Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen 14.12.2023:

DigiOne yhteistyösopimus

Kansliapäällikkö on 4.11.2020 § 21 (dnro 12092-2020) hyväksynyt DigiOne-yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahti ja Jyväskylä (yhteistyösopimuksen kaikki kuntaosapuolet jäljempänä Edelläkävijäkunnat).

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Myöhemmin on mahdollista päättää varhaiskasvatuksen ja ammatillisen koulutuksen palveluiden integroimisesta ja/tai kehittämisestä DigiOneen. Tämä kuitenkin edellyttää erillistä rahoitusta ja kehittämispanosta.

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne-ekosysteemiä ja -palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOnessa mukana olevat kunnat päättävät palvelusopimuksessa sovitun hallintamallin mukaisesti palvelualustaan ja ekosysteemiin liittyvistä asioista, jotka operaattorina toimiva Tiera toteuttaa.

Vantaa toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti. Vantaan isäntäkuntana hankkeen hallintamallin mukaan täytäntöönpanemista linjauksista aiheutuneet kustannukset maksetaan hankkeelle varatuista rahoista. Edelläkävijäkunnat viime kädessä vastaavat hankkeessa aiheutuvista kustannuksista pakollisten liittymismaksujensa mukaisessa suhteessa. Vantaa järjestää hankeorganisaation käytännön toiminnan, hankkeen maksujen suorittamisen ja vastaa rahaliikenteestä. Hankevaiheessa rahaliikenne Edelläkävijäkuntien, Tieran ja Vantaan välillä tapahtuu siten, että Edelläkävijäkunnat ml. Vantaa maksavat Tieralle liittymismaksuja ja Tiera maksaa Vantaalle edelläkävijäpalautusta.

Edelläkävijäkunnat ovat alun perin yhteistyösopimuksella sitoutuneet rahoittamaan hanketta liittymismaksuilla, yhteensä n. 5,4 M€:lla, josta Turun osuus on n. 785​ 000 €. Jyväskylän ja Lahden liittyminen yhteistyösopimukseen lisäsi liittymismaksujen yhteismäärää 1,2 M€ yhteensä 6,7 M€:oon.

Business Finland Oy on aiemmin myöntänyt DigiOnelle 5,4 M€:n tuen ja Kuntaliitto 0,25 M€:n tuen. Edelläkävijäkuntien rahoituksen ja tukien kanssa hankkeen kokonaisbudjetti oli vuonna 2020 yhteensä 12 M€. Business Finlandilta on lisäksi 2023 saatu 50 %:n omarahoitusosuudella 2,57 M€:n rahoitus ekosysteemin palveluiden laajentamiseen.

Kasvatus- ja opetusjohtaja hyväksyi kansliapäällikön delegoimana 12.12.2022 DigiOne-yhteistyösopimuksen muutossopimuksen, jossa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta, yhteensä 2,2 M€ (Turun osuus 11 %), ja hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024. Lisäksi kuntaliitto myönsi 0,25 M€:n tuen hankkeelle. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti oli 14,5 M€.

Yhteistyösopimuksessa määriteltyjen kustannusten lisäksi kasvatus- ja opetusjohtaja hyväksyi kansliapäällikön delegoimana 4.10.2023 hanketta täydentäviä kehityskustannuksia enintään yhteensä 66​ 828,42 €.

Turun kaupungin osuus hankkeesta sekä hanketta täydentävistä lisäkustannuksista on yhteensä 1​ 139​ 345,18 € vuoden 2023 loppuun mennessä. Lisäksi Turun kaupungille on syntynyt paikallisia kuluja mm. projektin paikallisesta koordinoimisesta.

