HENKILÖSTÖKOULUTUKSEN YLEISOHJEET
Henkilöstökoulutuksen yleisohjeet 3
1. Kunnallista henkilöstökoulutusta koskevat valtakunnalliset sopimukset ja ohjeet 3
2. Henkilöstön kehittäminen ja sen menetelmät 3
2.2. Ammatillinen henkilöstökoulutus 5
2.3. Muut henkilöstön kehittämisen menetelmät 6
3.1. Pääperiaatteet koulutuspäätöksiä tehtäessä 6
3.2. Koulutus virkamatkan muodossa 7
4. Etuudet ja koulutusta koskevat työaikamääräykset 7
4.3. Koulutuksen takaisinmaksusopimus 8
Henkilöstökoulutuksen yleisohjeet
Voimassa on useita mm. lakeja ja asetuksia, virka- ja työehtosopimusten määräyksiä sekä suositussopimuksia, joissa henkilöstön osaamisen kehittämisen toimintatapaan liittyviä asioita on määritelty. Näiden lisäksi Turun kaupungilla on oma ohjeistus ja säännöt, jotka tukevat ja linjaavat käytännössä henkilöstön kehittämisen toimintatapaa ja kaupunkikohtaisia osaamisen kehittämisen pelisääntöjä.
Tämän ohjeen lisäksi noudatetaan jatkossa voimassa olevia lakeja ja asetuksia, kunnallista henkilöstökoulutusta koskevan suositussopimuksen suosituksia sekä muita virka- ja työehtosopimusten määräyksiä. www.kt.fi
1. Kunnallista henkilöstökoulutusta koskevat valtakunnalliset sopimukset ja ohjeet
Lakisääteisyyden tai virka- ja työehtosopimusten perusteella koulutettavia henkilöstöryhmiä ja määräajoin osaamisen ylläpitämiseen velvoitettuja ammattiryhmiä on Turun kaupungissa useimmissa palvelukokonaisuuksissa ja organisaatioissa, esimerkiksi, opetus-, kasvatushenkilöstössä, rakennusten, tilojen ja kiinteistöjen kunnossapidossa, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen hoidossa ja asiakaspalveluhenkilöstössä.
Henkilöstön osaamisen kehittämistä koskevan suosituksen lisäksi kunnallisen henkilöstön koulutukseen liittyvistä asioista on myös olemassa palvelukokonaisuuskohtaisia määräyksiä ja suosituksia.
Lisäksi noudatetaan lakia taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä sekä yhteistoimintalainsäädännöstä. Lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa henkilöstön ammatillisen osaamisen ylläpitäminen ja tasapuolisuuden toteutuminen koulutuksen suunnittelussa sekä osallistumisperiaatteissa. Lisäksi suunnitelma tukee osaamistarpeiden ennakointia ja osaamisen strategista johtamista.
2. Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja sen menetelmät
Jatkuva oppiminen on muuttuvan työelämän yksi keskeisimmistä taidoista. Sen avulla vastataan tarpeeseen kehittää ja uudistaa osaamista työuran eri vaiheissa. Työelämän muutoksista aiheutuu uusia osaamistarpeita niin yksilöille, organisaatioille kuin koko yhteiskunnallekin. Jatkuva oppiminen ja osaamisen kehittäminen kulkevat käsi kädessä. Osaamisen johtamisella tarkoitetaan organisaatiossa tapahtuvia kaikkia niitä toimenpiteitä, joilla organisaation strategian edellyttämää osaamista pyritään vaalimaan, kehittämään, uudistamaan ja hankkimaan.
Henkilöstön osaamisen kehittäminen edellyttää jokaisen organisaation jäsenen omaa vastuuta ja aktiivisuutta. Tätä voidaan tukea organisaation rakenteilla, johtamisella ja käytännöillä, jotka mahdollistavat yhdessä kehittämisen ja kehittymisen. Oppimisen mahdollistaminen ja osaamisen jakaminen ovat keskeinen osa henkilöstön kehittämistä.
