Konserninhallinto, operatiiviset henkilöstöasiat, henkilöstöpäällikkö Heini Ylä-Himanka, henkilöstösuunnittelija Mika Kantonen, johtava HR-järjestelmäasiantuntija Kari Valtonen, henkilöstösuunnittelija Jenni Paasioksa, HR-järjestelmäasiantuntija Elina Mäki, yhteiset palvelut, it suunnittelupäällikkö Carita Forsten, hankejohtaja Terhi Tenkanen ja hankintapalvelun osuus, projektipäällikkö Pekka Lång 20.02.2024.

Hankinnan tausta

Turun kaupungin tavoitteena on hankkia HR-järjestelmäratkaisu SaaS-palvelumallilla. Hankittava HR-järjestelmä sisältää kaikki keskeiset toiminnot HR-prosessien tueksi HRM- ja HRD-toimintojen osalta.

Hankinnasta on rajattu pois seuraavat HR-prosesseihin liittyvät järjestelmät / toiminnot:

- Palkanlaskenta

- Rekrytointi ja sijaistenhallinta

- Työvuorosuunnittelu ja työajanhallinta

Järjestelmätoimittajan roolina on tarjota järjestelmän käyttöoikeuden lisäksi, käyttöönottoon ja käyttöönottoprojektiin liittyvät palvelut, tekninen ylläpito, järjestelmäpäivitykset sekä tarvittava tekninen tuki. Järjestelmän käyttöönottoon tulee sisältyä laajat koulutukset ja perehdytykset pääkäyttäjille.

Hankinnasta pidettiin markkinavuoropuhelu keväällä 2022.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Turun kaupungin konsernihallinnon Hankintapalvelut on pyytänyt avoimella neuvottelu menettelyllä osallistumishakemuksia Turun kaupungin HR järjestelmä hankinnasta ajalle 1.6.2024 (tavoite) – 31.12.2028. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 12.01.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa annettuun määräaikaan mennessä.

Osallistumishakemuksessa ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi osallistumishakemuksessa kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset.

Osallistumishakemuksessa ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia hakemuksia ja osahakemuksia ei hyväksytä.

Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 500 000 €.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Osallistumiahakemuksia saatiin määräaikaan 12.02.2024 klo 11.00 mennessä seuraavilta ehdokkailta: CGI Suomi Oy:n ja Oracle Finland Oy:n ryhmittymä sekä Visma Aquila Oy.

Ehdokkaiden arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, 2) osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) ehdokkaiden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi ja osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

​Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Osallistumispyynnössä on todettu seuraavaa:

’’Osallistumishakemuksen on oltava sisällöltään osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki ehdokkaiden ja osallistumishakemusten arvioinnissa sekä osallistumishakemusten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä osallistumishakemus, joka on osallistumispyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Hankintamenettelystä suljetaan pois ne ehdokkaat, jotka eivät täytä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.’’

CGI Suomi Oy ja Oracle Finland Oy ilmoittivat osallistumishakemuksessaan, että ne osallistuvat hankintaan ryhmittymänä. Ryhmittymä on erillisessä selvityksessään kuitenkin todennut, että se osallistuu hankintaan erillisillä vastuilla ja sopimuksilla.

Osallistumispyynnössä on ryhmittymää koskien muun ohella todettu seuraavaa:

’’Ryhmittymänä tarjoaminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista hankinnan toteuttamista koskevien sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. Ryhmittymällä on oltava tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset sopimuksen mukaisen hankinnan toteuttamiseen koko sopimuskauden ajan. Kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista yhteisvastuullisesti allekirjoittamalla yhdessä hankintasopimuksen.

Ryhmittymä sitoutuu siihen, että osallistumishakemuksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamisessa, mikäli ryhmittymä tulee valituksi.

Ryhmittymän on nimettävä yksi päävastuullinen toimija, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon hankintayksikön kanssa.’’

Koska CGI Suomi Oy:n ja Oracle Finland Oy:n ryhmittymä ei ole sitoutunut osallistumispyynnössä asetettuihin ehtoihin koskien ryhmittymän yhteisvastuullisuutta, tulee sen osallistumispyyntö sulkea pois tarjouskilpailusta.

Visma Aquila Oy:n osallistumishakemuksen todettiin täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Ehdokkaiden vertailu ja valinta

Osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan neuvottelumenettelyyn vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) ilmoitetuista ja hyväksyttävistä referenssistä eniten pisteitä saanutta ehdokasta, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset, soveltuvuusvaatimukset sekä osallistumispyynnön muut ehdot, jollei hyväksyttäviä ehdokkaita ole vähemmän, turvaamaan Tilaajien tarpeet (huomio myös alla olevat ehdot).

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) osallistumispyynnölle asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja osallistumispyynnön mukainen osallistumishakemus (Visma Aquila Oy), joten osallistumishakemusten vertailua ei tarvinnut suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää

yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että

•CGI Suomi Oy:n ja Oracle Finland Oy:n ryhmittymä suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osallistumispyynnön vastaisena ja

•neuvottelumenettelyn neuvotteluvaiheeseen valitaan Visma Aquila Oy.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534