Vs. tarkastusjohtaja Marianne Nihtilä 12.2.2024:

Toiminta ja henkilöstö

Kuntalain (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 14.2.2022 § 28. Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lautakunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lautakunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kansliapäällikköä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arvioinnin.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä oli kolme henkilöä vuonna 2023 heinäkuuhun asti. Loppuvuoden osalta lukumäärä oli kaksi henkilöä. Kalenterivuoden työaika käytettiin pääosin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointiin ja kehittämiseen, toimintasuunnitelman mukaisten tarkastusten ja erillistoimeksiantojen toteutukseen, aiemmin valmistuneiden tarkastusten jälkiseurantaan, sisäisen valvonnan kehittämiseen ja koulutuksiin sekä kouluttamiseen. Lisäksi työaikaa käytettiin kaupungin ilmoituskanavaan tulleiden ilmoitusten käsittelyyn.

Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) astui voimaan 1.1.2023. Kaupunginhallitus hyväksyi maaliskuussa 2023 tahot, jotka käsittelevät ilmoittajansuojelulain tarkoittamaan ilmoituskanavaan saapuvat ilmoitukset kaupungissa. Ilmoituksia käsittelee sisäinen tarkastus sekä lakipalveluista lakiasiainjohtaja ja hänen osoittamansa juristi. Mahdolliset muut asiantuntijat ilmoituksen käsittelyyn nimetään tarpeen mukaan ilmoituksen luonteen perusteella.

Turun kaupungin vuonna 2020 käyttöön ottama ilmoituskanava täyttää ilmoittajansuojelulain vaatimukset. Ilmoituskanavaan voidaan jatkossakin tehdä nimettömiä ilmoituksia. Nimettömien ilmoitusten perusteella ei tarvitse toimittaa vastaanottoilmoitusta eikä ilmoittaa mahdollisista toimenpiteistä, joihin ilmoituksen perusteella on ryhdytty. Vuonna 2023 ilmoituskanavassa vastaanotettiin erilaisia ilmoituksia yhteensä 71 kpl.

Kaksi kaupunkikonsernin tytäryhteisöä hyödyntää ostopalveluna emokaupungin käytössä olevaa ilmoituskanavaa. Muut tytäryhteisöt, joiden ilmoittajansuojelulain mukaan oli viimeistään 17.12.2023 otettava käyttöön ilmoituskanava, ovat hankkineet omat ilmoituskanavansa.

Tarkastukset

Kalenterivuoden aikana tehtävät tarkastukset perustuvat toimintasuunnitelmaan, joka laaditaan toimintavuotta vuotta edeltävän syksyn aikana. Suunnitelmaluonnos viedään kansliapäällikön käsiteltäväksi viimeistään toimintavuoden tammikuussa. Osa tehtävistä tarkastuksista on toimintasuunnitelmaan sisältymättömiä erillistoimeksiantoja. Osa tarkastuksista puolestaan kohdistuu aiemmin tehdyissä tarkastuksissa annettujen toimenpidesuositusten toteutusten jälkiseurantaan.

Tarkastukset pyritään toteuttamaan poikkihallinnollisina, esimerkiksi tiettyä toimintoa koskevina arviointeina. Osa tarkastuksista voi kohdistua myös tiettyyn palvelukokonaisuuteen, palvelualueeseen, vastuualueeseen tai toimintoon. Erillistoimeksiantoina tehtävät tarkastukset toteutetaan noudattaen sovittuja rajauksia. Sisäisen valvonnan arvioinneissa pyritään hyödyntämään prosessikuvauksia, mikäli sellaiset on laadittu. Organisaatiomuutokset edellyttävät kuitenkin usein uutta prosessien arviointia myös sisäisen valvonnan menettelytapojen osalta.

Tarkastuksien yhteydessä tehtyjä havaintoja hyödynnetään kaupungin toimintakertomuksen sisäisen valvonnan selonteon taustamateriaalina. Myös palvelukokonaisuuksien, palvelualueiden, muiden yksiköiden ja tytäryhteisöjen vuosittain itsearviointeina laatimia sisäisen valvonnan selontekoja käytetään vastaavalla tavalla kaupungin toimintakertomuksen selonteon taustamateriaalina. Sisäinen tarkastus on luonut Granite-tietojärjestelmään selontekopohjan itsearviointeina tehtävien selontekojen laatimista helpottamaan. Pääsääntöisesti selonteot onkin laadittu Granite -järjestelmään.

