Runosmäen monitoimitalon varattavien tilojen käytön periaatteet ja hinnoittelu

Runosmäen monitoimitalo Riimissä on erilaisia tiloja talon vuokralaisten, kaupunkilaisten, yhteisöjen ja yritysten käyttöön. Tilojen käytössä noudatetaan seuraavia periaatteita:

Varattavat tilat ja käyttövuorojen hakeminen

Varattavien tilojen kokonaisuuteen kuuluvat talon käyttöönottovaiheessa seuraavat tilat:

• Kerhotilat, neuvottelutilat ja pieni srk-sali (2.krs),
• Kirkkosali, monitoimisali, ruokasali ja iso srk-Sali (1.krs),
• Yhteiskeittiö,
• Näyttelytila, Aula Galleria,
• Piha-alue, tapahtumatori.

Tilavarauksen periaatteet muodostuvat talon sisäisten käyttäjien tarpeisiin perustuvista käyttövuoroista, kaikille avoimista vakiovuorojen jakamisesta ja tämän jälkeen vapaaksi jäävien tilojen varauskäytänteistä.

Käyttövuoroja haetaan lomakkeilla, joita saa monitoimitalon internetsivuilta ja vahtimestarilta osoitteesta Stoltinkatu 9 klo 9-20. Hakemuksessa tulee olla käyttövuoron täysi-ikäisen vastuuhenkilön yhteystiedot. Kaikki vuorot tulee hakea ja varata niin, että varausaika sisältää myös tilaisuuksien ja tapahtumien valmisteluun ja jälkisiivoukseen tarvittavat ajat.

Vakiovuorot

Vakiovuorot haetaan toimintakaudeksi seuraavasti:

ajalle 15.8.–31.12. (syys) 30.4. mennessä

ajalle 1.1.–30.5. (kevät) 15.11. mennessä

ajalle 1.6.–14.8. (kesä) 30.4. mennessä

Vakiokäyttövuoroja myönnetään hakemuksesta ja päätöksenteossa huomioidaan hakijoiden tasapuolisuus niin tilojen riittävyyden kuin toiminnan luonteen suhteen.

• samalla hakijalla voi olla enintään kaksi vakiovuoroa / kausi
• vakiovuorojen osalta tulee huomioida tasapuolisesti erityisesti ikärakenne, toiminnan yleishyödyllisyys ja vaikuttavuus.

Vakiovuorot anotaan kirjallisesti tai sähköisesti monitoimitalon omalla hakulomakkeella, joka toimitetaan vahtimestarille paperisena tai sähköpostitse.

Vakiovuorojen veloitukset toteutetaan laskulla.

KKOy:n hallitus päättää vakiovuoroista hakemusten perusteella.

Muut vuorot

Vakiovuoropäätösten jälkeen vapaiksi jääneiden tilojen vuoroja kuluvalle kaudelle voi varata suoraan sähköisestä järjestelmästä. Järjestelmä pyritään rakentamaan siten, että varaukset tehdään ja maksetaan suoraan järjestelmään / järjestelmän kautta.

Kirkolliset toimitusten (vihkiminen, kaste, siunaus) järjestäminen:

• tilojen vuokraaminen tapahtuu aina suntion kautta. Suntion puhelinnumeron löydät​ kunkin seurakuntatilan esittelysivulta (www.turunseurakunnat.fi). Tilojen käytöstä peritään tuntiveloitus ja mahdolliset palvelumaksut
• kastejuhlan järjestäminen on​ ilmaista kolmen ensimmäisen tunnin osalta. Ylimenevältä ajalta peritään tuntiveloitus
• vihkiminen on ilmaista, mikäli vihittävästä parista jompikumpi on Turun ja Kaarinan seurakuntien jäsen
• varaukset mahdollisesti jatkossa puhelimitse tai varausjärjestelmän kautta (kehitteillä).

Yksityishenkilöiden tai yhdistysten järjestämät tilaisuudet – esimerkiksi perhejuhlat tai muut tilaisuudet, joihin tarvitaan kiinteistön puolelta oheisjärjestelyjä – tulee sopia vahtimestarin kanssa vähintään kuukausi ennen tilaisuutta. Lopullinen varaus tehdään sähköisessä järjestelmässä.

Yritysten järjestämät ja muut kaupalliset tilaisuudet tulee sopia vahtimestarin kanssa vähintään neljä kuukautta ennen tilaisuutta, ja niihin luvan myöntää KKOy:n hallitus hakemuksen perusteella.

