:llä, joten järjestelmän jatkuvan käytön ja turvatun käyttövarmuuden mahdollistaa nykyinen toimittaja. Järjestelmissä on useita integraatioita muihin kaupungin järjestelmiin ja tällä sopimusmuutoksella kaupunki on hankkimassa järjestelmien tuen ja ylläpidon kokonaispalveluna. Näillä järjestelmillä mahdollistetaan sujuva päätöksen teko kaupungissa ja suuret muutokset ylläpidossa voivat lamaannuttaa päätöksen teon. Lisäksi, jos sopimuskumppani vaihdettaisiin tässä vaiheessa, aiheuttaisi se lisäkustannuksia uuden toimittajan perehdyttämisen vuoksi sekä merkittävää haittaa, kun uudella toimittajalla ei ole samankaltaista taustatietoa tietojärjestelmistä kuin nykyisellä kumppanilla.

Em. perustein ATR Soft Oy:n kanssa solmittua alkuperäistä hankintasopimusta on tarpeen muuttaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan, koska alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen ja sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja se aiheuttaa merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä Turun kaupungille.

Turun kaupungilla on ATR Soft Oy:n kanssa voimassa oleva sopimus (IT konsultointi- ja asiantuntijapalvelut, Joutsenet ja Päättäjäpalvelun jatkokehitys- ja ylläpitopalvelu, dnro 960-2020).

Ehdotus​Esitän, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Joutsenet, Päättäjäpalvelu, Kulta2 ja Yhteisöt -sovellusten palveluiden laajentamista kattamaan myös DBA-tehtävät ja sovellusten toimivuuden valvonnan. Kustannukset koostuvat kertaluontoisista valmistelevista töistä 45191,00 euroa (alv. 0 %). DBA-tehtävät sekä sovellusten monitoroinnit ja testiautomaatio lisää nykyisen ylläpitosopimuksen vuosikuluja 30 % eli 62 905,76 euroa (alv. 0 %) /vuosi. Kustannukset vuodelle 2024 ovat enintään 108 096,76 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan vuonna 2024 kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, investointinumero M-1002-104002 Oracle HA kokonaisuus. Palvelun laajentaminen lisää vuodesta 2025 eteenpäin kuluja 30 prosenttia nykyisen (960-2020) sopimuksen vuosikuluista. Jatkuvan palvelun kulut kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 sovelluspalvelut tilastollinen tilausnumero ID39 Joutsenetin ja päättäjäpalvelun tukipalvelusopimus.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Joutsenet, Päättäjäpalvelu, Kulta2 ja Yhteisöt -sovellusten palveluiden laajentamista kattamaan myös DBA-tehtävät ja sovellusten toimivuuden valvonnan. Kustannukset koostuvat kertaluontoisista valmistelevista töistä 45191,00 euroa (alv. 0 %). DBA-tehtävät sekä sovellusten monitoroinnit ja testiautomaatio lisää nykyisen ylläpitosopimuksen vuosikuluja 30 % eli 62 905,76 euroa (alv. 0 %) /vuosi. Kustannukset vuodelle 2024 ovat enintään 108 096,76 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan vuonna 2024 kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, investointinumero M-1002-104002 Oracle HA kokonaisuus. Palvelun laajentaminen lisää vuodesta 2025 eteenpäin kuluja 30 prosenttia nykyisen (960-2020) sopimuksen vuosikuluista. Jatkuvan palvelun kulut kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 sovelluspalvelut tilastollinen tilausnumero ID39 Joutsenetin ja päättäjäpalvelun tukipalvelusopimus.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella tilauksella. Hankintatilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Hankintaoikaisuohje liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa IT-pääsuunnittelija Katja Suomela, puh. 040​ 591 6480.