Yhteistyösopimuksen muuttaminen 2023

DigiOne-hanke on edistynyt pääsääntöisesti tavoitteiden mukaisesti. Hanke tulee kuitenkin viivästymään vuonna 2022 jatketusta aikataulusta (lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio luovutettu vuoden 2024 aikana) ja tarvitsemaan uutta lisärahoitusta. Hankkeen viivästymisen keskeisiä syitä ovat hankkeen aikana muuttuneet ja kiristyneet valtakunnalliset tietosuoja– ja tietoturvavaatimukset, ennalta arvioitua laajemman ja monimutkaisen hankkeen suuri työmäärä sekä seitsemän kaupungin yhteisen kehittämisen hitaus johtuen paikoin liian vähäisestä resurssoinnista.

Hankkeen viivästymisen, lisärahoitustarpeen sekä korjaavien toimien mahdollistamiseksi yhteistyösopimuksen osapuolet ovat käyneet uudet yhteistyösopimuksen mukaiset muutosneuvottelut. Neuvottelujen tueksi hanke on toteuttanut kattavan analyysin hankkeen kokonaistilanteesta hyödyntäen myös ulkopuolisia asiantuntijoita varmistaakseen hankkeen pysymisen nyt sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

Saavutetun neuvottelutuloksen mukaisessa muutossopimuksessa tehtäisiin pääkohdiltaan seuraavat muutokset nykyisen yhteistyösopimuksen ja sen vuoden 2022 muutossopimuksen määräyksiin:

• Sovitaan hankkeen jatkumisesta vuodelle 2025 ja mahdollisesti tätä pidempään siten, että hanke päättyy, kun lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio on luovutettu Tieralle ja hanke on ajettu alas.
• Sovitaan hankkeen lisärahoittamisesta enintään yhteensä 11​ 823​ 621 €:lla, josta Turun osuus on 1​ 300​ 598 €. Lisärahoitus jakautuu vuosittaisiin osuuksiin hankkeen ohjausryhmän vahvistaman budjetin mukaisesti siten, että hankkeen ohjausryhmä voi vapauttaa seuraavan vuoden maksupostin, mikäli on pidettävä uskottavana, että hanke saadaan sopimusten mukaisesti saatettua loppuun.
• Hankkeen viivästymisen takia sovitaan, että Edelläkävijäkunnat maksavat perusylläpitomaksua ja yhteisten palvelujen ylläpitomaksua Tieralle aiheutuvien todellisten kustannusten mukaisesti. Ylläpitomaksuissa siirrytään palvelusopimuksen mukaisiin ylläpitomaksuihin, kun peruskoulun toiminnallisuudet sisältävä versio 2.0 luovutetaan Tieralle (tuotantokäyttö alkaa).
• Hankkeen viivästymisen vuoksi edelläkävijäkuntien velvollisuutta sitoutua DigiOnen käyttöön jatketaan vuoden 2028 lopusta vuoden 2029 loppuun.
• Ohjausryhmän tulee varmistaa hankkeen suunnitelmien mukainen eteneminen ja toteuttaa sen tarvitsemat toimenpiteet. Tätä varten ohjausryhmälle annetaan toimivalta muuttaa hankkeen hallintamallia pl. sopijapuolten välisten oikeuksien ja velvollisuuksien muuttaminen ja ohjausryhmän oman toimivallan lisääminen.
• Kullekin Edelläkävijäkunnalle annetaan itsenäinen oikeus poistua hankkeesta, mikäli se ei pidä korjaavien toimien tarkistuspisteeseen 30.4.2024 mennessä tehtyä korjaavien toimien suunnitelmaa ja toimenpiteiden toteutusta riittävinä. Hankkeesta poistuvan kunnan on poistuessaan maksettava osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkistuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajon kustannuksista, yhteisten palvelujen ylläpitomaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Mikäli DigiOnea ei saada nyt neuvotellun muutossopimuksen lisärahoituksella valmiiksi, sovelletaan yhteistyösopimuksen määräyksiä osapuolten neuvotteluvelvoitteesta ja neuvottelujen epäonnistuessa hankkeen keskeyttämisestä. Mikäli hanke keskeytyy tai sopimus puretaan Vantaan kaupungista riippumattomasta syystä, muut Edelläkävijäkunnat vastaavat pakollisten liittymismaksujensa suuruuksien suhteessa Vantaalle hankkeen kustannuksista tai maksamattomista edelläkävijäpalautuksista. Tässä tilanteessa Vantaa vastaa omalla osuudellaan hankekustannuksista.