• tilaisuudet, joihin myydään pääsylippuja tai maksullisia ohjelmalehtisiä
• kokoukset, konsertit, esittelytilaisuudet tai vastaavat tapahtumat.

Tilaisuuden järjestäjän pitää tarvittaessa tehdä yleisötilaisuudesta ilmoitus poliisiviranomaiselle ja laadittava tapahtumakohtainen pelastussuunnitelma alueen pelastusviranomaiselle.

Yhteiskeittiö

- mikäli tilaisuuden tarjoilut vaativat yhteiskeittiön kokonaan varaajan käyttöön, niin yhteiskeittiön varaus tulee tehdä erillisenä vahtimestarille

• esimerkiksi salivaraus ei sisällä automaattista kytköstä yhteiskeittiön käyttöön
• yhteiskeittiön käyttö on maksullista muun tilan varauksen yhteydessä

- yhteiskeittiö on tilavaraajien maksuttomassa käytössä, jos tila ei ole varattu muuhun käyttöön.

Käyttövuoron vahvistaminen

Vakiovuorojen anomukset käsitellään kahden viikon kuluessa viimeisestä hakupäivästä. Anojalle lähetetään sähköpostilla varausvahvistus.

Anoja varmistaa käyttövuoronsa palauttamalla varausvahvistuksen, jossa on täysi-ikäisen vastuuhenkilön allekirjoitus, vahtimestarille paperisena tai sähköpostitse.

Käyttövuoron avainten tai kulkuoikeuksien luovutus

Kun varausvahvistus on toimitettu monitoimitalon vahtimestarille, niin hänellä on oikeus luovuttaa vastuuhenkilölle tilan avain/kulkuoikeus.

Monitoimitalossa on käytössä sähkömekaaninen avainjärjestelmä, joka mahdollistaa avainten käyttöaikojen ohjelmoinnin. Avaimet ohjelmoidaan tilavarauksen mukaisesti koskemaan ainoastaan varattua tilaa ja kulkureittiä tilaan. Käyttöoikeus rajataan myös ajallisesti ja kohdennetaan vain kyseessä olevaan viikonpäivään ja kellonaikaan.

Avaimesta peritään 50 euron pantti ja sen saa takaisin, kun avain palautetaan. Jos varaus jatkuu suoraan seuraavalle kaudelle, avainta ei tarvitse palauttaa, vaan sen käyttöoikeutta jatketaan, kun jatkuva varaus on vahvistettu. Kadotetusta avaimesta peritään pantin suuruinen maksu.

Käyttövuoron peruuttaminen tai muuttaminen

Käyttäjä voi peruuttaa vuoron maksutta ilmoittamalla siitä viimeistään kaksi viikkoa ennen varatun vuoron alkamista kirjallisesti tai lähettämällä viestin vahtimestarin sähköpostiin. Mikäli peruutus tulee myöhemmin, laskutetaan 50 %:ia peruuttamatta jääneen vuoron maksusta.

Erilliset peruutusmaksut:

• Vihkitilaisuudet tulee peruuttaa kaksi (2) kuukautta ennen tilaisuutta. Mikäli peruutus tehdään myöhemmin, peritään varaajalta peruutusmaksuna 120 €.
• Konsertit ja muut vastaavia palveluja sisältävät tapahtumat tulee peruuttaa kolme (3) kuukautta ennen tilaisuutta. Mikäli peruutus tehdään myöhemmin, peritään varaajalta peruutusmaksuna 600 €.

Talon henkilökunnalla on oikeus perustellusta syystä ottaa varattu vuoro muuhun työtehtävien edellyttämään käyttöön. Tästä tulee ilmoittaa tilan vuokraajalle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuokrauksen alkua.

Tilojen vuokraus voidaan peruuttaa seuraavista syistä:

• käyttäjä jättää käyttämättä syytä ilmoittamatta kaksi peräkkäistä vuoroa
• käyttäjä aiheuttaa häiriötä tai haittaa muille monitoimitalon käyttäjille tai ympäristön asukkaille
• käyttäjä ei ole noudattanut annettuja ohjeita.

Kiinteistöyhtiön edustaja voi ilkivallan, ohjeiden laiminlyönnin tai muun vastaavan syyn perusteella asettaa käyttäjän tilapäiseen, enintään kahden vuoden käyttökieltoon.