Kuntien sisäisen valvonnan arvioinnin painopiste on siirtynyt kaupunkikonsernin kaikkien toimintojen valvontaa painottavaan arviointiin. Riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta konsernissa edellyttää tietoa tytäryhteisöjen soveltamista sisäisen valvonnan menetelmistä. Tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ohjeistuksen ja valvontakeinojen olemassaolon karkean tason läpikäynti on sisäisen tarkastuksen keskipitkän aikavälin tavoite. Muut tytäryhteisöjen sisäisen valvontaan kohdentuvat tarkastukset suoritetaan joko kaupungin johdolta saadun määräyksen perusteella tai sopimalla tarkastuksesta tytäryhteisön johdon kanssa.

Tarkastushavaintojen raportointi

Sisäisen tarkastuksen käytössä olevaan Granite -järjestelmään tehtyjen tarkastusten raporttiluonnokset toimenpidesuosituksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun yksikköön, jonka jälkeen ne käsitellään tarkastusjohtajan ja kansliapäällikön yhteisessä palaverissa. Kansliapäällikön hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä palvelukokonaisuuden johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen perusteella annettujen toimenpidesuositusten toteuttaminen pyritään käymään läpi noin vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti.

Tarkastukset 2023

Vuoden 2023 aikana valmistui yhteensä 43 tarkastus-, jälkitarkastusraporttia tai muuta selvitystä. Näistä viisi oli poikkihallinnollisia ja loput koskivat pääosin emokaupungin eri palvelukokonaisuuksia tai palvelualueita.

Vuoden 2023 merkittävimmät tarkastushavainnot koskivat seuraavia asioita:

• prosesseja ei ole kuvattu kaikkien keskeisten toimintojen osalta tai kuvauksia ei ole päivitetty. Kuvauksiin ei ole aina sisällytetty keskeisiä sisäisen valvonnan valvontakeinoja ja vastuutahoja. Toiminta ei aina vastaa esimerkiksi valvonnan osalta prosessikuvauksissa esitettyä
• ostolaskuprosessissa on kehitettävää
• poikkeamia koskevan tiedonkulun varmistamiseen tulee kiinnittää huomioita
• käteistulojen täsmäyttämisessä on edelleen kehitettävää
• sopimuksia on tallennettu useaan eri järjestelmään, tämä on osittain vaikeuttanut sopimusvalvontaa ja kokonaiskuvan saamista sopimusten arvosta. Sopimushallintaa tehostetaan ottamalla Cloudian Sopimus -järjestelmä kaupunkitasoiseen käyttöön vuonna 2024
• avustusten valvontatoimissa on edelleen kehitettävää
• vastuunjakoa tulee edelleen selkiyttää
• tietosuojaa ja -turvaa sekä it-käyttövaltuushallintaa tulee kehittää jatkossakin.

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suositusten toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Vuonna 2023 suositusten toteuman keskiarvo oli 67 % (65 % vuonna 2022 ja 68 % vuonna 2021), mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo.

Sisäinen tarkastus on vuoden 2022 alusta lähtien dokumentoinut tekemänsä tarkastukset Granite -järjestelmään. Tarkastusten kaikkia työvaiheita tarkastuskohtaisesta suunnittelusta, toteutuksen dokumentoinnista raportointiin ja seurantaan hoidetaan järjestelmän avulla. Lisäksi sisäinen tarkastus on luonut järjestelmään selontekopohjan palvelukokonaisuuksien, palvelualueiden ja tytäryhteisöjen itsearviointeina tehtävien selontekojen laatimista helpottamaan. Granite -järjestelmää tullaan edelleen kehittämään vuoden 2024 aikana.

Kehityskohteena vuodelle 2024 on kaupungin ilmoituskanavan osalta määritellä ja kuvata tytäryhteisöjä koskevien ilmoitusten käsittelyprosessi ja raportointi.

Sisäinen tarkastus jatkaa kohdennettuja koulutuksia ja perehdytyksiä sisäisen valvonnan osaamisen syventämiseksi ja kehittämiseksi organisaatiossa.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain pääsääntöisesti SAP-HR avusteisesti.

Talousarvio

Vuoden 2023 talousarvion toteuma oli noin 205.600 euroa (per 25.1.2023). Toiminnan määrärahat olivat noin 244.400 euroa. Henkilöresurssista kaksi henkilöä siirtyi Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle 1.1.2023. Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä oli kolme henkilöä vuonna 2023 heinäkuuhun asti. Loppuvuoden osalta lukumäärä oli kaksi henkilöä.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​​Kaupunginhallitus merkitsee yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2023 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.