Henkilöstön kehittämisellä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on yksilön, työyhteisön tai organisaation tuloksellisuuden ja työhyvinvoinnin parantaminen. Henkilöstön kehittämisen tavoitteena on turvata se osaaminen, jota tarvitaan kunnan palvelutuotannossa. Henkilöstön kehittämisellä tuetaan muutoksen hallintaa ja nopeutetaan uuteen tilanteeseen, uusiin tehtäviin tai pitkiltä vapailta työhön paluuseen sopeutumista. Henkilöstön kehittämisen tavoitteet ovat osa henkilöstöstrategiaa.
Turun kaupungissa henkilöstön kehittämisen ja koulutuksen keskeiset kaupunkitasoiset tarpeet ja toimenpiteet suunnitellaan vuosittain osana henkilöstöresurssien suunnitteluprosessia. Henkilöstökoulutustarpeet kootaan yhteen kaupunkitasoiseksi koulutussuunnitelmaksi. Vuosittaista kaupunkitasoista koulutussuunnitelmaa hiotaan ja henkilökohtaistetaan mm. lähijohtajien ja henkilöstön käymissä tavoite- ja kehityskeskusteluissa ns. henkilökohtaisiksi osaamisen kehittämisen suunnitelmiksi työntekijän työn ja tehtävän tarpeita tukemaan.
Koulutuspäätöksen tekevän viranhaltijan/viranomaisen tehtävänä on tarkistaa, että ko. koulutus tukee koulutussuunnitelmassa asetettuja tavoitteita.
Turun kaupungin tavoitteena on, että kukin työntekijä osallistuu työtehtävissä tarvittavaa osaamista kehittävään ja päivittävään koulutukseen kolme päivää vuodessa laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (1136/2013). Koulutukseen osallistumisesta pidetään koulutusrekisteriä henkilöstöhallinnonjärjestelmässä. Ammatilliseen henkilöstökoulutukseen hakeutuminen ja siitä ilmoittaminen käytössä olevan HR-järjestelmän kautta on velvoittava käytäntö Turun kaupungissa.
Henkilöstön kehittämisen lähtökohtana on yksilön osaamisen ja työtehtävien yhteensopivuus ja tavoitteena hyvä työsuoritus. Tällöin henkilöstön kehittämistä ohjaa elinkaari uuden työntekijän perehdyttämisestä eläkkeelle siirtymiseen.
Kuva: Henkilöstön kehittämisen elinkaariajattelu ja kehittämisen välineitä
Henkilöstön suunnitelmallinen perehdyttäminen on osaamisen johtamisen yksi työväline. Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen tavat ja ihmiset, yhteistyöverkostot sekä työnsä ja siihen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet. Perehdyttäminen on tärkeää myös sisäisissä tehtäväjärjestelyissä ja siirroissa, uusien tehtävien oppimisessa ja muutostilanteissa sekä pitkiltä poissaoloilta palattaessa työhön.
Perehdyttämisessä viranhaltija/työntekijä tutustutetaan työyhteisönsä tavoitteisiin sekä työturvallisuuslain edellyttämällä tavalla työpaikan olosuhteisiin, työvälineisiin ja valmennetaan hänet työtehtäviinsä.
Vastuu perehdyttämisen toteuttamisesta on lähijohtajalla ja perehdyttäminen tapahtuu työajalla työtehtävien ohessa ja työpaikoilla sovittavalla tavalla.
Yleisten perehdyttämisen periaatteiden osalta on Turun kaupungilla voimassa konsernihallinnon henkilöstöpalveluiden valmistelema perehdytysohjeistus sekä -lomakkeisto, jotka löytyvät Turun kaupungin sähköiseltä työpöydältä Metkusta.