Käyttövuorojen päätyttyä

Vakiovuoron yhteydessä:

• jokaisen vakiovuoron vastuuhenkilön tulee ilmoittaa vahtimestarille vuoron aikana tulleista vaurioista ja vahingoista sekä mahdollisista huomioista vuoron alkaessa (kts. kohta: käyttäjän vastuu),
• vahtimestarilla ja KKOy:n edustajilla on oikeus tehdä tiloihin tarkastuskäyntejä.

​Yksittäisen käyttövuoron jälkeen monitoimitalon vahtimestari tarkastaa käytössä olleet alueet, tilat, välineet ja laitteet.

Käyttövuoron ja palveluiden laskuttaminen

Tilojen käytöstä veloitetaan vakiovuorojen ja muiden yksittäisten varausten osalta seuraavasti:

Tilavuokrat sisältävät vain tilan käyttöoikeuden.

Kerhotilat, neuvottelutilat ja pieni srk-sali (2.krs):

• arkena klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 15 €/h, vakiovuorona 12 €/h,
• viikonloppuisin klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 25 €/h vakiovuorona 20 €/h.

Kirkkosali, monitoimisali, ruokasali ja iso srk-Sali (1.krs)

• arkena klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 25 €/h, vakiovuorona 20 €/h,
• viikonloppuisin klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 80 €/h, vakiovuorona 64 €/h.

Yhteiskeittiö

• isot tilaisuudet ja pitopalvelut
• tällöin yhteiskeittiö ei ole muiden monitoimitilojen käyttäjien käytössä
• yhteiskeittiön varausten aikana käytössä ovat pienen srk-salin ja ruokasalin keittiöpisteet
• arkena klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 30 €/h, vakiovuorona 24 €/h
• viikonloppuisin klo 09-20 välisenä aikana yksittäisenä vuorona 50 €/h, vakiovuorona 40 €/h.

Näyttelytila, Aula Galleria

• Näyttelylle voi anoa vahtimestarin kautta tilan maksutta kuukauden ajaksi kerrallaan. KKOy:n hallitus tai sen nimeämä edustaja tekee päätökset näyttelyiden osalta. Näyttelyt hyväksytään ja valitaan ennakkoon toimitetun aineiston (kuvallinen näyttelysuunnitelma) perusteella.

Piha-alue, tapahtumatori

• tapahtumatori on varattavissa vahtimestarilta maksutta yksittäisiin tapahtumiin.

Tilojen vakiokäyttövuorot laskutetaan kauden alussa ja yksittäiset vuorot varattaessa.

Yksityishenkilöiden ja yritysten käyttövuorojen maksut sekä käyttöön ja kulutukseen perustuvat (vahtimestaripalvelut, jätehuolto, siivous, pöytäliinat, astiat yms.) kustannukset laskutetaan jälkikäteen.

Vahtimestaripalvelu (kalusteiden siirrot, AV-laite opastukset, vaadittava läsnäolo ym.)

• arkena klo 09-16 välisenä aikana 20 €/h
• arkena klo 16-20 välisenä aikana 50 €/h + mahdolliset matkakulut
• viikonloppuisin klo 9 – 20 välisenä aikana 70 €/h + mahdolliset matkakulut.

Siivouspalvelu ja jätehuolto

• laskutetaan toteutuneiden kustannusten perusteella
• jätesiirrot jätepisteeseen, poiskuljetus + mahdollinen jätemaksu sovitaan tapauskohtaisesti
• huolimattomuudesta tai ilkivallasta aiheutuneet vahingot sekä jälkisiivouksen laiminlyönti laskutetaan toteutuneiden korjaus- tai siivouskulujen mukaisina tilan käyttäjältä; laskuun lisätään kiinteistöyhtiön kulut + 30 %.

Pöytäliinat

• vuokraus ja/tai pesu 5 €/kpl (SRK-yhtymän käytäntö).

Käyttäjien vastuu

Tilojen käyttäjät vastaavat siitä, että käyttövuoron aikana tiloja, alueita ja välineitä käytetään asianmukaisesti.

Käyttövuoron varausvahvistuksessa ilmoitetun vastuuhenkilön tehtävänä on:

1. Tutustua tilan turvallisuus- ja käyttöohjeisiin ja vastata siitä, että niitä noudatetaan.

2. Noutaa avaimen ennakkoon vahtimestarilta monitoimitalon aukioloaikana tai sopia vahtimestaripalveluista, joihin kuuluu tilojen avaus ja sulkeminen.