Yhteistyösopimuksen liittymismaksun loppuerä, josta Turun osuus on 76​ 045 €, tulee maksettavaksi vuonna 2024.

Lisäksi Turun kaupungille syntyy kustannuksia mm. projektin paikallisesta koordinoinnista ja Turun käyttöönoton kuluista: IT-integraatioista ja -migraatioista sekä toiminnan muutokseen liittyvistä kehityskuluista. IT-osuuden käyttöönoton kulut koostuvat ensisijaisesti oppijoiden ja opettajien käyttäjätunnusten luomisesta ja pääsynhallinnan rakentamisesta sekä eri järjestelmiin rakennettavista integraatioista. DigiOnesta ulosjääviä kokonaisuuksia toteutetaan ulkopuolisten toimijoiden kanssa ja raportointia kehitetään DigiOnen ohella myös kunnan omaan tietovarastoon.

Koonti: DigiOne-hankkeen muutossopimuksen lisärahoitus sekä hankkeeseen liittyvät paikalliset käyttöönoton IT-kustannukset:

Muutossopimus 2023, hankkeen lisärahoitus

• Muutossopimuksen lisärahoituksesta Turun kaupungin osuus 1​ 300​ 598 €.

Alkuperäisen yhteistyösopimuksen liittymismaksun loppuerä

• 76​ 045 €, tulee maksettavaksi vuonna 2024

Paikalliset käyttöönottokustannukset

• Kehityksen aikaisia ylläpitomaksuja ja hanketta täydentäviä Turun käyttöönoton kustannuksia on yhteensä enintään arviolta 672​ 838 €.

Yhteenveto

• Kustannukset yhteensä 2​ 049​ 481 €. Niiden arvioidaan jakautuvan vuosille seuraavasti:

2023: 131​ 096 €; 2024: 1​ 043​ 776 €; 2025: 744​ 609 €; 2026: 130​ 000 €

Budjetoidaan kustannuspaikalle 14280.

Hallintosäännön 35 §:n 1 mom. 24 kohdan mukaan kaupunginhallituksen tulee päättää kiinteän ja irtaimen omaisuuden hankkimisesta, luovuttamisesta ja vuokraamisesta sekä muista omistajahallintaansa perustuvista sopimuksista ja sitoumuksista, mikäli kauppahinta tai sopimuskorvaus on 1–3 miljoonaa euroa tai vuosivuokra on 200​ 000–300​ 000 euroa.

Liite 1Sopimus DigiOne-yhteistyösopimuksen muuttamiseksi 2023

Liite 2Muutossopimuksen liite 1 (salassa pidettävä, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § 1 mom. 20 kohta)

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää, että

a) liitteen 1 mukainen sopimus DigiOne-yhteistyösopimuksen muuttamiseksi hyväksytään ja että kasvatus- ja opetusjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan sopimus sekä tekemään sopimukseen teknisiä ja vähämerkityksellisiä muutoksia;

b) päätöskohta a) on ehdollinen siten, että päätöskohdan täytäntöönpano edellyttää, että kaikki Edelläkävijäkunnat ovat tehneet vastaavan sisältöiset päätökset;

c) hanketta täydentävät Turun paikalliset käyttöönoton kustannukset hyväksytään;

d) kasvatus- ja opetusjohtaja valtuutetaan jatkossa päättämään DigiOne-yhteistyösopimukseen liittyvistä muutoksista sekä päättämään Turun kaupungin osalta DigiOne-hankkeesta normaalisti hallintosäännön mukaisesti ja

e) kasvatus- ja opetusjohtajan tulee raportoida hankeen etenemisestä kansliapäällikölle huhtikuun, elokuun ja joulukuun lopussa.

​Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan kokouksessa. Päätös voidaan panna täytäntöön mahdollisesta muutoksenhausta huolimatta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.