Konsernihallinnon, kasvatuksen ja opetuksen sekä nuorisopalvelujen palvelukokonaisuuksien ja Kaarean edustajat työryhmässä ja hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija XXXXX 15.12.2023:

​Hankinnan tausta

​Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelun (ns. kauppakassipalvelu) sekä vähittäiskaupan asiointipalvelujen hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.1.2024 (tavoite)–31.12.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) erillisellä yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella 1.1.–31.12.2026 sekä 1.1.-31.12.2027.

​Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

​Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 7.11.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

​Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

​Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

​Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

​Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 125​ 000€. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

​Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

​1) Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu

​2) Vähittäiskaupan asiointipalvelut

​Määräaikaan 7.12.2023 klo 11.00 mennessä saatiin tarjous molempiin osakokonaisuuksiin yhdeltä tarjoajalta: Turun Osuuskauppa.

​Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

​Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

​Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

​Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

​Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

​Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

​Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

​Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin osakokonaisuuksittain seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Verkkokauppa- ja toimituspalvelu, esimerkkikori 1

1. Hinta, enimmäispisteet 65.

• Halvin tarjottu hinta € / kori, vertailussa enimmäispisteet 65. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 65).

​2. Laatu, enimmäispisteet 35.

• Keräily-, pakkaus- ja toimituskulut, 10 pistettä (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet
• Referenssivaatimus: Toimitettavien tilausten lukumäärä yli 400/päivä, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Toimitusvalmius: Toimitukset maanantai-perjantai, kaikkina arkipäivinä, klo 08-18.00, tilaajan vapaasti valittavissa, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Ostot mahdollista rajata vain elintarvikkeisiin, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Ostojen seuranta ja raportointi, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Tarjoajalla tulee olla sekä vähittäiskauppa- että verkkokauppavalikoimassaan keskisuurta tai suurta päivittäistavarakauppaa vastaava tuotevalikoima. 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)

​Asiointipalvelu, esimerkkikori 2

1. Hinta, enimmäispisteet 85.

• Halvin tarjottu hinta € / kori, vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 85).

​2. Laatu, enimmäispisteet 15.

• Ostot mahdollista rajata vain elintarvikkeisiin, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Ostojen seuranta ja raportointi, 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)
• Tarjoajalla tulee olla sekä vähittäiskauppa- että verkkokauppavalikoimassaan keskisuurta tai suurta päivittäistavarakauppaa vastaava tuotevalikoima. 5 pistettä (Kyllä -vastauksesta saa maksimipistemäärän)

​Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (Turun Osuuskauppa), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

​Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintapäällikkö XXXXX

Päätös​​Päätän edellä esitetyin perustein, että Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelun (ns. kauppakassipalvelu) sekä vähittäiskaupan asiointipalvelujen hankinnan toimittajaksi ajalle 1.2.2024 – 31.1.2026 valitaan Turun Osuuskauppa tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

​​Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

​Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

​Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

​Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

​

​

XXXXX

hankintajohtaja

​

​

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.​

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija XXXXX , p. 040​ 631 1530