Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija, Liisa Yli-Yrjänäinen, 21.12.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Mainostuotteiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.2.2024- (tavoite) –31.1.2028, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.2.2028-31.1.2030.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 7.11.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 29.11.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 168 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kolmeen (3) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Liikelahjat

2) Messutuotteet

3) Fölin tuotteet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain varsinaisen ja varatoimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 13.12.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: High Peak Finland Oy, IDÉ House of Brands Finland Oy, Innoflame Oy, Loihe Oy, Mastermark Oy, Milpa Oy/Mainos-Milpa, OGG Finland, Suomen Kolibri Oy

Kaikki tarjonneet yritykset tarjosivat kaikkiin osakokonaisuuksiin.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnissa hankintayksikkö on havainnut, että IDÉ House of Brands Finland Oy on toimittanut ympäristösuunnitelmaliitteensä englannin kielisenä eikä se ole täyttänyt tarjouspyynnön liitteenä olevaa ympäristösuunnitelmaa.

Muiden tarjoajien todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 60.

Halvin tarjottu hinta € / kpl, vertailussa enimmäispisteet 60. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa

halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

2. Laatu, enimmäispisteet 40.

• Ympäristömerkityt tuotteet, max 25 pistettä

• Poistettujen tekstiilien projektit, max 7 pistettä

• Kierrätysmateriaalista tehdyt tuotteet, max 8 pistettä

Mikäli kahden tai useamman tarjoajan vertailupisteet on sama, ratkaistaan tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys arvalla.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Mastermark Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että Mainostuotteiden hankinnan toimittajaksi ajalle 1.2.2024 (tavoite) – 31.1.2028 valitaan Mastermark Oy ja varatoimittajaksi High Peak Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Päätän, että IDÉ House of Brands Finland Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Liisa Yli-Yrjänäinen, p. 044 907 5216