Projektipäällikkö Sari Holmberg, 26.1.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavista leikki- ja toimintavälineistä ajalle 1.3.2024 (tavoite)-28.2.2026, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään kahdella (2) vuodella (optio).

Hankinnan kohteena olivat seuraavat osakokonaisuudet:

Osakokonaisuus 1: ulkolelut ja toimintavälineet

Osakokonaisuus 2: pedagogiset pelit ja seurapelit

Osakokonaisuus 3: sisälelut

Osakokonaisuus 4: Keskittymistä parantavat ja motoriikkaa harjoittavat lelut ja tarvikkeet

Tarjoajalla oli mahdollisuus antaa tarjous yhteen tai useampaan osakokonaisuuteen. Tarjottavan osakokonaisuuden sisällä hyväksyttiin osatarjous tarjouspyynnössä määritellyin ehdoin.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) liitteen E mukaisena palveluhankintana julkaistiin 20.12.2023 HILMA- ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä TED-tietokannassa http://ted.europa.eu. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat sekä laatuvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiä vastattiin annettuun määräaikaan 12.1.2024 mennessä. Tarjouspyyntöä täsmennettiin saatujen kysymysten ja niihin annettujen vastausten pohjalta ja korjattu tarjouspyyntö julkaistiin 16.1.2024.

Tarjoukset

Annettuun määräaikaan 25.1.2024 klo 11.00 mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä:

Osakokonaisuus 1: ulkolelut ja toimintavälineet

Lekolar-Printel Oy (1546343-8), Tevella Oy (2575744-8)

Osakokonaisuus 2: pedagogiset pelit ja seurapelit

Lekolar-Printel Oy, Muovitukku Oy (0140319-4),Tevella Oy

Osakokonaisuus 3: sisälelut

Lekolar-Printel Oy, Muovitukku Oy, Tevella Oy

Osakokonaisuus 4: Keskittymistä parantavat ja motoriikkaa harjoittavat lelut ja tarvikkeet

Lekolar-Printel Oy, Tevella Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuusvaatimusten tarkistaminen

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien soveltuvuusvaatimusten tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla. 

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnössä (s. 15) on asetettu tarjoajan soveltuvuutta koskevaksi vaatimukseksi seuraava:

Tarjoajalla on kaikkia toimintoja koskeva sertifioitu ISO 9001 -laatujärjestelmä.

Muovitukku Oy on tarjoustensa ESPD-osiossa ilmoittanut, että se hankkii sertifikaattitodistukset toimittajilta ja maahantuojilta. Koska tarjouspyynnössä edellytettiin tarjoajalta sertifioitua ISO 9001 -laatujärjestelmää, eikä Muovitukku Oy:llä itsellään ole em. laatujärjestelmää, tarjoaja suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Muovitukku Oy:n tarjouksia ei oteta mukaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Muut tarjoajat täyttävät tai ovat sitoutuneet täyttämään sopimuskauden alkuun mennessä tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Toisessa vaiheessa arvioitiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamiensa tuotteiden olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Arviointi- ja valintaprosessin kolmannessa vaiheessa arvioitiin tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Osakokonaisuudet 1, 3 ja 4:

Halvin tarjottu osakokonaisuuden yhteishinta (euro) sai vertailussa enimmäispisteet 50. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

Kaikissa ryhmissä hyväksyttiin osatarjous ryhmän sisällä. Mikäli tarjoaja jätti tarjoamatta tuotteita ryhmiin laskettiin vertailussa tyhjä rivi käyttäen tyhjän position alimman hinnan -laskentalogiikkaa. Ryhmän maksimihintapisteet jaettiin ryhmän sisällä tuotteille painottaen tuotteen tärkeyttä ryhmässä eli laskettiin kunkin tuotteen alin tarjottu hinta kerrottuna hankintamäärällä ja suhteutettiin tämä koko ryhmän teoreettisesti halvimpaan osakokonaisuuden tarjottuun yhteishintaan, jolloin kukin tuote sai prosenttiosuuden

ryhmästä ja sen hintapisteistä. Tämän jälkeen hintavertailu tehtiin ryhmän sisällä rivikohtaisesti eli kukin tuote vertaillaan erikseen tarjouksien kesken kaavalla: alin tarjottu arvo/tarjottu arvo*tuotteen hintapisteet. Jos Tarjoaja ei ollut tarjonnut tuotetta, annettiin kyseiselle tuotteelle 0 hintapistettä. Ryhmän kokonaishintapisteet saatiin laskemalla Tarjoajan saamat rivikohtaiset hintapisteet yhteen.

Korkeimmat laatupisteet osakokonaisuudessa saanut tarjoaja sai vertailussa enimmäispisteet 50. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa parhaaseen laatupisteet saaneeseen (tarjoajan laatupisteet / suurimmat kerätyt laatupisteet x maksimipisteet 50). Laatupisteytyksessä arvioitiin kemikaaliturvallisuuden ja kestävän kehityksen kriteerejä.

Osakokonaisuuden 2 (pedagogiset pelit ja seurapelit) vertailuperusteet olivat muuten yhteneväiset yllä kuvatun osalta, mutta hinnan painotus oli 70 p ja laadun 30 p.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan yksi toimittaja.

Tarjousvertailussa muodostuneet pisteet ja kokonaishinnat on ilmoitettu liitteessä 1.

Liite 1 Vertailutaulukko

Sopimus tehdään ajalle 1.3.2024 - 31.12.2026. Jokainen hankinnassa mukana ollut hankintayksikkö tekee oman sopimuksensa.

Sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta optiolla tehdään erillinen hankintapäätös.

Hankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on 640 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että leikki- ja toimintavälineet ajalle 1.3.2024 - 28.2.2026 hankitaan osakokonaisuuksien 1 ulkolelut ja toimintavälineet ja 2: pedagogiset pelit sekä seurapelit Tevella Oy:ltä (2575744-8) sekä osakokonaisuuksien 3 sisälelut ja 4 keskittymistä parantavat ja motoriikkaa harjoittavat lelut ja tarvikkeet Lekolar-Printel Oy:ltä (1546343-8) tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Lisäksi päätin edellä esitetyin perustein, että Muovitukku Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle (osakokonaisuuksien 2 ja 3 osalta), koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien hankintayksikkökohtaisten sopimusten allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609,

sari.holmberg@turku.fi