2.2. Ammatillinen henkilöstökoulutus
Kunnan toiminta- ja palvelustrategioiden mukaisesta muutoksesta seuraa myös koulutustarpeita. Henkilöstökoulutuksen avulla voidaan tukea tehtävien vaatimaa osaamista ja urakehitystä. Henkilöstökoulutus on strategista henkilöstöjohtamista. Ammatillisen henkilöstökoulutuksen muotoja ovat täydennys-, uudelleen- ja jatkokoulutus. Koulutukseen hakeudutaan aina lähijohtajan suostumuksella ja asianomaisen viranomaisen tai viranhaltijan päätöksellä, riippumatta siitä, että koulutustarve on todettu kehityskeskustelussa tai se on kirjattu yksikön koulutussuunnitelmaan.
Henkilöstökoulutusta toteutetaan sekä sisäisenä että ulkoisena koulutuksena. Sisäisen koulutuksen tilaajana ja organisoijana toimii Turun kaupunki, sen jokin palvelukokonaisuus tai sen yksikkö. Tällöin koulutus kohdistuu useille koulutettaville ja se räätälöidään kaupungin tarpeita ja kohderyhmiä vastaavaksi. Ulkoiset koulutukset ovat eri koulutusorganisaatioiden markkinoilla tarjoamia koulutuksia, joihin yksittäiset henkilöt osallistuvat.
Henkilöstökoulutusta voidaan toteuttaa myös digitaalisesti, verkkokoulutuksena. Työpaikoilla työnantaja ja työntekijä sopivat siitä, millä tavalla ja kuinka paljon työntekijä voi saada vapautusta työtehtävistä osallistuessaan verkossa tapahtuvaan henkilöstökoulutukseen. Ensisijaisesti koulutukseen osallistuminen pyritään järjestämään omalla työpaikalla.
Täydennyskoulutuksen tarkoituksena on ylläpitää, kehittää ja lisätä henkilöstön ammattitaitoa sekä edesauttaa työn hyvää hoitamista.
Täydennyskoulutus vastaa henkilöstön välittömiin koulutustarpeisiin tai suuntaa tulevaisuudessa tarvittaviin tietoihin ja taitoihin. Kuntatyönantajilla on eräiden ammattiryhmien täydennyskoulutuksen järjestämisestä lakisääteinen velvoite. Täydennyskoulutustarvetta arvioitaessa ovat määräävänä kaupungin ja ao. työyksikön tavoitteet. Lisäksi on otettava huomioon kunnan eri toimialoja koskevan erityislainsäädännön säännökset henkilöstön täydennyskoulutuksesta.
Täydennyskoulutuksen piiriin voi kuulua koko henkilöstö palvelussuhteen luonteesta riippumatta. Täydennyskoulutus liittyy kiinteästi työtehtäviin ja niiden kehittämiseen.
Tarvittavan osaamisen määrittely ja osaamiskartoitukset ovat keskeinen väline henkilöstön osaamistarvetta arvioitaessa. Täydennyskoulutustarvetta arvioidaan säännöllisesti ensisijaisesti kehityskeskustelujen yhteydessä.
Työntekijöille/viranhaltijoille tarkoitettua täydennyskoulutusta järjestetään ns. kaupunkitasoisena keskitettynä henkilöstökoulutuksena ja palvelukokonaisuuksien itse järjestämänä koulutuksena tai ulkopuoliselta taholta hankittuna koulutuksena edellyttäen, että em. koulutus täyttää täydennyskoulutukselle asetetut vaatimukset. (kts. tämän ohjeen kohta 1.).
HUOM! Messu- ja tutustumismatkat eivät ole koulutusta, ellei tapahtuma sisällä merkittävässä määrin täydennyskoulutukseksi luokiteltavaa ohjelmaa esim. asiantuntijaluentoja. Kokoukset eivät myöskään ole koulutuksia, ellei niissä ole merkittävässä määrin täydennyskoulutukseksi luokiteltavaa ohjelmaa.