3. Huolehtia, että tiloihin ei pääse asiankuulumattomia henkilöitä käyttövuoron aikana.

4. Toimia yhteistyössä vahtimestarin ja talon henkilökunnan kanssa.

5. Huolehtia, että järjestys säilyy käyttövuoron aikana.

6. Huolehtia, että myönnettyjä käyttöaikoja noudatetaan.

7. Ilmoittaa tilassa tai alueella mahdollisesti sattuneesta vahingosta vahtimestarille.

8. Ilmoittaa tilassa tai alueella mahdollisesti havaitsemistaan rikkoontumisista tai teknisistä vioista tms. vahtimestarille.

9. Tarkastaa ennen poistumistaan, että käytetyt tilat jäävät tyhjiksi. Käytetty alue, välineet ja laitteet tulee jättää vastaavaan kuntoon kuin ne olivat käyttövuoron alkaessa.

10. Pilaantuvat jätteet ja muut erityisjätteet viedään pois tiloista jokaisen käyttökerran jälkeen.

11. Tiloissa ei varastoida omia käyttötarvikkeita ja/tai välineitä tai muuta omaisuutta (ks. alla kohta: erillissopimukset). Kiinteistöosakeyhtiö ei vastaa tiloihin luvattomasti jätetystä omaisuudesta.

12. Huolehtia, että käyttövuoron jälkeen valaistus, vesi ja laitekytkennät on sammutettu.

Erillissopimukset tavaroiden varastoinnista

Kerhotiloissa ja kerhotilojen käytävällä, yhteiskeittiön varastossa sekä 1. krs pukutilassa on lukollisia lokerikkoja/kaappeja.

Säilytystilaa on hyvin rajallisesti ja vakiovuoron yhteydessä voi vahtimestarilta anoa myös yhtä lokerikkoa / kaappitilaa. Lokerikot / kaapit tulee tyhjentää aina toimintakauden päättyessä. Vahtimestarilla on oikeus avata lokerikot / kaapit toimintakauden loputtua ja tehdä tyhjennys, mikäli vuokraaja ei ole sitä tehnyt. Poistettuja tavaroita säilytetään 1 kuukausi.

Kerhotilojen ja monitoimisalin läheisyydessä (1.krs) käytävällä on myös numerokoodilla toimivia lokerikkoja/kaappeja. Nämä on tarkoitettu lyhytaikaiseen säilytykseen. Numerokoodilliset lukot aukeavat automaattisesti 4 tunnin kuluttua lukituksesta.

Tilojen käytön yleiset periaatteet

Tilojen käytössä noudatetaan seuraavia yleisiä periaatteita:

• tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen
• tiloja ei vuokrata rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan​
• tilan varaaja on vastuuhenkilö ja hänen tulee noudattaa erikseen määriteltyjä vastuita
• Runosmäen monitoimitalon KKOy:n hallituksella on tarvittaessa oikeus peruuttaa tai keskeyttää tilaisuus, mikäli sääntöjä rikotaan tai niitä on rikottu
• vuoro tulee hakea niin, että se sisältää myös tilaisuuksien ja tapahtumien valmisteluun ja jälkisiivoukseen tarvittavat ajat.

Päihdyttävät aineet

Päihdyttävien aineiden tuominen monitoimitaloon ja sen alueelle sekä käyttäminen on ehdottomasti kielletty silloin, kun kyseessä on julkinen tai alle 18-vuotiaille suunnattu tilaisuus tai tila, jonka välittömässä läheisyydessä on samanaikaisesti alle 18-vuotiaita nuoria. (Alkoholilaki 1143/1994, Tupakkalaki 765/1995, muutokset 700/2006 ja 698/2010).

Mikäli järjestetään suljettu tilaisuus, jossa nautitaan alkoholijuomia eikä rakennuksessa tai alueella ole samanaikaisesti alle 18-vuotiaille suunnattua toimintaa, tulee käyttäjän vastuuhenkilön huolehtia, että asiasta tehdään Alkoholilain 59 §:n mukaisesti ilmoitus poliisille. Tästä tulee ilmoittaa hakulomakkeessa.

KKOy Runosmäen monitoimitalo pidättää oikeudet muutoksiin.