Uudelleenkoulutus mahdollistaa viranhaltijan/työntekijän siirtymisen toisiin tehtäviin kunnassa, kun siirtyminen on tullut ajankohtaiseksi esim. muuttuneiden olosuhteiden vuoksi. Mainittu muutos on esimerkiksi viranhaltijan/ työntekijän muuttunut työkyky, jolloin uudelleenkoulutuksella voidaan edistää työkyvyn palautumista tai ehkäistä viranhaltijan/työntekijän työkyvyn alenemista.
Terveydellisistä syistä tapahtuvista työn uudelleenjärjestelyistä on voimassa ohje, joka löytyy JoutseNetin säännöstöstä, kansio 6.3.
Yhtenä uudelleen koulutuksen muotona voidaan hyödyntää oppisopimuskoulutusta, josta Turun kaupungilla on olemassa oma ohje. Oppisopimuskoulutusohje Turun kaupungin organisaatiossa, Konha, Kansliapäällikkö 12.5.2023 § 153 diaari 3545-2023.
Uudelleenkoulutusta voi olla myös työeläkejärjestelmän ylläpitämä ammatillinen kuntoutus.
Jatkokoulutuksella hankitaan muodollinen kelpoisuus uusiin vaativampiin tehtäviin.
Jatkokoulutusta varten voi saada palkatonta opintovapaata, jolloin noudatetaan opintovapaalain ja -asetuksen säännöksiä.
2.3. Muut henkilöstön kehittämisen menetelmät
Koulutuksen osuus osaamisen kehittämisessä on rajallinen. Suurin osa osaamisen kehittämisestä tapahtuu työssä oppimalla sekä osaamista jakaen ja siirtäen. Henkilöstön ja työyhteisöjen välinen rakentava yhteistyö ja vuorovaikutus mahdollistaa toisilta oppimisen ja osaamisen jakamisen.
Mentoroinnin tarkoituksena on työyhteisöön kertyneen osaamisen, kokemuksien ja käytäntöjen välittyminen mentorien kautta nuoremmille, uusille työntekijöille tai uusille lähijohtajille. Mentorointia voidaan käyttää henkilökohtaisen kehittymisen menetelmänä silloin, kun halutaan nopeuttaa yksilön osaamisen kehittymistä ja tukea urakehitystä. Myös kokeneiden ja osaavien johtajien ja asiantuntijoiden osaamista voidaan hyödyntää tällä menetelmällä ja auttaa heitä motivoitumaan ja kehittymään edelleen työurallaan. Mentorointi sopii kehittämisen menetelmäksi erityisesti hiljaisen tiedon siirtämisessä kokeneilta henkilöiltä työuran alkuvaiheessa oleville henkilöille.
Vuosittainen tavoite- ja kehityskeskustelu tarjoaa lähijohtajille ja työntekijöille luontevan foorumin myös työsuhteen muutoksista keskustelulle ja niiden ennakoinnille. Turun kaupungilla on käytössä hiljaisen tiedon lomake. Se on tarkoitettu lähijohtajan ja lähtijän käyttöön, kun uramuutostilanteessa on tarpeen hahmottaa ja ottaa puheeksi lähtijän työrooliin ja työtehtäviin liittyvä merkittävä kokemus- ja osaamistieto. Hiljaisen tiedon ohje ja tukilomake löytyvät Turun kaupungin sähköiseltä työpöydältä; Metkusta.
3.1. Pääperiaatteet koulutuspäätöksiä tehtäessä
Koulutuspäätöksiä tehtäessä on huomioitava seuraavat asiat:
•Työnantaja oikeuttaa harkintansa mukaan viranhaltijan/työntekijän osallistumaan koulutukseen.
•Koulutustilaisuuteen osallistumista varten viranhaltijalle/työntekijälle myönnetään hakemuksesta virka-/työvapaata täydellä palkalla, osapalkkaisena tai palkattomana. Lisäksi työnantaja voi osallistua harkintansa mukaan matkakustannusten korvauksiin sekä muihin koulutuskustannuksiin.
•Koulutuspäätöksessä tulee aina ilmetä, millä tavoin työnantaja osallistuu koulutuksesta aiheutuneisiin kustannuksiin.
•Kustannukset korvataan vain päätöksen mukaisesti.
Koulutukseen osallistumiseen ja koulutusmatkoihin liittyvät päätökset tekee voimassa olevassa hallintosäännössä määrätty viranhaltija.
3.2. Koulutus virkamatkan muodossa
Pääsääntöisesti koulutusmatkaa ei tehdä virkamatkan muodossa. Mikäli työnantaja kuitenkin pitää koulutukseen osallistumista virka-/ työtehtävien hoidon kannalta välttämättömänä, työnantaja voi määrätä viranhaltijan/ työntekijän osallistumaan koulutukseen virkamatkana. Virkamatkamääräys voidaan antaa esim. silloin, kun kysymyksessä on lakisääteinen täydennyskoulutus. Virkamatka on lähijohtajan määräykseen (matkamääräys) perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/tehtävään ja joka edellyttää matkustamista virka- tai työpaikan ulkopuolelle.
•Virkamatkan ajalta viranhaltijalle/työntekijälle maksetaan varsinainen palkka. Matka- yms. kustannusten korvaukset määräytyvät kunnallisen yleisen virkaehtosopimuksen matkakustannuksia koskevan liitteen mukaan.
•Virkamatkamääräystä etukäteen tiedettyyn koulutustilaisuuteen osallistumista varten ei tulisi antaa vapaapäiväksi. Mikäli näin joudutaan menettelemään, voidaan työvuoroluettelossa olevia vapaapäiviä tarvittaessa muuttaa.
4. Etuudet ja koulutusta koskevat työaikamääräykset
Koulutuksen ajalta maksettavat etuudet riippuvat siitä, onko koulutuspäätös tehty virkamatkapäätöksenä vai onko henkilölle annettu koulutuksen ajaksi virka-/ työvapaata. Jos päätös tehdään virkamatkamääräyksenä, palkkaus ja matka yms. kustannusten korvaukset määräytyvät virka- ja työehtosopimusten määräysten mukaisina.
Jos viranhaltijalle/työntekijälle on hakemuksesta myönnetty virka-/ työvapaata, tulee työnantajan päätöksessä samalla ratkaista, onko se palkaton, palkallinen tai maksetaanko osapalkkaa sekä missä määrin työnantaja mahdollisesti osallistuu muihin kustannuksiin.
Kustannuksina voivat tulla kysymykseen varsinaiset koulutuskustannukset ja/tai matkakustannukset esim. matkustaminen ja majoitus. Päivärahoja ei tällaisista koulutuksista pääsääntöisesti makseta. Myös muiden kustannusten maksamisessa tulee käyttää harkintaa. Palkallisena virka- /työvapaa tulee myöntää vain jos koulutuksesta on työnantajalle sellaisesta hyötyä, että koulutukseen osallistuminen on työnantajan näkemyksen mukaan kokonaistaloudellisesti perusteltu toimenpide.
Työajaksi luetaan koulutus, johon työnantaja määrää työntekijän/viranhaltijan osallistumaan. Mikäli kyseessä on koulutus, johon työnantaja ei ole määrännyt ja jota ei siis lueta työajaksi, työnantaja voi myöntää koulutustilaisuuteen osallistumista varten viranhaltijalle/työntekijälle virka- /työvapaata.
Jos kyseessä ei ole työajaksi luettava koulutus ja koko päivän kestänyt koulutus ylittää päivittäisen säännöllisen työajan tai viikoittaisen säännöllisen työajan, ei tämä muodosta perustetta ylityö-, lisätyö- tai muihin vastaaviin korvausvaatimuksiin tai vastaavaan vapaaseen.
4.3. Koulutuksen takaisinmaksusopimus
Mikäli Viranhaltija/Työntekijä osallistuu tavanomaista kalliimpaan ja/tai pitempijaksoiseen koulutukseen ja työnantaja maksaa koulutuksen, on työnantajan mahdollista edellyttää takaisinmaksusopimuksen tekemistä. Mikäli koulutuspäätökseen on kirjattu koulutuksen takaisinmaksusopimuksen tekeminen työnantajan maksaman koulutuksen edellytyksenä, tulee asiasta tehdä ennen koulutuksen alkamista erillinen kirjallinen koulutuksen takaisinmaksusopimus kaupungin ja Viranhaltijan/Työntekijän välillä.
Koulutuksen takaisinmaksusopimus on sopimus vähimmäisajasta, jonka työntekijä sitoutuu työskentelemään Turun kaupungin palveluksessa. Viranhaltijan/Työntekijän sitoutumisen vähimmäisaikaa ei ole laissa määritelty, mutta sen on oltava kohtuullinen suhteessa koulutuskustannusten määrään. Suositeltavaa on sopia, että takaisinmaksettavat kustannukset vähenevät tasaisesti kuukausittain, kun vähimmäisaika täyttyy.
Mikäli Viranhaltija/Työntekijä lähtee ennen sovitun vähimmäisajan täyttymistä toisen työnantajan palvelukseen, hän keskeyttää koulutuksen ilman pätevää syytä, omasta aloitteestaan pyytää eroa kaupungin palveluksesta taikka jos kaupunki päättää hänen palvelussuhteensa hänestä johtuvasta perusteesta ennen päätöksessä asetetun määräajan umpeutumista, voidaan koulutuskustannukset tai osa niistä periä takaisin.
Koulutuksen takaisinmaksusopimusta ei voida vaatia minkä tahansa koulutuksen perusteella. Sen tulee poiketa vastaavaa työtä tekevien tavanomaisesta koulutuksesta. Lisäksi takaisinmaksusitoumuksen ehtona on, että työnantajan maksettavaksi tulevat kustannukset ovat huomattavan suuret. Takaisinmaksuehdon soveltuvuutta arvioidaan koulutus- ja tapauskohtaisesti huomioiden koulutuksesta syntyvät kustannukset ja koulutuksen luonne. Koulutukselle tulee olla perusteltu syy ja sen takaisinmaksuehdot tulee olla kohtuulliset.
Tämän ohjeen liitteenä (liite 1) on luonnos koulutuksen takaisinmaksusopimuksen laatimista varten.
Koulutuksen takaisinmaksusopimus tulee käydä läpi konsernihallinnon henkilöstöpalveluiden henkilöstön kehittämispäällikön kanssa.
Turun kaupungissa on erillinen ohje työpaikkaohjaajan tehtävissä toimivalle henkilölle maksettavasta korvauksesta (Diaarit 1822-2023 ja 5439-2023).
Seuraavanlaisissa tilanteissa työntekijän/opiskelijan/harjoittelijan ohjaamisesta ei makseta korvauksia työntekijälle/viranhaltijalle:
•ohjaustehtävä on henkilön tavanomaisiin virka-/työtehtäviin kuuluvaa ohjausta/perehdyttämistä (esim. uuden työntekijän perehdyttäminen, harjoittelijan neuvominen tai lähijohtajan tehtäviin liittyvä ohjausvastuu)
•korkeakouluharjoittelijan ohjaaminen/perehdyttäminen
•jos oppilaitos maksaa ohjaajalle jo korvauksen suoraan
•mentorointi/työpaikkaohjaajana toimiminen mukaan lukien JYET (johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinto-opiskelu), LAT (lähiesimiestyön ammattitutkinto, TKEAT (tuotekehitystyönammattitutkinto) ja vastaavat keskitetysti toteutetut ammatti- ja erikoisammattitutkinnot
•hiljaisen tiedon valmennus tai muu sisäinen valmennus/sparraus/coaching
Jos ohjaustehtävä lisää työntekijän/viranhaltijan tehtävän vaativuutta ja ohjaustehtävä on otettu huomioon ko. henkilön tehtäväkohtaisessa palkassa, erillistä korvausta ohjaustehtävästä ei makseta.